会议室管理的 5 个有效技巧
目录
- 会议室管理怎么样？它们仍然很重要吗？
- 提示 1：坚持使用集中式会议室管理软件
- 提示 2：创建特定用途和容量的会议室布局
- 提示 3：为会议室命名以便于定位
- 提示 4：遵循严格的房间消毒时间表
- 技巧 5：为每个团队分配房间
7.结束
会议室管理！您需要的唯一解决方案！
从本质上讲，会议可以提高生产力和效率。围坐在一张桌子旁，自由发挥想法，辩论，争论，只为共同目标获得建设性的解决方案是有意义的。会议是企业运营不可或缺的一部分。
随着大流行的爆发，会议的数量增加了 12.9%。此外，随着远程工作的引入，会议的重要性比以往任何时候都重要。此外，会议室管理已成为一件复杂的事情。
会议室管理呢？它们仍然很重要吗？
但这引发了一个典型的问题——会议室呢？混合工作环境基本上允许一部分人在首选日期访问办公室，而其他人则可以远程工作。那么，我们还需要会议室吗？答案是肯定的，一些趋势向我们表明，如果有重要的会议要参加，大多数员工更愿意在现场。由于我们大多数人在会议上花费大量时间，无论是面对面的还是虚拟的，我们的会议室仍然是必不可少的。
然而，在会议室管理方面，许多组织都面临着挑战。一些最常见的问题包括：
- 寻找合适的会议室
- 尽管已预约，但会议室空无一人
- 缺乏关于使用和消毒的见解
- 复杂而漫长的预约过程
与混合工作场所中的任何其他设施一样，会议室也需要适当的管理。为确保会议室按预期使用，我们总结了一份您可能会发现有用的提示列表。
提示 1：坚持使用集中式会议室管理软件
混合工作场所必须配备有效的会议室管理软件。尽管信息化工作模式提高了灵活性，但会议室仍然需要以适当的结构进行管理。适当的会议室预约系统可让您实时预约和维护会议室。
- 一款会议室管理软件应具备以下功能：
- 它应该生成报告和实时工作场所分析
- 它应该确保无接触预约
- 它应该允许特定目的和容量的预约
- 它应该为您提供预约便利设施的能力
如果您想管理您的会议室，您需要使预约流程统一且简单明了。John 提交会议室预约请求并收到确认电子邮件。当 Mark 查看可用的会议室时，他看到了 John 的需求并预约了另一个房间。约翰和马克在不同的房间参加各自的会议，而不必四处奔波。这是您应该追求的管理方式。
提示 2：创建特定用途和容量的会议室布局
到目前为止，我们一直专注于根据外观创建会议室空间。没有特别的目的会议室。然而，当我们重新审视混合工作场所中的会议室基础设施时，目标是创建支持特定目的并具有明确容量的布局。
例如，12 英尺 x 12 英尺的会议室非常适合四五个人参加会议。在那个空间里太多或太少意味着你在浪费办公区域。您的目标应该是创建具有使用率的空间。此外，每个会议室都被分配了一个特定的用途。允许一对一协作或支持大型会议的会议室已定义目标和容量。
如您所知，特定用途的会议室易于管理，它们的使用。如果 John 与 Jude 合作并预约了一个 10 人营销团队可以使用的会议室，那就太浪费空间了。相反，在预约会议室时，John 可以从两个允许一对一协作的区域中进行选择。您节省了空间，达到了最终目的，并且您可以管理您的会议室而不必失去理智。
提示 3：为您的会议室命名以便于定位
为您的会议室提供唯一的名称可以确保设施经理和员工都能快速熟悉它们。这是会议室管理的最简单方法之一。因此，如果会议室108下午一个小时不可用，您可以选择会议室106。
此外，名称作为确认点。预约期间的详细信息清楚地表明，特定会议室由谁使用、使用了多长时间以及会议的性质。当马克检查会议室预约系统时，他发现约翰接下来的一个小时都不舒服。马克预约了另一个房间，并且不会打断重要的计划会议。
提示 4：遵循严格的会议室消毒时间表
这一点对您来说可能是多余的；尽管如此，我们还是需要将清洁计划的需求带回家，同时考虑到所有的健康和安全问题。当会议室一天使用多次时，您需要确保它对每个人来说都是干净和安全的。消毒策略应该是您的首要任务。
每次使用后，您应该使用消毒剂对会议室进行消毒。彻底清洁高接触表面。您可以使用会议室预约系统来跟踪使用情况，进一步确保您的消毒策略完美无缺。它还可以让您更好地分配清洁人员。要在会议室管理中保持领先，您需要考虑消毒计划并获得成功。
提示 5：为每个团队分配房间
几乎所有组织都有几个核心业务部门。这意味着空间是一种热门商品。此外，随着旨在减少办公区域的混合工作场所的引入，会议室可能成为不同部门可能声称的私有领域。这会使会议室管理成为您的噩梦。
为了避免这种情况，通常最好进行干预并将空间分配给不同的团队。营销、销售、工程和会计部门都可以获得只有他们可以使用的会议空间。或者，您可以将非必要的会议空间与重要的会议空间分开。
这让我们回到了第二点——特定用途的会议室。每个团队都委派了一个特定的会议区域，因此有适当的问责制。地域思维可以防止工作场所的摩擦。老实说，管理变得更容易了。
总结
如果做得不好，会议室管理可能是一项任务。随着会议室在混合工作场所中的重要性增加，管理会议室的需求变得至关重要。使用合适的会议室管理软件（如GOODEEY）供您使用，该过程变得更易于管理。。
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