内审干货——合同台账管理审计,事项虽小但也值得注意

#头条创作挑战赛#

ID:内审师修行与实战

实际业务中的问题

你能相信:一家老企业,从来没有做过合同台账吗?

不审计不知道,以为集团下属所有公司都是统一的合同台账模板,因为集团财务是集权式,大多的合同台账也都是财务部门在设计和使用。

但审计过程中发现,真的就有公司没有设置合同台账,甚至合同清单都没有,更不完整。

比如,一家商业公司和建筑公司下属的一家子公司,都是十多年的老企业,但是从来没有做过合同台账,甚至不知道有这东西。

如果不是在进行其他审计时,需要合同台账信息,还真不知道他们压根儿没做过台账。

再加上,各公司台账模板不一样,不是缺这儿就是少那儿。

于是一咬牙,就拟定了一份专项审计计划:合同台账管理审计。

事实上,大多公司对于合同台账,并没有严格和明确的制度要求,也没有规范统一的模板,都是各公司财务或专业口自己做的。

所以,审计依据不多,可参照的标准也不甚明确。

但是,为了规范业务,提升效率,改善管理,还是做了审计立项。

出干货吧!

内审干货——合同台账管理审计,事项虽小但也值得注意

问题1:没有设立台账

没有台账就没有日常的合同关键信息维护,就缺少合同执行节点管控力度(财务和业务部门),更不利于合同付款审核,和不利于信息共享。

可能很多人说:我们已经上了成本和收入系统,不需要单独建立手工台账了。

我们要明确一点儿,业务系统的合同内容是基本业务需求的,系统内的数据不利于及时使用,再说,系统内数据的查看更为复杂,也需要更多的权限设置。

总之,不能因为业务系统内有合同信息就放弃设置合同台账,除非你有专门的合同台账软件。

问题2:把“台账”与“清单”弄混淆

明明是《合同台账》,硬生生地做成了《档案清单》,非指着清单称之为“台账”。

我们要先明确什么是台账?

台账是一套流水账,是需要及时更新和登记的,作为合同台账,并不是把合同名称一写就完事儿了。

它必须包括各节点的付款信息,支付一次,或开一次票就要登记一次。

台账的价值是信息的及时共享,在有部门和人员咨询时,能够及时提供他们所需要的信息。

虽然我们不要求把所有信息都弄进台账里,但最基本的信息必须要有。

比如:日期、名称、主体、编号、金额、付款时间节点、实付金额和支付方式、保证金、履约保证金、备注等。

而不是,只记录个合同名称就完事了,那只能算档案清单,而不是台账。

内审干货——合同台账管理审计,事项虽小但也值得注意

问题3:合同名称千篇一律

最讨厌一些人在登记合同台账时,把合同名称登记成一模一样,比如:采购合同、招商合同、广告合同。

你去查合同时,根本分不清哪个是哪个儿。

他们会说:“你可以看乙方名称啊!”

关键他妈的合同台账内的乙方,不是合同主体中的乙方,而是一个自然人名字。

因为习惯上,他们平时都用乙方老板或对接人的名称来登记乙方。

问题4:不含税点

在营改增之前,是不要求这一点儿的,但营改增之后就不一样了。

合同台账内,你总得分清是专项发票、普通发票,税点是1%,3%,6%,9%,11%或13%吧,总不能让人再去查发票才知道是税率多少吧?

问题5:不含合同的收付款节点儿

如果是成本类的合同台账,其实可以不登记应付款的节点,因为好多是按实际进度来支付的,但是各节点的标准要在台账内显示,实际支付的节点一定要包括时间、金额和方式;

如果是收入类的台账,尤其是租金收取,首付分期款的收取,这些必须设计各个应收节点和实收节点,并且要计算出逾期违约金。

问题6:质保金和履约保证金

这些都属于合同的经济条款,最好都纳入到合同台账中,有利于审核各项收支。

问题7:应区别开票金额,和实际收支金额

很多时候,并不是开了多少发票,就一定会收支多少钱,好多是要挂应收应付款的。

所以,台账内最好区分开票据金额和实际金额。

内审干货——合同台账管理审计,事项虽小但也值得注意

问题8:合同台账模板

我们审计之后,要求集团统一合同台账模板,说实话,由于集团名下业务类型差异较大,有地产开发公司、建筑公司、商业公司、劳务公司、教育公司、农林公司、广告公司、服务商留公司、制造加工厂等。

跨行业,跨业务过于明显,所以,也不合适只出具一套合同台账模板。

合同台账模板的最大用户,是财务部门。

最终,只得让不同领域的财务人员,根据各自业务需要,设计自己的台账。

于是,出现了这么一种情况:

要么是台账信息量过大,做一个总表,后面链接各个分表(有人觉得这样的好用,而事实上,大多数人觉得不好用)。

要么只做一张台账表,所有信息都填列在里面。

因为关键信息都有,我们也不好要求他们必须保持一致。

但是,我们需要提出一个台账设计原则:关键信息必须有,要尽量简单易用,可共享,可理解。

内审干货——合同台账管理审计,事项虽小但也值得注意

问题9:手工登记错误

手工台账,总是避免不了手工登记错误,包括名称、金额、各节点数据等等。

这需要我们抽取一部分合同查看具体的合同信息,以及付款信息。

当然也有其他的一些问题,就不细说了。

结语

虽然合同管理台账很有用,但并不是所有人都觉得它有用,甚至有人觉得它是累赘。

小编不认为不做合同台账就是错误的,也不认为台账做得非常详细就是好的。

仍旧是:与公司规模和业务需求相匹配为佳。

请多多关注转发!

#内部控制##内审#

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