“律所的竞争其实就是管理的竞争,要想将律所的文化或历史沉淀与发展的规模相匹配,就要在管理上下功夫。”在惟胜道,这是备受大家所熟知的一句话。惟胜道所内在职人员不到 40 人,但是其 2021 年度平均诉讼争议解决专项标的总额达200 亿,年均诉讼与仲裁争议案件标的总额达 100 亿元。惟胜道能够创造出如此理想的“成绩单”,与他们所使用的Alpha智能管理系统息息相关。
惟胜道的相关负责人认为,好的律师不一定擅长做管理,所以律所需要合适的管理人员愿意付出精力和热心来专门管理律所。传统律所的体制难免制约律所的管理,只有公司制的管理体制将惟胜道各个部门凝聚成利益共同体。具体来说,惟胜道采用计点制分配利润,每年都要对律所的合伙人进行相应的绩效的考核。由此,惟胜道能够将合伙人牢牢地捆在一起,企业内部的凝聚力非常强。
不过,在过去的很长一段时间,惟胜道在管理上遇到了一系列新的难题。作为一家公司制律所,其分工的问题一直难以解决。“我们不是散兵游勇各行其事的,各个律师都要服从律所和部门统一的任务安排和调配,案件信息、案件材料以及法律观点技术也要实现共享,但是传统的模式很难达到这样的效果。”惟胜道的相关负责人说。
机缘巧合下,惟胜道接触到了Alpha系统。目前,全所的律师都在使用这一系统。
在业务管理上,惟胜道制定了自己的模板库。比如法律顾问服务的模板库,其包含有顾问管理、合同审查、法律意见书、专项纠纷处理、现场服务培训等分类。律所还会结合法院诉讼流程和所内诉讼管理来制作商事诉讼流程模板。
据悉,业务秘书会将这些项目模板导入Alpha系统,并且将业务的分工在系统中进行分配,具体到各个项目的各个详细任务之中。同时,通过设置具体的负责人、任务节点、任务的反馈期限将每一项任务再具体到每个责任人,系统可以将其同步到日历当中形成律师自己的日程安排。Alpha系统的一大优势就在于,最大程度发挥秘书的协助作用提升管理质效,律师也不再依赖于个人的记忆力去做业务管理。
在团队协作方面,Alpha系统也发挥了巨大的作用。不仅每个项目需要由多人协作完成,而且事务所的管理也需要大家协同达成。初始,惟胜道的员工们在微信上沟通,难免会出现信息遗忘或者没有及时反馈的问题。同时,团队的其他成员对沟通内容也存在壁垒,难以信息共享。如何整合律所和团队的工作,这是一大管理难题。而采用了Alpha系统之后,团队成员可以通过系统进行实时协作、互通有无,打破信息壁垒。管理人员还可以实时角度项目进程,督促相应负责人员,做到了及时整合、监管项目任务,最大程度降低交流成本与出错率。
作为一家有历史、有文化、受人尊敬的商事诉讼专业化律所,惟胜道目前还在探索Alpha系统的更多应用,让其成为律所管理提质增效的“助推器”。
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