2020年10月，我作为项目经理负责了某医院信息管理系统的项目建设，该项目总投资527.8万元，建设工期10个月，于2021年8月，通过了医院方组织的验收。通过该项目的实施，该医院建成了以HIS、 LIS、PACS和EMR软件为中心的医院信息管理系统，符合了该市二甲医院信息管理系统的标准，充分体现了以“患者为中心”的宗旨，显著提高了管理水平，满足了干系人的需求和期望。本文结合我的实际经验，以该项目为例，主要从以下几个方面阐述了信息系统项目建设的采购管理：规划采购管理、实施采购、控制采购、结束采购、合同管理。最后，总结了在本次项目管理中的不足和取得的经验教训。
为主动适应新时代下，人民群众对健康需求的日益增多和注重，某医院决定重建该医院信息管理系统，实现以“患者为中心”的宗旨，并进行了公开招标，我公司顺利中标。2020年10月，我被任命为项目经理，全面负责该项目的建设管理，该项目总投资527.8万元，建设周期10个月，项目目标是建成以HIS、LIS 、PACS和EMR软件为中心的医院信息管理系统，符合该市二甲医院信息管理系统的标准。由于该项目规模大，需求内容多，涉及干系人也多，且涉及多个软件子系统，时间紧，集成难度大，再加上医疗行业信息系统有其自身行业软件开发标准，素以高安全、高质量、高稳定、高效率著称，因而加强对该项目建设中的采购管理，就显得尤为重要。本文从规划采购管理、实施采购、控制采购、结束采购、合同管理等几方面来论述信息系统项目建设中的采购管理。
一、规划采购管理，做出采购决策，为后续的采购管理提供指南和方向
规划采购管理是记录项目采购决策、明确采购方法，及识别潜在的卖方的过程。我们根据项目管理计划、需求说明书、项目进度计划、风险登记册等，与相关干系人一起采用会议的形式，对项目的交付可成果进行了自制或外购分析，软件系统由我们自行开发，硬件设备（医院现没有的和需要新增的硬件设备）由于我公司无法直接提供，所以决定外购。随后我们对外购设备进行了市场调研，根据市场行情，为减小风险，同时吸引更多的供应商参与项目，决定采用总价合同的形式进行公开招标。并根据项目需求明确了采购时间、数量、质量标准等，制定了评价标准。最后形成了采购管理计划、采购文件和采购说明书。随后报送双方高层审批同意后纳入项目基准。
二、实施采购，选定合格卖方，签订协议
实施采购是获取卖方应答，选择卖方并授予合同的过程。我们根据采购管理计划、采购文件和采购说明书等，本着公平、公开、公正的原则，进行公开招标实施采购。我们邀请了技术、法律、经济专家共5名，银行和公司代表各1名，共7人组成了评标委员会，于11月1日发布招标公告，邀请不特定法人或组织在11月20日前来投标。我们一共收到了7份投标书，投标截止的同一时间，我们组织了开标会，严格按照评标标准进行评标，根据技术分 商务分 报价分总和，评出了前3名投标人，由于之前已经得到了授权，因此我们把总分排名第一的投标商确定为中标人；并进行了为期3天的公示，公示期结束后向中标人发出中标通知书，同时也把招标结果通知了其他投标人。最后我们根据中标价，和中标人签订了158万元的总价合同，明确了采购货物名称、质量要求、技术标准、交付日期、结算方式、违约责任等，为了保证合同正常履约，我们收取了15万元的履约保证金。
三、控制采购，确保买卖双方履行协议，满足项目需求
控制采购是管理采购关系、监督合同绩效、实施必要的变更和纠偏的过程。合同签订后不代表采购工作就高枕无忧了，反而是由于具体工作是由供应商执行，我们更要加强监督。因此我们根据签订的合同、工作绩效报告等，采用检查与审计、合同变更控制系统等技术工具，跟踪采购工作，监督合同执行情况，并安排专人对供应商的工作进行了检查与审计，每周向我汇报合同执行情况。如在涉及项目关键的服务器采购中，我们跟踪到受台风影响造成交通、物流中断，所以未能按合同约定日期发货，我知悉后马上与供应商进行了紧急磋商，通过合同的变更管理，把原计划的陆运改成了空运，确保了在规定时间服务器到货，项目进度未受影响，随后我更新了项目文件。同时我们还对供应商的履约情况进行审查，确保在进度和成本内完成项目范围和达到采购质量要求，以满足项目采购需要。
四、结束采购，总结经验教训，文档资料归档
我们根据项目管理计划和采购文件，采用采购审计和记录管理系统，输出了结束采购和组织过程资产更新。首先我们组建验收小组，对采购设备按照合同进行验收，最终验收合格后移交相关产品和文档(产品说明书、质量保证书、保修卡等)，出具了经银行代表、公司代表与供应商代表三方签字确认的验收合格报告。接下来我通知公司财务支付采购相应款项及开票，结束本次采购。最后我们对本次采购工作相关资料进行整理归档，把合同文件、执行情况、相关凭据等录入记录管理系统，并对采购工作从计划到结束进行了梳理，总结本次采购的经验教训，为其他项目提供借鉴。
五、合同管理，包括合同签订管理、合同履行管理、合同变更管理、合同档案管理和合同违约赔偿管理。
1.合同签订管理是确保合同双方在平等协商的基础上，对合同内容达成一致，确立权利、义务等民事关系的过程。在此过程中，涉及合同类型的选择、合同内容的合法性、合同表述的准确性等。
2.合同履行管理主要指对合同当事人按合同规定履行应尽的义务和应尽的职责进行检查，及时、合理地处理和解决合同履行过程中出现的问题，包括合同争议、合同违约和合同索赔等事宜。
3.项目的建设过程中难免出现一些不可预见的事项，包括要求修改或变更合同条款的情况，因而项目合同的变更必不可少。
4.合同档案管理（文本管理) 是整个合同管理的基础。它作为项目管理的组成部分，是被统一整合为一体的一套具体的过程、相关的控制职能和自动化工具。
5.合同违约是指信息系统项目合同当事人一方或双方不履行或不适当履行合同义务，应承担因此给对方造成的经济损失的赔偿责任。合同索赔是项目中常见的一项合同管理的内容，同时也是规范合同行为的一种约束力和保障措施。
经过项目团队全体成员的共同努力，我们在批准的预算内按期完成了项目工作，满足了项目质量要求，顺利通过了医院方组织的验收，获得了用户的好评。本项目的成功，离不开我们科学、规范的采购管理，采购前进行系统决策，采购中规范采购方法，严格按照投标程序进行采购，选择出了最为符合要求的供应商，并持续对合同执行情况进行跟踪。
当然，本次项目管理中也存在不足之处，在项目初期，有部分团队成员认为项目阶段评审只不过是走过程，不认真对待和配合，后期我们组织了2次质量培训，增强了大家的质量意识，使大家认识到阶段评审的重要性，后期项目评审工作进展顺利。这一教训我记录在工作日志中，在今后的项目管理中，我一定吸取教训，一如既往地加强学习，砥砺前行。
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