报价单是商业行为文件，作为供应商给客户的报价载体，经常被用于回复客户询盘。作为价格来往的媒介，它间接影响到客户对你以及公司的专业度印象。

不同的行业、公司、产品，报价单的具体内容不尽相同。由于它的针对性、完整性和美观性，涉及的内容和注意的事项比较多，所以报价单一定要足够专业。

一、报价单主要内容

那么，一份专业报价单包含哪些信息？

报价单主要内容包括报价单的单头、产品基本资料、产品技术参数、价格条款、数量条款、支付条款、质量条款、装运条款、交货期条款、品牌条款、原产地条款、报价单附注的其他资料等。本章节最后会附一份报价单供大家参考。

1、报价单的头部

01卖家、买家基本资料，例如：工厂标志（FactoryLogo）、公司名称（Company）、详细地址（DetailedAddress）、邮政编码（PostCode）、联系人名（Contact）、职位名称（Jobtitle）、电话号码（TelephoneNo.）、传真号码（FaxNo.）、手机号码（MobileNo.）、邮箱地址（E-mailAddress）、公司网址（WebsiteAddress）等。

02报价单的抬头，例如：报价单标题（Quotation/QuotationForm/PriceList）、参考编号（ReferenceNo.）、报价日期（Date）、有效日期（Validdate）等。

2、产品基本资料

例如：货号（ItemNo.）、型号（Type）、产品名称（Product’sName）、产品图片（Photo）、产品描述（Description）、原材料（Materials）、规格（Specification）、尺寸（Size）、长度（Length）等。

3、产品技术参数

以光源、光学类产品技术为例，包含光源类型、光源功率、中心光强、色度、光通量、光中心高度、发光颜色、流明维护系数、有效光照范围、发光效率、光源色粉、波长、色轮型号、照明面积、日照时间、阴雨天数等参数。

4、价格条款（PriceTerms）

例如：

贸易方式（EXW，FOB，CFR，CIF）

装运港，目的港（LoadingPort，DestinationPort）

货币种类，中银汇率（Currency，ExchangeRate）

单位价格，货币单位（UnitPrice/PCS，Unit）

5、数量条款（QuantityTerms）

例如：

按整柜（20’，40’，40HC，45HC）提供报价

按最小定单量（MOQ，MinimumorderQuantity）提供报价

按库存量（QTY.inStock）报价

MoreorLessClause：at5%

短溢缺条款备品数量：5%等

6、支付条款（PaymentTerms）

例如：

即期信用证，远期信用证：SightL/C，UsanceL/C

可撤销信用证，不可撤销信用证：RevocableL/C，IrrevocableL/C

跟单信用证，光票信用证：DocumentaryL/C，CleanL/C

可转让信用证，不可转让信用证：TransferableL/C，UntransferableL/C

电汇：T/T，TelegraphicTransfer

余额，总金额，定金：Balance，Totalsum，Deposit/Earnest/Earnestmoney

7、质量条款（QualityTerms）

例如：

检验检疫局：法定检验、商品鉴定、质量认证认可、出口质量许可、出入境检验检疫标志、普惠制原产地证FORMA，一般原产地证C/O。

国家质检总局：主管质量监督的最高行政执法机关；主管检验检疫工作的最高行政执法机关。

检验内容：包装检验，品质检验，卫生检验，安全性能检验。

检验分类：内地检验，口岸检验；预先检验，出口检验。

产品质量认证：中国CCC，CB，CQC；欧盟CE，LVD，EMC；德国GS，VDE，TUV；美国UL，ETL；意大利IMQ，IG等。

8、装运条款（ShipmentTerms）

例如：

港口名重名：注明所在国家或地区

无法确定港口：由买家选择港口

装运日期，装运期限，装运时间

Shippingdate，TimeLimit，Timeofshipment

起运港，目的港，装运港/装货港，卸货港，转运港

DeparturePort，DestinationPort，LoadingPort，UnloadingPort，Transferringport

分批装运，转船

Shippinginbatches,PartialShipment，Transshipment

航空，航海，散货，整装柜

Byair，Bysea，Goodsinbulk，FullContainer

9、交货期条款（DeliveryTimeTerms）

例如：

订单被确定：OrderConfirmed

模具费用，准备模具：

Mould’sExpenses，PreparetheMoulds

生产前确定样品，开始投产：

onfirmthesamplesbeforeproduction,BegintoProduce

预付定金，支付余款：

Paythedepositinadvance，Paythebalance

交货期：在收到预付款后30天之内交货

Deliverthegoods，thetimeofDeliveryDeliverytime:30daysafterreceiptofdeposit.

交货期：在订单确认后30天之内交货

Deliverytime:30daysaftertheconfirmationoftheorder.

交货期：在生产前样品确定后30天之内交货

Deliverytime:30daysaftertheconfirmationofpre-productionsamples.

10、品牌条款（Brand’sTerms）

例如：

贴牌加工OEM：使用客户自己的品牌或由其指定的其他品牌

使用工厂自己的品牌：Usethefactory’sownbrand

11、原产地条款（OriginTerms）

例如：

普通原产地证，普惠制原产地证

C/O（Certificateoforigin），FORMA

原产地，中国制造

MadeinChina，OriginPlace

12、报价单附注的其他资料（Others）

例如：工商营业执照、被批准开业证件副本；国税局税务登记证；企业法人代码证书；质量检验报告、质量鉴定报告；

产品质量认证、质量管理体系认证；荣誉证书、奖励证书；出口许可证；工厂规模：员工人数，工程技术人员人数，工厂面积；主营产品及月加工能力，新品推介，生产设备实力，品牌知名度。

外贸英文报价单模板

T客户公司名称

Attn:客户人名

Re:客户求购的产品名称

We are pleased to get to konw that you are presently on the market for产品名称,and as a specialized manufacturer and exporter for this product in China,we sincerely hope to establish business relations with your esteemed corporation.

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Quantity:as per yr requirement

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B.RGDS/落款

C Add: Tel: Fax: E-mail:

二、常见的外贸报价单样式

图片式报价单

这个是目前大家常用的报价方式，也是重点推荐的。其实就是将产品图片、产品名称、型号、价格、包装、交货期等重要内容都放在一起，让客户在看到产品图片时也同时看到价格，价格和产品图片对应在一起，相信肯定能给客户留下深刻印象。新人刚开始接触外贸，可以先从这个样式入手。

对比式报价单

首先，将本公司的相同产品不同时期的价格或者不同产品的价格做个对比，给客户多样的选择，以便留住客户。其次，将本公司的报价和其他公司的报价放在一起，让客人进行比较，但一定要选对参照公司，最好选择本行业的龙头企业进行参照，再根据自己公司的产品质量和市场定位制定自己的价格。这个要求大家对产品的市场情况非常熟悉，一般是外贸有经验者用的报价样式。

分析式报价单

这种报价样式要求你给客户的不仅是报价，还有关于产品的一些分析。比如说：国外市场标准、所需证书、淡季旺季，主要用来开发新的市场领域，带有劝诫客户接受自己产品的暗示，所以不适合新手，一般是外贸老鸟给老客户偶尔使用的报价样式。

分割式报价单

分割式报价单将价格组成写清楚，让客户一目了然。这种报价样式适合于在第一次报价之后客户抱怨价格贵了再次报价时使用。不推荐第一次报价时使用，工作量太大了，没经验的新人慎用。

举个例子：

HUAWEIP9(Netprice):$599FOBShenzhen

Abovepriceincludingallfollowingitems:

1.Charge:价格

2.Leicacamera：价格

3.Travelcharge:价格

4.Leatherpouch:价格

5.Handsfreekit:价格

6.MicroSD&8GBMemoryCard:价格

7.BluetoothHeadset:价格

三、聪明的外贸人怎么报价？

报价作为外贸业务重中之重的环节，在很大程度上决定了一单生意的成败。报价是个技术活，看似简单的询价、报价过程暗藏着许多技巧。

报的价格太低赚不到钱，报的价格太高又怕吓跑客户，还要提防客户用同行低价格来压价。这个时候该怎么办呢？

在报价时，一定要避免以下几种行为：

随意揣测客户属性，盲目报价

为追求时效，仓促报价

工作懒散，延迟报价

报价简单，敷衍了事

不尊重客户的询盘

报价之后不跟踪

聪明的外贸人是怎么报价的？报价不单单只一个动作，而是一个闭环的系列操作，从接到客户询盘开始，你就要开始分析、了解客户具体需求，针对性制作报价单，发送报价，事后跟踪进度。

这一系列动作执行下来，基本可以避免客户收到报价后没有回复的情况发生。

1、进行客户评估

客户评估，即了解客户背景、实力、销售模式等基本信息，。

如果一个客户来询价，你要尽可能通过多渠道了解这个客户是哪个国家、哪个城市的，是否属于你们产品的目标市场，以及客户主要的产品经营范围及销售方式，是批发还是零售，是大客户还是小的中间商，客户的购买能力及诚意，客户对产品的熟悉程度，不同地区客户习惯等。然后针对性地实施外贸报价技巧，即“个性化报价”。

2、清楚客户需求

制作一份专业的报价单，首先你要知道客户到底需要什么，掌握的报价内容越全面，得到的信息越全面，报价就会越有针对性，越能够满足客户的需求！

通过电话或邮件问清楚客户对产品的要求、包装的要求、数量等。

在对客户有基本了解的情况下，向他推荐其他适合的产品，不要因为英语蹩脚不去沟通，而错过向客户展示你的专业性的宝贵机会。在联系客户之前，要做好功课，把产品的术语记好，将想问客户的问题记录下来，预想客户可能会问什么问题，做好准备。

沟通过程，如果客户愿意和你聊，还可以简单讲讲公司的历史和经营理念，树立自己供应商的形象，展示自己的优势和亮点，增加客户对你的信任度，提高成交率。

3、确定报价

如果对方是大客户，购买力较强，你可以适当将价格报高一点，反之报低一点。

如果客户性格比较直爽，不喜欢跟你兜圈子讨价还价的，你最好一开始就亮出自己的底牌，以免报出高价一下子把客户吓跑。

如果客户对产品和价格非常熟悉，建议采用“对比法”，用同行产品的不足突出自己产品的优点。

如果客户对产品不是很熟悉，你要多介绍产品的用途及优点，价格可报高一点。

如果有些客户对价格特别敏感，每分每厘都要争，而客户又看中了你的产品，你一定要有足够的耐心，跟客户打一场持久的“心理战”。

4、制作报价单

报价单应具有详细、关键信息要明确、产品优势突出等特点。如何制作一份好的报价单，可参考前文第一部分内容。

5、事后跟进

报完价有的客户就没有回复。这时候是坐以待毙，等着客户主动回复吗？当然不是，生意都是一次次交流谈出来的，如果你报价后直接就拿到了订单那才不正常。所以报价后应该继续与客户保持联系，顺便了解客户的运作规律、采购计划、销售计划等。

实际上客户找供应商，不是我们想象的找质量最好的，也不是找价格最低的，而是找跟他的需求最匹配的。所以了解客户需求，针对性地报价尤为重要。

报价的几点注意事项

1、在邮件正文里放上一些关键内容，例如总报价、公司的优势等等，这些都是引子，让客户有兴趣打开报价单。

2、报价单的命名一定是公司名称加产品名称，保证客户到时候能够知道这份报价单是什么产品的报价单，来自于哪个公司。

3、写明收件人。在报价单开头写上：To 某客户，报价单制作时间和有效期。

4、在报价单抬头部分加入自己的公司的信息，如logo，名称，电话，传真，邮箱，以及公司的一些理念、口号等，这是用来提升形象、展现专业度的一种方法！

5、如果允许，可以在报价单的第一部分做公司简介，突出优势，例如专业生产多少年，拿到过那些认证等等，把公司办公室的图片、工厂的图片、车间的图片都放上。切记，凡是出现图片的都要打上水印！

6、制作报价表格。将每一部分的价格标注清楚，包括每一部分的型号、大体参数尺寸、品牌、质保年限等等。当然还是要出现报价的关键因素，付款方式等！

7、介绍产品卖点，告诉客户，你的产品为什么值这个钱。例如客户要了十个设备，上面对于每个设备都简略的用表格报了价，这个部分就需要放出每个设备详细信息：图片、认证、具体的参数、优势、设备的包装类型、包装图片、配套的配件数量，等等。

8、提供至少两种格式的报价单。第一种为 Word 文档，这是供客户修改使用的。但是由于 Word 文档版本的差别，可能打不开，所以还需提供一个 PDF 版本。PDF版比较正规，是标准的文书。最好再提供一个图片版，万一客户既打不开 Word，又没有 PDF 浏览器，就要寄希望于这张图片了！

9、无论提供什么文件格式，发之前必须预览，保证客户拿到手可以直接打印使用！在邮件最后部分写上：详细报价资料请参见附件中的文件，我提供了三种格式，Word、PDF、JPEG，视您的电脑软件情况选择最合适的格式，而且我都已经排好版，您可以直接下载打印使用！

10、注意分段排版，不要出现很多文字一大段的情况，用不同的颜色文字标记不同的重点，加上图片，图文交叉，可以做出一个非常漂亮的报价文件！

在行业细分和产品的多样化下，新人要想做出符合自己行业和产品，同时让客户满意的报价单，要善于借鉴前辈的专业报价单，还要有耐心。在多次制作的过程中，不断完善报价单的细节。通过合适的产品价格给采购商以价格刺激，再配合多样的客户跟进方法，相信一定可以提高成单效率！

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