在线合同签约方式越来越受欢迎,相比纸质合同,它通过在线签约、在线存储优化了合同管理流程,从而实现企业业务流程全程电子化管理,帮助企业降本增效。而在数字化,互联网信息技术的不断发展,以及政策加持下,在线合同在各行业的应用也将会更加深入。
那么,在线合同是如何进行管理的呢?
1、合同编辑起草
纸质合同的编辑起草需先在线上下载电子合同模板或自拟定电子合同内容,然后线下打印成纸张合同文件,一旦纸张成文的合同出现错误需要修改,又需要在线上进行修改或作废,重新拟定新的合同文件。在线合同通过平台进行编辑起草,比如签盾电子合同签约平台,可以在线编辑,能够提供海量的合同模板,用户注册实名之后,可以直接使用平台模板或上传本地合同文件,帮助企业高效的生成规范性合同文本。
2、签署审批
纸质合同签署审批需先进行合同审批,用印申请,然后进行盖章签署,由于审批程序繁杂,同时受到异地签约、印章外带或审批人员不在等因素的影响,给审批程序带来低效的工作,增加成本管理。在线合同审批签署只需管理人员授权用章就行,使用者登录到后台发起合同签署,签署流程只需在设置好签署时间、签署顺序等信息,然后双方各自进行意愿认证,就完成合同签署了。整个过程快至1-3分钟,非常的便捷。
3、合同归档存储
纸质合同签署完成后,留存纸质文件,需要有专门工作人员负责,需要仓储空间,一旦合同签署量大,归档查阅的工作量就会增大,工作效率降低,同时仓储时间久了,也容易造成合同丢失、破损等问题,带来不必要的麻烦。而在线合同签署完后,存储在平台并同步到第三方存证服务机构,文件数据证据链保全,而且签盾电子合同签约平台通过区块链 时间戳技术,对签署过程的文件数据进行上链加密存储,保证了数据不被篡改,同时精确记录可追溯,保障合同存储安全。
签盾还与多家司法机构有合作,在线合同一旦发生纠纷,平台还可提供在线仲裁、在线公证、法律咨询等服务,使得在线合同管理又多了一道保障。
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