问你个问题,项目进度怎样控制才有效?(项目进度如何控制)

早上好,我是老原。

有多少项目经理,每天都被项目进度搞得焦头烂额。

对于项目经理们来说,最可怕的事情莫过于项目虽然还在,但时间却没了……

试问谁不想把项目和进度都牢牢握在手里,享受运筹帷幄的感觉,但事实总是不尽如人意。

项目进度管理包含两个很重要的部分,一是项目计划,二是项目进度控制。

一、怎么做进度管理

关于进度管理的方法和实操,我之前也给大家分享给过很多,今天就给大家再总结归纳一下。

01 基于OKR明确里程碑节点

项目开始进行,需要在整个项目周期中埋好几个点,目的是用于在效果与实际的监测。

项目经理根据项目情况设置好阶段性的工作,每个阶段的工作属于项目里的一个小项目,到了阶段性的节点时,进行及时的检查,可以查看项目是否在正常的轨道上进行。

设置里程碑主要有两个好处:

一是及时的进行进度监控与纠偏;

另一个,是每个里程碑的完成可以让团队的小伙伴始终保持专注,并在阶段性的完成中获得正向的反馈,可以保持积极性。

问你个问题,项目进度怎样控制才有效?(项目进度如何控制)

不要不当回事,项目或者任务一接到手就开始做,边做边发现问题再补救问题,这样只能陷入十分被动的局面。

用好WBS工作,把任务进行量化再量化(步骤化、碎片化),明确每一个里程碑节点。

做好这一部分,后期的推进中你一定会轻松很多。预估没做好,无疑亲手给未来的自己挖坑。

02 可视化任务进程

我们PM人最讲究的是:用数据说话,而数据可视化是一种最直观的沟通方式。

(1)燃尽图

通俗来说就是:它所展现和表达的是剩余工作量与剩余时间的关系,主要用于提醒项目中的人员“项目进度”和“要完成任务”的情况。

问你个问题,项目进度怎样控制才有效?(项目进度如何控制)

总共四条线,三条直线,一条曲线就能清晰的表示,用好它,可以及时发现问题,做出对策。

一条横轴,表示天数;

一条纵轴,表示剩余工作;

一条虚线,代表计划剩余工作直线;

最后一条根据实际工作的影响而上下浮动的曲线。

根据实际【曲线】与计划【直线】的对比偏差,可以直观的看出项目进展是提前?滞后?稳步推进?偏离方向?还是已经彻底来不及了……

(2)甘特图

问你个问题,项目进度怎样控制才有效?(项目进度如何控制)

对于甘特图相信都不陌生,妥妥的规划神器,只要你的工作涉及时间进展,那么你一定离不开它。

一个横轴表示时间、纵轴表示项目,就可以对整体的项目进展进行监控。

至于哪个绘制工具好用,老原就不在这里赘述了,大家感兴趣可以看我的其他文章,专门有讲过一期。

计划永远赶不上变化,不论事先的规划和准备多精细,永远比不上需求变更,进度“迟到”,突发情况一系列的冲击。

二、有效控制项目进度的4个关键点

01 计划控制

我的老粉都知道,我可以算是计划狂魔一个。

计划是行动的指导,是行动成功的关键所在。

当然,能100%按照计划执行,是每一个项目经理的理想,但实际情况终究是残酷的,项目往往受各种各样的干扰,计划也在不断的发生变化。

项目经理要实现对计划的控制,落脚点在监督各分项计划的实施。

问你个问题,项目进度怎样控制才有效?(项目进度如何控制)

(1)分项计划的策划

一个项目往往会涉及多个干系人,每个干系人承担的职责也不一样;项目持续时间较长,每个时间段各干系人工作内容自然也有区别。

因此项目通常通过多级计划来管理,到分项实施计划时,一般会通过滚动计划、渐进明细、迭代开发等方式展开。

项目经理会周期性的进行任务分工,这个周期视项目情况而定,有的以周为单位,也有以月为单位的。

项目经理在进行任务分工时,必须明确工作的阶段性目标,这个目标以项目基准计划为依据,以阶段性交付物为导向,并且明确各分项关键点。

(2)分项计划的制定

各分项负责人在滚动制定分项计划时,必须执行项目经理的阶段性目标要求,同时将工作细化到分项的可测量的交付物,形成一份具有操作性的计划。

计划可以不限固定形式,根据各部门业务工作流程即可。

(3)分项计划检查

检查交付物:项目经理定期检查各分项负责人交付物的完成情况,必要时,检查其分项计划及执行情况。

检查关键路径工作:关注关键路径上的事项是否按照计划进行,它关系到项目是否如期完成。

检查关键人物工作:对于任务较重、能力较弱、执行力较差的人物,他们的工作可加大检查频次,对其协助、指导、督促,避免到期任务完不成的风险。

对标基准计划:项目经理汇总分项计划完成情况后,与基准计划对标,评估项目绩效,并与项目组成员共同制定计划纠偏的措施。

问你个问题,项目进度怎样控制才有效?(项目进度如何控制)

(4)计划更新

达成共识的更新计划要及时发布,发送给项目组的成员,同时发送给有掌控项目进度需求的人员。

必要时,发送给能够有效监督或者协助项目成员完成任务的干系人。

02 资源控制

项目不能如期完成,有很大一部分是由于资源问题,采购资源未到位、人力资源不足、生产资源冲突等,再完美的计划,没有资源落地,都是空谈。

因此项目经理在项目执行过程中,需要关注各部分的资源负荷情况。

掌握各部分资源负荷情况后,才能展开资源协调,进行资源平衡的基本原则是“向关键路径要时间,向非关键路径要资源”。

争取资源是一个博弈的过程,向职能部门要人,向生产单位要产线资源等,没有资源不能成为项目进度延后的理由。

问你个问题,项目进度怎样控制才有效?(项目进度如何控制)

03 风险控制

制定一套项目风险防范的体系,包含:风险识别、风险确认、风险应对等方面的完整内容。这部分工作一般来讲,会由公司级项目管理体系来进行定义和规范。

在项目启动初期,要充分识别影响项目进度的风险,在项目执行过程中,不断的对风险进行监控和更新,及时采取风险应对措施。强调各分项负责人要主动识别与汇报,预防为主,避免在风险发生时再处理。

04 建立良好的项目干系人之间的沟通管理制度

沟通是掌握各方信息,进行项目决策和项目协调的基础。实现有效进度控制对于沟通的要求,主要强调以下几点:

及时与立项部门和项目客户进行沟通,了解其对于项目的期望与特殊要求,以保证项目的各项工作都是在项目范围内开展,范围发生变化时,项目计划及时作出相应调整,项目的进度满足各方需求。

明确各方的沟通需求,使得各干系人及时得到相应的信息,例如:项目例会制度,分项计划汇报的制度,项目进度汇报的制度,项目组信息交流的平台等。

一定要强调主动沟通,提早准备好配合的工作,免得影响项目的进展。

充分发挥项目组成员的作用,使之参与到问题解决当中来,如项目偏差的处理,风险的预防等。

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我是老原,欢迎关注我的公众号【项目经理老原】,每天都会有项目管理案例干货分享。

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