合同是一家企业最重要的文件，没有之一。但很多企业对合同管理却显得漫不经心，严重缺乏风险意识。笔者从事企业法务工作多年，现结合多年的经验谈谈合同管理中应注意的重要事项。
一、主体审查
在开始商务谈判前，应对有意向与企业发生业务往来的主体进行审查，以免付出重大的谈判成本，结果发现主体有问题，造成不必要的损失。
一是审查主体的真实性。如果是个人，应要求其提供身份证复印件；如果是企业，应要求其提供加盖公章的营业执照复印件。通过国家企业信用信息公示系统或天眼查、企查查等第三方网站，核对企业的信息，同时关注其出资、股东结构及司法信息。
国家企业信用信息公示系统企业信息截图
“天眼查”企业出资情况
二是审查主体的履约能力。审查主体的履约能力首先要看其股东背景和出资情况，通过上述第一步的审查已能基本了解；其次还要重点关注其信用情况，即是否有违约记录，可通过中国裁判文书网（此次腾讯申请对老干妈财产保全的裁定书即通过该网站公布）、中国执行信息公开网及无讼等第三方网站查询拟签约的主体是否有诉讼或执行记录。
中国裁判文书网-腾讯与老干妈的执行裁定书截图
可能有人会说，中国是人情社会，第一次见面就跟客户要这些不太好。的确，我身边就发生过很多因为面子问题，只讲人情而罔顾契约，到最后发生纠纷才来问我应该怎么办的例子。其实，大可以已公司制度有规定为由，避免尴尬。除非在该业务中你是处于完全的劣势地位则另当别论。
二、商务谈判
商务谈判过程中，除了对业务内容进行磋商外，还需要把上一环节审查到的问题进一步核实。建议尽量到对方经营场所进行面谈，这样可以进一步确认对方的身份和经营的实际情况；如果无法到对方经营场所面谈，邀请至自己的会议室面谈亦可，建议会议室装配可录音录像的设备，以防遭遇诈骗时能尽快搜集证据；如果面谈确实有困难的，采用通讯方式沟通的话，尽量把一些重要的内容通过双方的企业邮件发送。
此外，谈及重要内容的时候，尽可能邀请双方的法定代表人及财务、法务等专业人士参与。如果对方声称法定代表人不能参与，则要求对方提供经法定代表人签署的书面授权委托书，同样可以声称是公司的规定来化解尴尬。如果对方人员是假冒的，假冒一两个容易，要假冒各类专业人士则比较困难，因此邀请专业人士参与，除有助于商谈专业问题，也有助于避免像腾讯那样遭遇诈骗。
三、合同审核
商务谈判确定的内容形成合同后，企业内部开始合同审核流程。从我多年的法务经验来看，大部分企业有错误的认识，认为审合同就是法务的事，审批流程上的其他人都是形式上签个字。其实不然，审批链上的每个人都应发挥其作用并承担相应的责任，才能真正防止合同出现问题。一般的合同审核流程应如下图所示：
在上述流程中：
发起人为该项合同业务的经办人，其应该是与对方沟通最密切的人，其应保证提交审核的合同内容是双方真实、完整的意思表示，同时对合同的基本信息的准确性负责，如主体名称、联系方式、合同金额、账户信息等。
部门负责人通常是商务谈判的主要负责人，需要对合同的商务条款进行审核并承担责任，即保证落在纸上的内容是双方商谈的真实、完整的结果，且需要基于其多年的业务经验判断合同是否具有可行性，为确保合同得到切实履行而采取的保障措施有没有效果。比如，此次腾讯与老干妈的合同，如此大金额的合同，如果要求对方预交一定比例的履约保证金，也不至于竹篮打水一场空。
法务除应审核合同中涉及的法律问题外，还应对合同主体再次进行审查，复核主体的真实性，查询最新的信用信息。
财务应对涉及“钱”的条款进行审核并负责，比如金额大小是否按照公司的价格政策、付款期限是否符合财务要求、付款方式是否符合公司的财务规定等等。
分管副总或总经理则对合同是否符合公司的企业形象、是否符合公司的整体规划、是否符合公司的业务逻辑等进行审核并负责。比如，此次腾讯与老干妈的合同，因老干妈极少打广告，此次突然与腾讯进行跨界的大规模广告，理应引起重视，可以双方拟进行更深层次、更长远合作为由约见老干妈的高层。当然，这个合同在腾讯内部可能算不上什么大合同吧。我只是抛砖引玉，希望企业引以为戒，遇到不寻常的业务，切莫以为是天上掉馅饼，要提高警惕，辨认清楚是馅饼还是陷阱。
以上是合同审核流程的介绍，企业当然可以灵活根据其规模大小进行设置，但是不管怎么设置，一定要注意的是，任何一个审批环节都应发挥其作用并承担责任，不能变成“一审终审”（即把合同丢给法务就完事了）。而且要通过制度把审核责任明确，与绩效挂钩。
四、合同签署
合同签署环节，要注意的是尽量不要通过邮寄签署，即一方先签后，即给对方签完再寄回。面签是首选，而且要约在公司签，除非是老客户，可以酌情选择邮寄，但是签回来后要与之前合同上的盖章和签字进行比对，发现不一致的马上询问原因，引起重视。一般应要求法定代表人签字并加盖公章，如果法定代表人不能签字的，应要求对方提供授权委托书。还有一点需要提示，都二十一世纪了，竟然还有企业没有在两页以上的合同盖骑缝章的！
五、合同履行
合同履行是大部分企业容易忽略的一个环节。我见过很多企业，合同签完归档就完事了，不知不觉过了一段时间，才猛然发现某个合同的款项拖了一两年还没支付，去要钱的时候才发现对方早就关门大吉了。建议有条件的企业，一定要设置专人管理合同，大多数小企业都是把合同丢给行政归档，其实最好应该由法务管理，企业太小没有法务的话，也建议由财务兼职管理。为什么我用的词是“管理”而不是“归档”或“保管”？归档的合同是死的，只有管理起来的合同才是活的。合同签署完成不是合同的终点，而是合同的起点。拿到签署完毕的合同后，合同管理人员应将合同登记成表，记录合同主要的条款，包括双方的主要义务内容及义务履行期限，监督合同执行情况，出现异常情况的应及时汇报并采取措施。
六、争议解决
在上述流程中发现异常并采取措施后，仍无法解决的，双方多半是无可避免的要发生争议了。此时，应由法务或律师介入，根据合同条款，采取必要的措施，当然措施并非就是起诉。有很多企业，出现争议的时候，没有及时采取有效措施，导致原本是理直气壮的一方变成了无理取闹的一方。所谓的有效措施，是通过一定的方式，正确主张自己的权利，形成日后可能用于诉讼的有效的证据，或以此作为谈判解决问题的有利筹码。
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