人事档案管理办法(人力资源档案管理制度)

人事档案管理办法(人力资源档案管理制度)

人事档案管理办法

第一条 为规范公司人事档案管理,维护公司和员工权益,特制定本办法。

第二条 XXX是公司人事档案(含公司退休员工档案)的归口管理部门,负责人事档案的收集、归档、保管、借阅及传递的管理。

第三条 XXX按人事档案归档的内容有计划、定期向各部门收集人事档案资料,经整理后入档。

第四条 各部门按人事档案归档要求的内容和规定及时向XXX报送员工的有关档案材料。XXX收到人事档案材料后,须经整理、鉴别认定后入档。

第五条 各部门因工作需要需查阅人事档案时,须持本部门开具的《查阅档案材料介绍信》,且至少要有两个人到XXX档案室内查阅,少于两人的不予提供查阅。对于非公司内职工查阅公司相关人员档案时,需填写《查阅人事档案材料审批表》,经XXX领导签字同意后按程序办理。

第六条 查阅档案必须严格遵守以下规定:

(一)未经人事档案员允许,查阅人不准摘录或复制档案内容;

(二)查阅人不准查阅本人或直系亲属档案材料;

(三)查阅人不准泄露被查阅人档案内容。

人事档案管理办法(人力资源档案管理制度)

第七条 人事档案借阅管理

(一)凡需要办理人事档案借阅手续的,经办部门须至少提前一天向XXX提交所需内容、时间、目的等情况,以便XXX及时办理相关手续;

(二)经办部门借用人事档案须经XXX主管领导批准,借用时间不得超过三天,确需超期借用时必须补办延长手续。

(三)查阅、借用人事档案,经办人双方必须履行交接手续。查阅、借用后XXX人事档案员须查对档案无任何问题后收回归档。不履行交接手续和不经查对即归档的,追究人事档案员责任。

(四)对借用的档案,借用人必须妥善保管,不准转借、传阅、涂改、复印、拍照、不准抽撤张页及泄露档案内容。对违反规定视其情节和造成后果,予以行政处理和经济处罚。

第八条 凡经公司批准由公司调出的人员,XXX负责其人事档案调转手续的办理,将其人事档案发送调往单位或转交调出人员自带。

第九条 凡公司录用或由外单位调入公司的员工,其人事档案由经办的XXX人事管理员接收,经审查合格后送往XXX人事档案室,凭报到证(通知书)或工资介绍信、员工介绍信等材料入档管理。

第十条 解除劳动合同和除名人员人事档案管理

(一)劳动合同期满解除劳动合同的,或经公司与员工双方协商一致解除劳动合同的,员工应在合同解除后办理个人人事档案转移手续。

(二)解除劳动合同人员的档案管理按以下规定处理:

1.属于公司与员工解除劳动合同的,在劳动合同纠纷处理完毕后,按本条第(一)款规定处理。

2.属于员工申请解除劳动合同或被公司除名的,在劳动合同争议处理完毕仍维持公司原决定的,员工须将人事档案调出,公司不负责保管。

3.因犯罪被判刑人员,其人事档案公司保管到服刑期满。

第十一条 XXX人事档案员须做到每份人事档案有目录、编号、姓名、部门等标志;人事档案材料入档时,必须认真鉴别,做到份数准确,编排有序,目录清楚,装订整齐,不准有装订差错;每份档案达到完整、系统、准确、精炼要求。

第十二条 对转入的档案材料,XXX人事档案员要随时整理装订,不准积压。

第十三条 XXX应建立健全档案的定期清理检查制度。人事档案员每年核对、清理一次档案,如发现有差错应及时纠正,确保档案材料的准确性。

第十四条 人事档案室要保持整洁,防火、防盗、防虫、防湿、防潮、防强光、防高温,达到档案管理的规范与要求。

第十五条 非人事档案员未经许可,不准擅自进入档案库房。

第十六条 对违反本办法有关规定的,按公司相关制度规定予以处罚。

第十七条 本办法由XXX负责解释。

人事档案管理办法(人力资源档案管理制度)

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