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01 会展项目识别选择
02 会展项目需求分析
03 会展项目可行性研究
04 会展项目立项申报
一、会展项目识别选择
会展项目的识别选择是会展项目管理过程中一项必要的前期工作。在组织实施会展项目前，会展企业管理层或项目发起人需要从许多的会展项目信息中识别选择符合自身企业战略目标的会展项目，或者根据所处的环境条件分析策划出新的会展项目，从而进行会展项目的可行性研究分析及立项申报。
1．分析环境条件
为识别选择会展项目，会展企业管理层或项目发起人首先应分析目前所处的内外环境条件，具体因素如下，以便以决策企业在某地适合进行什么样的会展项目，从而对可立项的会展项目进行筛选。
宏观环境
◎ 经济环境，包括社会经济结构、发展水平和国家经济政策
◎ 政治环境，主要指社会稳定性和制约影响会展的政治因素
◎ 社会对会展项目的关注程度，尤其是非盈利会展项目活动
市场环境
◎ 经济环境，包括社会经济结构、发展水平和国家经济政策
◎ 政治环境，主要指社会稳定性和制约影响会展的政治因素
◎ 社会对会展项目的关注程度，尤其是非盈利会展项目活动
竞争环境
◎ 在项目识别选择阶段就应深入研究会展项目所处的竞争环境，包括项目竞争对手和潜在竞争者，通过各种渠道了解竞争对手的情况、办展经验、规模特点，以及宣传营销途径、效果和吸引客户兴趣点等
项目地区条件
◎ 主要分析会展项目举办地区的经济发展水平和产业体系、基础设施和社会服务体系，以及承办场馆的规模和配套服务水平
项目内部条件
◎ 分析实施会展项目企业的内部条件，包括项目管理团队的经验和合作，项目财务资金的约束，以及曾举办过的类似会展项目的情况
2．筛选项目提案
会展企业项目管理人员在分析会展项目的内外环境条件后，还需要对符合内部条件，适应外部环境的会展项目提案进行再次筛选，从而识别选择出预备立项的会展项目。会展企业项目管理人员筛选会展项目提案主要有以下标准，如下。
创新性
须体现会展项目的与众不同，即创新性，表现为会展主题的创新或会展过程中具体环节的创新
可行性
全面分析研究会展项目的有关信息，针对项目竞争能力、发展潜力、投入产出、方案科学性进行可行性评价
灵活性
会展项目的环境多变，为降低项目风险，选择策划的会展项目方案应具有灵活性，以便适时调整
效益性
就要考虑会展项目的经济效益也要考虑社会、文化方面的效益，做到近期效益与长期效益相统一
二、会展项目需求分析
会展项目的投资者或决策者需对会展项目的市场需求、社会需求、公众需求及企业自身发展需要等方面进行项目需求分析，确定项目的必要性，为项目可行性研究奠定基础。
1．市场需求分析
通过市场调研及会展行业统计数据，分析市场上哪些行业、何种类型的会展项目需求较多，从而制定会展项目执行方案的策划方向。同时，通过对会展项目目标市场进行细分，增加已选择的会展项目的竞争优势。
2．社会需求分析
分析所在地区政治、经济、文化对会展项目方向的影响，政府及社会大众对什么类型的会展青睐，从而确定会展项目目标和主题。尤其是政府部门、事业单位及行业协会等组织举办的会展项目，除了项目的经济效益外更注重项目的社会影响，因此需要在项目立项前期对社会需求进行准确把握。
3．消费群体需求分析
根据会展项目的范围，调查研究可能的参展行业及企业，展会观众群体对展会内容、规模、方式等的需求，从而设计会展项目内容、程序及配套活动等，以更好地实现项目目标。
针对参展企业和展会观众，项目需求分析人员可以采用问卷调查、电话采访或组织客户需求会议来获取第一手字资料，分析他们的实际需求，以便策划会展项目的宣传推广、招展招商及客户关系管理方案。
4．会展企业发展需求分析
会展项目需求分析人员还应该分析会展项目的目标及运营管理模式，使其与企业经营目标和发展战略及企业的项目管理体系相适应，满足会展企业的发展需要，这样有利于创立会展品牌和长远发展。如果选择了与企业发展战略需求相悖的会展项目进行立项，会加大项目失败的风险，甚至影响企业的正常经营。
三、会展项目可行性研究
在识别选择会展项目并进行需求分析后，企业须进行会展项目的可行性分析，提出可行性研究报告，从而立项申报会展项目。会展项目的可行性研究过程如下所述。
1．调查和分析信息
可行性研究人员主要通过以下两种途径搜集调查有关会展项目的信息，如下。
获取一手信息
◆ 市场调研，通过电话、问卷、访谈等方式向有关机构或会展项目的参与者提出问题，进行调研，寻求相关信息
◆ 现场考察，指直接去现场参观有关会展，实地收集信息，考察情况，重点获取会展质量、效益等可靠性和适宜性方面的信息，需要耗费一定的人力物力，可根据实际情况选择使用
搜集二手资料
◆ 综合会展资料，指由国际、国家会展组织、工商会、政府部门编印的有关多个类别会展的信息资料。通过分析甄别可以清晰确定会展项目的性质、规模或级别，从而对方案进行优劣排序
◆ 专门会展资料，由会展组织方、会展场馆编印的信息资料，包括会展介绍、会展手册、会展目录和报告等。用于分析潜在参展商或观众等受众，展会策划设计以及会展质量 效益等
2．设计和选择方案
可行性研究人员根据调查分析的会展项目信息，对会展项目方案进行详细讨论和比较，最终推荐一个或几个备选方案，对推荐的方案要进行评价，以便进行进一步的可行性研究。
3．分析论证可行性
可行性研究人员对最佳项目方案进行详细的分析研究，明确项目的具体范围，并对项目可行性作出最终评价，决策立项与否。会展项目的可行性分析论证的主要内容包括以下方面，如下。
- 预期的经济效益
- 方案的可执行性
- 条件上的可达到性
- 资金的可筹措性
- 会展项目的风险性
4．编制可行性研究报告
可行性研究人员应根据会展项目可行性分析论证的结果编制会展项目的可行性研究报告，作为企业内部推进项目和向有关部门申报会展立项的依据。一般来说，会展项目的可行性研究报告包括以下八项内容，具体如下
会展项目可行性研究报告的结构内容
|
序号 | 内容要素 | 具体说明 |
1 | 项目背景 | ★ 介绍举办会展项目的背景情况及会展项目的目的 |
2 | 市场环境分析 | ★ 宏观市场环境分析，可以包括人口环境、经济环境、技术环境、政治法律环境和社会文化环境 |
★ 微观市场环境分析，指针对会展项目构成直接影响的各种因素，主要包括办展机构的内部条件、目标客户、竞争对手、营销中介、服务商及社会公众等 | ||
★ SWOT分析评价，综合会展项目的宏观和微观市场环境进行分析，得出会展项目的优势、劣势、机会和威胁，寻求实施会展项目的可行战略和有效对策 | ||
3 | 会展项目生命力分析 | ★ 项目发展控制，分析举办会展所依托的产业空间、市场空间、地域空间和政策空间是否具备 |
★ 项目竞争力，分析本会展项目与同题材其他会展项目相比所具有的竞争优势 | ||
★ 办展机构优势分析，分析办展机构的行业背景和相关会展项目管理经验优势 | ||
4 | 会展执行方案分析 | ★ 对会展项目的具体实施方案、招商宣传推广计划、现场管理及项目控制方案进行评估 ★ 对会展项目进行财务分析，包括价格定位、成本收入分析和利润预测，并评估项目资金的筹措方案 |
5 | 项目风险预测 | ★ 从市场风险、经营风险、财务风险、合作风险几个方面对会展项目所面临的风险进行预测和评估 |
6 | 存在的问题 | ★ 通过对会展项目可行性分析发现会展项目立项存在的问题，并分析可能产生的影响 |
7 | 改进建议 | ★ 针对上述问题，提出对会展项目方案的改进建议 |
8 | 努力方向 | ★ 根据会展项目的目的和目标，在可行性研究分析的基础上，针对可能问题，提出成功实施会展项目需要具备的其他条件或需要努力的方向 |
四、 会展项目立项申报
承办会展项目的企业在可行性研究论证后，须向国家及地方有关部门提出会展项目申报，获得批准并取得相关手续后方可正式实施运行会展项目。会展项目的申报程序主要包括申报立项、申报登记和项目审批三个环节。
1．向会展项目主管部门申报立项
承办会展项目的企业向主管部门提交立项申报申请，并提交以下材料。
（1）会展项目招商招展方案和计划。
（2）合作单位证明材料（主办单位与承办单位、主办单位和协办单位等）。境外机构联合或委托境内机构举办展会的需提交联合或委托办展的证明材料。
（3）会展项目立项可行性研究报告。
（4）责任承诺书。
（5）会展场地租用情况证明材料。
（6）会展安全保障工作方案。
（7）上年度会展项目总结和会刊发行。
（8）其他相关材料。
2．向举办地工商部门申报登记
承办会展项目的企业向会展举办地的工商管理局提出举办会展的登记申请，并提供以下材料。
（1）举办人具备法人资格的证明材料。
（2）举办会展的项目申请书，内容包括会展项目的名称、时间、地点、参照商品类别、举办单位银行账号、举办单位负责人名单、会展筹备办公室地址等。
（3）主管部门的会展项目立项批复。
（4）会展项目的组织实施方案。
（5）会展场地使用证明材料。
（6）其他规定的材料。
3．会展项目的立项审批
有关部门对于会展项目的立项审批主要分为以下四种情况，如下
会展项目立项审批说明表
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会展项目类型 | 审批说明 | |
国内普通商品会展项目 | ◎ 不需政府有关部门审批，在举办地工商管理局登记即可 | |
国内举办的对外经济技术交流会展项目 | 展会面积在1000平方米及以上的 | ◎ 以国务院部门或省级人民政府名义主办的报国务院审批 ◎ 国务院部门所属单位及境外机构主办的，报商务部审批 ◎ 地方单位主办的，由所在省市的外经贸主管部门审批，商务部备案 ◎ 以科研、技术交流、研讨为内容的项目由科技部审批 ◎ 由贸促会系统举办的，由贸促会审批报商务部备案 |
展会面积在1000平方米以下的 | ◎ 由主办单位自行举办，报相应审批部门备案即可 | |
出国举办的经济贸易会展项目 | ◎ 商务部负责出展宏观管理和出展资格审核，中国贸促会负责审批 | |
对台经济技术会展项目 | ◎ 由商务部会同国务院台湾事务办公室审批 | |
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