你印象中的会议是什么样的？
只知道开始的时间，却不知道结束时间。
浪费了不少时间却没有什么结果。
在繁忙的时候被会议占用了宝贵的时间。
应该做决定的时候，实际上却什么都没定下来。
都是一些用邮件就能解决的报告事项。
肯定有很多人认为这样的会议根本没必要定期召开吧。
如果员工们的这种情绪爆发出来，那么一定会引发很大的问题。
不过一般来说，在这种不满情绪爆发出来之前，总会有人提出“会议就是这样的”或者“每周开会很正常”之类的言论来使大家的心情平静下来，结果会议还是照常进行。
不知不觉地，会议变成了一种形式，毫无价值的会议成为大家“工作”的一部分，每个人对会议的感觉都变得麻木了。
使会议有意义的3个要素
会议的主持人应该清楚自己主持的会议属于哪一种，并且在会议前和会议中，时刻明确会议的“目的”与“目标状态”。
为了使会议变得有意义，需要让会议的参加者都进行事前准备。主持人应该在会议开始前对参加者说明以下内容。
1.会议目的。
2.目标状态（会议想要实现的目标，想要实现的状态）。
3.参加会议的原因。
任何会议都一样。
如果参加者中有很多老员工，那么只要说明目的和目标状态即可。但对新员工和一起共事时间不长的参加者，应该说明要求其参加会议的原因。
开会之前大致地说明期待的目标，可以提高参加者的积极性。
如果在会议开始之后还没有一个明确的会议目标，甚至需要向参加者询问目标状态，那么这样的会议就是失败的。
会议正式开始后，主持人要保证会议的目的性不要出现偏离。如果所有参加者都能够时刻明确会议的目的还好，但有时会出现参加者过于激动导致会议偏离本来目的的情况，以至于会议最终没有取得任何成果。
要想解决这个问题，方法也很简单，那就是在会议室的白板上明确地写下会议的目的和目标状态。措辞尽量简洁。
【例】
目的：关于××问题的解决
目标状态：××问题的解决办法，以及由谁在什么期限内完成。
有时候就连会议的主持人也会过于激动，所以应该时刻确认会议的话题是否偏离了目的，并且保证参加者的讨论也在正确的方向上。
一旦发现讨论偏离了目的，可以让大家看白板，然后询问“这次会议的目的是什么”。这样就可以将参加者的意识拉回到正确的“目的”上来。
对会议的贡献有许多种形式
会议的主持人在对参加者，特别是年轻的参加者进行评价时，不应只看他们对会议讨论的贡献度，而应该观察他们对会议的顺利进行和调动气氛是否有所贡献。
收拾垃圾、擦桌子、擦白板，这些细节都对会议有很大的帮助。一个干净的会场有助于大家更好地进行讨论。特别是有外人参加的时候，更不能让无谓的因素影响会议的进行。
事先准备好茶水，提前5到10分钟进入会议室检查用品，这些行为都间接地对会议的顺利进行做出了贡献。
如果一个参加者“思考自己能做什么，并且认真准备”，那么就算他没有对会议做出直接的贡献，我也会对其给予很高的评价。
因为这样的人总有一天会随着自身能力的不断提高，而最终做出巨大的贡献。能够为提升团队的整体表现做出贡献的人，理应得到肯定。
总结
一个好的会议，离不开主持人与参加者双方的努力。
本文参考：麦肯锡精英的39个工作习惯
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