项目范围管理概述(项目范围管理概念)

项目范围管理就是要做范围内的事,而且只做范围内的事,既不少做也不多做。

项目范围管理需要做以下三个方面的工作:

  • 明确项目边界,即明确哪些工作是包括在项目范围之内的,哪些工作是不包括在项目范围之内的。
  • 对项目执行工作进行监控,确保所有该做的工作都做了,而且没有多做。对不包括在项目范围内的额外工作说“不”,杜绝做额外工作
  • 防止项目范围发生蔓延。范围蔓延是指未对时间、成本和资源做相应调整,未经控制的产品或项目范围的扩大

项目范围管理概述(项目范围管理概念)

项目范围管理各过程的输入、输出、工具与技术

过程

输入

工具与技术

输出

规划范围管理

  1. 项目管理计划
  2. 项目章程
  3. 事业环境因素
  4. 组织过程资产
  1. 专家判断
  2. 会议
  1. 范围管理计划
  2. 需求管理计划

收集需求

  1. 范围管理计划
  2. 需求管理计划
  3. 干系人管理计划
  4. 项目章程
  5. 干系人登记册
  1. 访谈
  2. 焦点小组
  3. 引导式研讨会
  4. 群体创新技术
  5. 群体决策技术
  6. 问卷调查
  7. 观察
  8. 原型法
  9. 标杆对照
  10. 系统交互图
  11. 文件分析
  1. 需求文件
  2. 需求跟踪矩阵

定义范围

  1. 范围管理计划
  2. 项目章程
  3. 需求文件
  4. 组织过程资产
  1. 专家判断
  2. 产品分析
  3. 备选方案生成
  4. 引导式研讨会
  1. 项目范围说明书
  2. 项目文件更新

创建WBS

  1. 范围管理计划
  2. 项目范围说明书
  3. 需求文件
  4. 事业环境因素
  5. 组织过程资产
  1. 分解
  2. 专家判断
  1. 范围基准
  2. 项目文件更新

确认范围

  1. 项目管理计划
  2. 需求文件
  3. 需求跟踪矩阵
  4. 确认的可交付成果
  5. 工作绩效数据
  1. 检查
  2. 群体决策技术
  1. 验收的可交付成果
  2. 变更请求
  3. 工作绩效信息
  4. 项目文件更新

控制范围

  1. 项目管理计划
  2. 需求文件
  3. 需求跟踪矩阵
  4. 工作绩效数据
  5. 组织过程资产
  1. 偏差分析
  1. 工作绩效信息
  2. 变更请求
  3. 项目管理计划更新
  4. 项目文件更新
  5. 组织过程资产更新

规划范围管理

规划范围管理师编制范围管理计划,书面描述将如何定义、确定和控制项目范围的过程,主要作用是在整个项目中对如何管理范围提供指南和方向。

范围管理计划:描述将如何定义、制订、监督、控制和确认项目范围。

需求管理计划:描述在整个项目生命周期内如何分析和管理需求。

收集需求

收集需求是为实现项目目标而确定、记录并管理干系人的需要和需求的过程,其作用是为定义和管理项目范围奠定基础。

需求分类:业务需求、干系人需求、解决方案需求、过渡需求、项目需求、质量需求。

收集需求的工具与技术

  • 访谈:通过与干系人直接交谈来获取信息的正式或非正式的方法。
    • 结构化:事先准备好一系列问题,有针对地进行
    • 非结构化:只列出一个粗略的想法,根据访谈的具体情况发挥
  • 焦点小组:由一位受过训练的主持人引导大家进行互动式讨论
  • 引导式研讨会:
  • 群体创新技术:组织一些群体活动来识别项目和产品需求。
    • 头脑风暴
    • 名义小组技术
    • 德尔菲技术
    • 概念/思维导图
    • 亲和图
    • 多标准决策分析
  • 群体决策技术
    • 一致同意
    • 大多数原则
    • 相对多数原则
    • 独裁
  • 问卷调查
  • 观察
  • 原型法
  • 标杆对照
  • 系统交互图
  • 文件分析
  1. 需求文件
  2. 需求跟踪
  • 需求跟踪的内容
  • 需求跟踪矩阵

定义范围

定义范围是制定项目和产品详细描述的过程,其主要作用是明确所收集的需求哪些将包含在项目范围内,哪些将排除在项目范围外,从而明确产品、服务或成果的边界。

项目范围说明书:对项目范围、主要可交付成果、假设条件和制约因素的描述。

项目范围说明书的内容

  • 产品范围描述
  • 验收标准
  • 可交付成果
  • 项目的除外责任
  • 制约因素
  • 假设条件

创建WBS

创建WBS是将项目可交付成果和项目工作分解成较小的、更易于管理的组件的过程,其主要作用是对所要交付的内容提供一个结构化的视图。

  • 里程碑
  • 工作包
  • 控制账户
  • 规划包
  • WBS词典

确认范围

确认范围是正式验收项目已完成的可交付成果的过程,其主要作用是使验收过程具有客观性,同时,通过验收每个可交付成果,提高最终产品、服务或成果获得验收的可能性。

确认范围的主要工具与技术使检查和群体决策技术。

确认范围的步骤

(1)确定需要进行范围确认的时间

(2)识别范围确认需要哪些投入

(3)确定范围正式被接受的标准和要素

(4)确定范围确认会议的组织步骤

(5)组织范围确认会议

干系人关注点

  • 管理层所关注的项目范围,是指范围对项目的进度、资金和资源的影响,这些因素是否超过了组织承受范围,是否在投入产出上具有合理性。
  • 客户主要关心的是产品的范围,关心项目的可交付成果是否足够完成产品或服务。
  • 项目管理人员主要关注可交付成果是否足够和必须完成,时间、资金和资源是否足够,主要的潜在风险和预备解决的方法
  • 项目团队成员主要关心项目范围中自己参与的元素和负责的元素,通过定义范围中的时间检查自己的工作时间是否足够,自己在项目范围中是否有多项工作,而这些工作又有冲突的地方。

确认范围与质量控制的不同之处在于:

  • 确认范围主要强调可交付成果获得客户或发起人的接受;质量控制强调可交付成果的正确性,并符合为其制定的具体质量要求(质量标准)
  • 质量控制一般在确认范围前进行,也可同时进行;确认范围一般在阶段末尾进行,而质量控制并不一定在阶段末进行。
  • 质量控制属内部检查,由执行组织的相应质量部门实施;确认范围则是由外部干系人(客户或发起人)对项目可交付成果进行检查验收。

控制范围

控制范围是监督项目和产品的范围状态、管理范围基准变更的过程,其主要作用是在整个项目期间保持对范围基准的维护。

范围变更的原因

  • 政府政策的问题
  • 项目范围的计划编制不周密详细,有一定的错误或遗漏
  • 市场上出现了或是设计人员提出了新技术、新手段或新方案
  • 项目执行组织本身发生变化
  • 客户对项目、项目产品或服务的要求发生变化

范围变更控制的工作

  • 影响导致范围变更的因素,并尽量使这些因素向有利的方面发展
  • 判断范围变更是否已经发生
  • 范围变更发生时管理实际的变更,确保所有被请求的变更按照项目整体变更控制过程处理

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