学会项目管理,让你的生活得简单高效(生活中的项目管理)

一说到项目管理,好多人都觉得离自己很遥远。其实项目管理的知识,不是只有从事项目管理工作的人适用,我们平时的生活工作中也都涵盖其方法。

世界著名项目管理培训大师,约瑟芬.希格尼将毕生知识总结形成《项目管理基础》,书中对项目管理实操经验进行总结,整合成实用的具体方法。一、项目管理的相关概念

学会项目管理,让你的生活得简单高效(生活中的项目管理)

管理学大师约瑟夫.朱兰,将项目定义为“待解决的问题”。

项目经理是一个职权小、责任大的职位,常常还承担项目的技术工作,想必这和很多人的工作状态相吻合。

项目管理协会PMI)将项目定义为“为创造一个独特产品、服务或结果所做的临时性努力”。

《职业脉搏调查》2015年报告显示,项目成功率在64%。为提高成功率,PMI建议回归基本,包括三个方面:

第一,文化,建立一套项目管理的理念,让参与项目的人了解很多内容。

第二,人才,专注人才管理,培训相关技术人才,做到知识迁移。

第三,过程,通过建立和采用,标准化的项目实践和过程,支持项目管理。

项目必须达成PCTS目标,即质量、成本、时间、范围。

二、项目管理的步骤

像我们平时休息,想组织一次露营,来消除工作带来的疲惫,就可以用项目管理的方法来思考。

项目管理分为六步:

第一,定义问题,识别项目要解决的问题。这有助于明确想要的结果。项目能满足客户什么需求,可以是量化的指标,也可以是感官数据。以露营为例,我们的目标就是周末露营全家露营。

第二,制定可能的解决方案。采用哪些解决方法,可以和项目成员一起头脑风暴。为了全家都能玩得开心,可以组织家庭成员来头脑风暴,大家对露营开启讨论。

第三,项目规划,这里需要回答几个问题:

1.必须做些什么?

2.谁来做?

3.怎么做?

4.何时做?

5.成本多少?

6.需要什么资源?

如果周末成功露营,我们需要选定露营地址、准备帐篷等用品,还要控制预算,讨论谁负责什么任务等。

在项目规划时,还要把时间估算出来,每个部分需要多少时间,避免其中某项用时过多,而导致最后一项或者整个计划失败。

可以通过绘制工作分解图,来梳理完成项目的步骤,通过确定项目关联路径按时完成,来保证项目按时完成。

如果有最终截止时间,我们常常会拖延到最后才开始工作,在估算时间的时候不能把项目时间拉得太长通常不超过6周,这次露营是周一开始规划,周六实施。

在规划时间时,有些子项目是必须按进度完成的,这些项目加起来的时间就是项目完成需要的时间,这就是关键路径

第四,执行规划。有些项目失败,不是因为重大变故,而是没有执行就被放弃了。所以,要确保能按规划执行。

第五,监控并控制进度。规划就像通往宝藏的藏宝图,如果我们不看地图,那找到宝藏的可能性微乎其微。

按照规定时间,进行项目进度监控,如果中间偏离规划,需要及时重回正轨或者重新规划。

第六,项目收尾。重点就是总结经验教训,这里需要问几个问题:

1.哪些地方做得不错?

2.哪些有待改进?

3.额外学习到什么?

我看到过这样一句话,不总结表现的运动队,成绩肯定不会好。

好多人项目完成就是结束了,收尾工作常常被人忽略,这是错误的。总结经验教训,可以为下一次的项目提供优化策略。

学会项目管理,让你的生活得简单高效(生活中的项目管理)

三、项目管理的日常应用

管理常被人定义为:管理者通过别人完成工作。

彼得.德鲁克认为,管理是一门专业,而不是一种工作,管理者应自发为组织做贡献。

在工作中也不难发现,原来的员工按领导命令办事,现在的员工只听自己愿意听的命令。

我平时也会给自己设很多计划,但是却常常不按计划行事。很多人都因为,计划常常赶不上变化而放弃做计划。

了解了项目管理后,我知道问题不出在外界变化,而是内在的动机。就像项目管理,需要成员就项目“目的地”达成一致一样。我们在设计计划时,也要问问自己的“目的地”,也就是使命、愿景目的及目标。

弗里茨.德莱斯勒说的:“预测未来容易,但弄清当前事态不易。”

当你开车上班,在半路上发现车子突然坏了,没发去上班。又没有足够的钱修车,不断问自己应该怎样才能修好车呢?

这时,把问题定义为:“我该如何修车?”这个问题,实际上他的问题是:没办法去上班。车坏了,掩盖了真实问题,我们在生活中常常烦这个错误,把卖不出商品归结于销售员,把不运动归结为没有时间。

目标本身不是问题,因为存在障碍,所以目标难以达成,这才是问题。

在设计目标前,我们需要先知道自己的问题、愿景和使命。

所谓的问题就是一个“缺口”,愿景就是目标达成时,脑子里浮现的画面,使命就是找到一个符合愿景的路径,也就是我要做什么?我为谁而做?

只有清楚内心真实的愿望,才能设计出切实可行的目标和计划。

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