消减焦虑,让你心如止水的神器“GTD流程”

【时间管理】这个词相信大家都不陌生,这几年各大平台都有这方面的文章、课程。

我目前依旧在学习【时间管理】,它对我来说是一个常学常新的大主题。今天分享的就是时间管理中的一个系统性流程——GTD

消减焦虑,让你心如止水的神器“GTD流程”

01 什么是GTD?

GTD就是Getting Things Done的缩写,意思是"把需要做的事情处理好",是一个管理时间的方法。GTD的核心理念概括就是必须记录下来要做的事,然后整理安排并使自己一一去执行。

它出自戴维·艾伦《搞定I:无压工作的艺术》一书。这本书的核心就是一套流程——GTD五步法:收集、处理、组织、回顾、执行。

第一步:收集

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收集过程不要整理,想到什么些什么,应收尽收

将你能够想到的所有的未尽事宜统统罗列出来,集中放置。这一步是清空大脑,因为大脑是用来思考的,不是用来记事的。

第二步:整理

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整理:按照是否可执行来进行区分整理、清空收件箱。

分为可执行和不可执行,可执行中又分为能否2分钟内完成,能则立即行动,不能将与不可执行事项一同进入第3步“组织”。

第三步:组织

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组织:主要是对【不可执行项】与【无法2分钟完成项】的事项进行组织。

【不可执行项】

  • 【参考资料】-归档资料
  • 【备忘录】-将来可能需要处理事项或待孵化项目
  • 【垃圾】-无用的直接删除

【无法2分钟完成项】

  • 【等待事项】-你自己无法完成,需要委派给他人
  • 【下一步行动】、【当前项目】-你自己能完成,但不能立刻完成

第四步:回顾

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回顾:要求定期进行检查回顾。

定期检查你的 “下一步行动、等待事项、将来可能、当前项目”,对任务事项进行调整、更新,确保GTD系统的运作顺畅。

回顾“归档资料”,用现在的思维回过去看过去的事项,对已完成项目温故知新。

第五步:行动

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注意:一次只做一件事!

行动:根据时间的多少,精力状态以及重要性来选择清单上的事项开始行动。主要聚焦于【下一步行动】和【当前项目】。

  • 【下一步行动】一般为单条事项,包含了事项的“时间、地点、人物、事件”。比如:2021年2月28日和朋友去看电影XXX。
  • 【当前项目】则是以项目核心为主题,延伸出的N个行动。比如“瘦身”,这是无法一步到位的,将这作为项目中心,需分解细化出如:每天无氧运动30分钟,有氧运动30分钟,拉伸15分钟。每天早/中/晚摄入食物量等具体行动。

02 为什么用GTD?

在用这个流程前,我也用过其他方法,比如直接制定计划,列清单,用日历标注,但有时会感觉更加混乱了,直到遇到GTD,才发现我想要的是什么。

有句话就可以很好的概括——“复杂的事情简单化,简单的事情流程化。”

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GTD详细流程图——图片来自网络

03 我是怎么运用GTD?

所谓“工欲善其事,必先利其器”,在运用GTD流程时我用到了一些工具。

1.纸 笔:是最基本、最简单的物品,在第1步“收集”时,用A4纸书写所有的未尽事宜、想法、灵感等。

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“收集”阶段,用于辅助清空大脑的【引子清单】

2.印象笔记:以上的GTD流程,我基本都可以在印象笔记中完成。

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印象笔记三层级:笔记本 笔记 标签

3.滴答清单:替代了手机自带日历,看中全平台,简单方便。同类型替代软件:时光序

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滴答清单界面

4.番茄TODO:番工作25分钟算一个番茄时间,休息5分钟,每4个番茄时间后,休息时间相应增加到15分钟,形成循环的工作周期。推荐小伙伴看《番茄工作法图解》,这里就不展开分享了。

里面提到的番茄时钟,这两年此类型的软件多不胜数,比如爱今天、时间块、布谷番茄等等。我用的是番茄TODO。

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番茄todo界面

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(一)收集过程:

1.需要留出一个整块的无干扰时间。

2.过程中仅做收集,不要进行分类整理。

3.移出的事项不得再放回收件箱。

(二)整理过程:

两分钟完成不一定就是2分钟,当下举手之劳的事项都可以列入。

(三)组织过程:

1.参考资料,相当于归档资料,内容不仅仅是你自己完成项目最终归处,也有你收集到的文章,音频,视频等信息,只要你觉得它有留存的必要,就归入这里。

2.备忘录,这个我更喜欢叫“将来可能”,这对我来说相当于一个“愿望清单”,我想做但目前无法做的,突然冒出的想法都在这里了。

3.垃圾,这个没什么说的,直接删除,有的小伙伴不舍得删东西,喜欢囤积,但“少即是多”,对自己无用的尽量删除。

(四)回顾过程:

1.检查时,“下一步行动、等待事项、将来可能”这几项其实要不了多久,基本都是一扫而过的,起到提示作用。“当前项目”就需要重点检查了,它是你当下研究的主题,检查是项目推进过程中的重要一环,这涉及到【PDCA F】的内容,大家可以自行百度。

2.回顾“归档资料”,最终归档的内容一定是“对未来有用的”

记忆过去是为了改变未来,当你用未来的眼光改变现在的记忆,未来才会改变成你想要的样子。

《笔记思考术》黄钟毅

(五)行动过程:

1.最终行动的事项是需要分解的,算是最小行动单位,基本是你不用再考虑怎么做,为什么做,是你只要在那个时间地点去做就行。

2.尽量一次只做一件事,不要频繁切换任务。

3.关联性强的任务可以集中时间来做。

以上就是我运用GTD流程的分享,谢谢大家!

《搞定Ⅰ:无压工作的艺术》([美] 戴维·艾伦(David Allen) 著;张静 译)【简介_书评_在线阅读】 – 当当图书

《搞定Ⅰ 无压工作的艺术 中信出版社》([美]戴维·艾伦(David Allen))【摘要 书评 试读】- 京东图书

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