第十四条 应当归档的材料，按照国家有关规定定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得拒绝归档或者据为己有。
国家规定不得归档的材料，禁止擅自归档。
这个条款在《档案法》历次修改过程中，基本上没有变动，属于一个长期需要贯彻执行的工作规定。我只所以要谈论这个条款，主要是因为在实际工作中，有很多人会不经意间触犯这个条款，把工作中形成的档案资料据为己有或拒绝归档。
日常工作中，一提到“档案”这个词，大家脑海中闪现的都是红头文件，误认为只有盖了公章的文件才是档案。哪些材料是我们需要归档的呢？新修订《档案法》新增的第十三条对此做了明确规定，机关、团体、企事业单位和其他组织直接形成的对国家和社会具有保存价值的五大类材料应当纳入归档范围。各单位、各部门要根据条款的具体要求，将应归档的材料全部纳入本单位、本部门的归档范围，做到应归尽归。
据我多年的了解掌握，大家在日常工作中，最容易据为己有或拒绝归档的材料有以下几类：
第一类是非红头的纸质文件，大家误以为这类材料不属于归档范围。如：本机关形成的领导讲话、汇报材料、典型交流材料，工资审批表、个人年度考核表、统计报表、表彰奖励审批表，介绍信及介绍存根，会议记录，预、决算报告，合同文件，设施设备的招投标文件以及党建、创建、综治等中心工作形成的材料等等；
第二类是声像档案。这类材料重要且利用频繁，也是大多数单位最容易被忽视或据为己有的材料。出现这种情况的原因主要有3个：一是单位综合档案管理人员没有及时提醒或收集，拍摄人员误认为拍过、用过之后就是工作完毕。二是拍摄人员精力顾不过来或不知道如何整理，导致数量积压太多，无从入手；三是部分拍摄人员误认为这是自己的作品，属于个人所有。
新修订《档案法》第二条明确规定：“本法所称档案，是指过去和现在的机关、团体、企业事业单位和其他组织以及个人从事经济、政治、文化、社会、生态文明、军事、外事、科技等方面活动直接形成的对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录”。所以说，公务活动中形成的各种历史记录都归国家所有。
我们如何防止以上材料被据为己有或拒绝归档呢？其实很简单，我给大家介绍以下4个套路：
首先是要解决有人管的问题，即确定专人，明确职责。实际上，我们这两年一直推广的“1 N”工作责任制就很管用，即在明确一名档案工作分管领导、一个责任科室、一名综合档案管理人员的基础上，按照“谁产生谁负责”的原则，各内设机构至少明确一名兼职档案人员。要让档案管理的责任覆盖到档案产生的机构、产生的领域，把单位所有人都调动起来，参与到这项工作中。
其次是解决管什么的问题，即完善管理制度，明确归档范围。要想确保档案的齐全、完整，一定要从源头抓起。各单位要结合本单位实际，制订一个涵盖档案的收集范围、内容、标准和移交时限等内容的档案管理制度，要将实物、照片、录音、录像、会计、电子文件、业务资料及数据、单位网站、新媒体等各门类各载体都纳入其中。这个管理办法一定要符合单位实际、简单明了、具有可操作性，让单位工作人员一看就明白哪些是需要归档移交的，什么时候移交，怎么移交，否则只是一纸空文。
第三是要解决如何管的问题，即开具档案清单，及时提醒跟进。每年年初，单位综合档案管理人员要根据各科室的工作职责，将单位档案收集范围的所有材料以清单的形式分解到各科室，并明确移交期限，要重点强调容易忽视的非纸质载体和业务、党建、创建、综治平安建设、脱贫攻坚等档案。各单位综合档案管理人员要不定期提醒、督促、指导各内设机构兼职档案员做好日常收集整理工作，把平常可完成的装订、盖章、编页码、打目录等事项在文件办理完毕就同时完成，到“归档月”集中统一归档时只用做小的调整和完善。对于内设机构多、档案数量大的单位，可以采取季度或半年移交整理一次，既有效防止材料丢失，也能缓解一次性归档的工作压力。档案少的单位，可以半年提醒或检查一次。各单位综合档案管理人员平时还要多关注单位工作动态，遇到重大活动或重大事件等节点，要及时向相关工作人员收集有关档案资料。
第四是解决怎么管好的问题，即加强宣传培训，纳入考核监督机制。各单位要针对综合档案管理人员及内设机构兼职档案员更换频繁的问题，每年至少开展一次不同形式的档案法及档案整理相关要求的宣传培训活动，强化干部职工的档案意识，提升档案收集整理水平。要将档案的收集整理工作纳入对单位内设机构及相关工作人员的考核内容，并落到实处。
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