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一、规划采购业务内部控制流程

1.采购计划编制流程

2.采购预算管理流程

3.供应商选择控制流程

4.采购询价比价流程

5.采购谈判管理流程

6.采购合同管理流程

7.采购交期管控流程

8.采购质量控制流程

9.采购验收管理流程

10.采购结算管理流程

二、制定采购业务内部控制制度

1.采购预算管理制

采购预算是采购业务的起始环节，因涉及对采购用款的规划。为使采购预算编制合理、符合实际，且与生产经营计划相协调，中小企业一般由生产、销售等需求部门提出物资需求计划，由采购部结合库存物资平衡计算、统筹规划。

为制定合理、可行的采购预算并严格进行控制，中小企业须制定采购预算的管理制度，具体示例如下。

制度名称：采购预算管理制度

第1章 总则

第1条 目的

为加强对公司采购预算的管理，有效控制采购成本，特制定本制度。

第2条 适用范围

本制度适用于公司采购预算管理工作。

第3条 职责划分

1．公司总经理负责采购预算的审批。

2．采购部负责根据采购计划编制采购预算，并严格执行。

3．财务部协助采购部制定采购预算，整合公司整体预算，并监督采购预算的执行情况。

第2章 采购预算的编制

第4条 采购预算编制原则

1．实事求是原则。

2．留有余地原则。

3．比质比价原则。

第4条 采购预算编制目标

1．编制合理，可使采购部进行采购时按预算进行，控制采购费用的支出，节省成本。

2．方便财务部门据此筹措和安排采购所需的资金，保证资金支付的准确性与及时性。

第5条 采购预算影响因素

在编制采购预算时，采购部应充分考虑以下7种影响采购预算的因素，具体如下图所示。

第6条 采购预算编制依据

1．生产经营所需的物资数量。

2．预计的物资期末库存量。

3．本期计划末结转库存量。结转库存量由仓储部和采购部根据各种物资的安全库存量和提前采购期进行确认。

4．物资计划价格。物资计划价格由采购部根据物资的当前价格，结合可能影响物资价格变化的因素进行确定。

第7条 采购预算编制方法

采购部须根据物资采购的具体内容，选择合适的采购预算方法，如固定预算、弹性预算、滚动预算、增量预算、零基预算和定期预算等，具体如下表所示。

第8条 编制采购预算

1．采购部应采用目标数据与历史数据相结合的方法确定预算数，并据此编制采购预算草案，报财务部审核。

2．采购部应与财务部进行协商，在充分考虑到公司的现实状况、市场状况和公司预算整体的基础上，综合平衡采购预算草案。

3．采购部应根据平衡过的采购计划草案编制正式的采购预算，并报总经理审批。

4．在编制采购预算的过程中，采购部必须对预算留有适当的余量，以应付可能出现的紧急采购情况。

第3章 采购预算的执行与调整

第9条 采购预算的执行

1．经核定的分期采购预算，当期未动用的，不得保留；如确有需要，下期补办相关手续。

2．未列入预算的紧急采购，由使用部门领用后，补办追加相关手续。

3．采购预算由使用部门严格执行，其他部门予以监督。

第10条 预算外采购

预算外采购行为必须经采购部经理、总经理逐级审批后方可执行，否则必须按采购预算相关内容办理采购。

第11条 采购预算调整前提

遇有下列情况之一者，采购预算需要进行调整。

1．公司经营方向发生变更。

2．受重大自然灾害的影响。

3．公司内部重大政策调整。

4．外界发生重大事件，如政治经济事件、宏观政策的调整等。

5．市场经济形势发生重大变化，导致公司经营目标需要调整。

第12条 采购预算调整程序

采购预算的调整审批程序须与编制审批程序保持一致，不得更改。

第4章 附则

第13条 本制度由采购部负责解释和修改。

第14条 本制度自公布之日起执行。

2.供应商管理制度

供应商即采购渠道成员，中小企业对供应商的选择直接影响采购的价格与物资的质量。若供应商选择不当可能导致采购物资质量不达标、采购费用偏高等问题，从而引致相关经营风险。

所以，为合理选择采购供应商，保证采购价格合理性、物资质量可靠性与供应及时性，保障生产、销售等活动顺利开展、减少相关风险，中小企业应制定采购供应商的管理制度，具体示例如下。

3.采购价格控制制度

采购价格直接决定了采购成本的高低，以最低的价格采购到质量最高的物资，也是中小企业开展采购内控的基本任务。

中小企业在确定采购价格时，主要存在着因采购定价方法不科学、价格审议不严谨等不合理现象，由此可能为企业带来资金损失。因此，企业应规范采购价格管理措施，制定相关的采购价格控制制度。

制度名称：采购价格控制制度

第1章 总则

第1条 目的

为尽量降低采购价格，控制采购成本，提高公司经济效益，特制定本制度。

第2条 适用范围

生产所需各项原料、辅料、设备、配件及办公物资的采购价格控制，除其他特殊形式或有特殊要求外，均依照本制度处理。

第3条 职责划分

1．采购部

（1）采购部经理负责指导、监督采购专员进行询价、比价、议价的实施，并对采购专员编制的采购申请报告等进行审核、审批。

（2）采购专员根据采购申请表，负责采购物资价格的估价、询价、比价、议价等相关工作，并制定采购报价单。

（3）负责收集有关供应价格信息，督促相关人员完善价格档案，更新相关重要物资的价格档案。

2．财务部

财务部经理授权相关财务人员调查了解市场状况和物资的采购价格情况，制定物资采购底价。

3．价格审议小组

价格审议小组主要由公司财务部、采购部、生产部、质量管理部等相关部门选派主管及以上级别人员组成，其主要工作职责如下。

（1）负责审议采购报价单价格，并最终确定采购价格。

（2）督促采购部积极进行采购价格询价、议价工作并对采购部议价工作进行考核。

（3）尽量降低采购价格，同时保证采购质量。

第4条 术语解释

本制度所指采购底价，是指公司采购物资时愿意支付的最高价格。

第2章 采购价格底价确定

第5条 采购底价确定依据

财务部门须依据采购预算制定采购价格的底价。

第6条 搜集确定底价所需资料

财务部制定采购底价时，需调查收集以下相关资料。

1．公司以往采购记录。

2．市场调查资料。

3．报载行情。

4．同业公会牌价。

5．著名公司的报价。

6．临时向有关工厂询价。

7．其他机构调查的采购价格。

第7条 采购底价计算

1．财务部根据合理的物资成本、人工成本及作业方法，计算物资的采购价格，其计算公式如下。

采购底价=总成本 采购对象的预期利润

总成本=采购需求量×采购价格 标准时间×（单位时间工资率 单位时间费用率）×（1 修正系数）

预期利润=单位时间费用率×预期利润

2．标准时间包括主要作业时间和准备时间，修正系数产生原因有为特急品而加班、赶工及试作等。

3．财务部操作时，若供应商无法接受底价时，财务部需根据各采购项目的资料，逐一检讨分析原因。原因合理的，则报财务部经理和主管副总审批后，修正采购项目底价。

4．财务部在利用公式计算的基础上，可综合利用成本加成法、市价法、投资报酬率法等方法进一步调整、确定。

第3章 询价及议价

第8条 成立价格审议小组

1．价格审议小组的负责人一般是采购主管副总。

2．小组秘书由主管副总选派非采购部门人员担任。

3．组员由各相关部门主管及以上级别的人员或其指定人员组成。

第9条 询价及议价流程

1．价格审议小组在确定采购底价的基础上，确定议价目标并传达采购部进行询价。

2．采购部制作报价单并向供应商分发，供应商填报后由采购部对报价单进行审查并进行报价分析。

3．采购部根据分析结果制定议价方案、确定议价议程，做好议价准备。

4．采购部与供应商接洽谈判，合理应用谈判技巧与供应商展开议价。

5．采购部根据议价达成的一致结果填写“请购单”报请价格审议小组进行审议。

第10条 报价分析方法

采购部对供应商报价进行分析可采用以下4种方法。

1．固定成本与变动成本分析法：根据采购数量预测单位采购价格，对价格的固定成本与可变成本进行分析，议价可从可变成本入手督促供应商降价。

2．数量折扣分析法：如进行大宗采购时，单位价格减少的比例小于少量采购时的减少比例，可由此找出议价空间。

3．组合报价分析法：企业对不同供应商提供的分项明细报价表进行同类项目的对比分析，就某一分项成本因素的合理性提出异议，达到降低供应商报价的目的。

4．变动报价分析法：分析比较各供应商之间产品竞争力的高低，适用于只能掌握采购产品中最大分项成本的情况。

第4章 采购价格审议

第11条 采购价格审议流程

1．采购专员根据询价、比价、议价结果编制采购报价单，经采购部经理签字后，提交财务部。采购报价单应包含采购物资名、规格、使用部门、数量、供货商报价、商定价格、供货商详细信息、交货周期等内容。

2．财务部根据采购部送达的采购报价单和采购底价，填制并复核“采购价格审议表”，连同“采购报价单”一并提交至价格小组进行审议。进行价格审议之前，价格审议小组须明确采购物资的相关信息，主要内容有以下5点。

（1）采购物资基本信息，如规格、用途、质量标准等。

（2）采购物资的安全库存。

（3）采购物资库存成本费用情况。

（4）采购物资的替代品情况。

（5）采购物资的底价及其他。

3．价格审议小组在了解采购物资的基础上，根据财务部提交的表格了解供应商情况，主要包括以下6部分。

（1）供应商实际报价。

（2）供应商产品质量及稳定性。

（3）供应商信用状况。

（4）供应商交货期。

（5）供应商优惠政策。

（6）供应商经营状况。

4．价格审议小组根据“采购报价单”和“采购价格审批表”，召开小组会议，讨论价格审议方法，并由此审议价格。

（1）审议通过的，审议秘书通知采购部办理采购。

（2）审议未通过的，审议秘书向采购部传达价格审议小组的意见和未通过原因，采购部根据结果，重新选择供应商议价，并努力改进采购工作。

5．价格审议小组成员会签审议表，小组秘书向采购部、财务部等相关部门传达审议结果。采购部门根据审议结果，办理采购或重新与供应商议价等。

第12条 价格审议注意事项

1．明确降低采购价格并不等同于降低采购成本。采购价格降低并不是完全意味着采购成本的降低，采购价格也并不是影响采购成本的唯一因素。审议小组同样应注意采购交期、采购周期、质量稳定性等影响采购成本的重要因素。

2．明确价格审议的目标。审议小组在保证采购质量和及时采购供应的基础上尽量降低采购价格，而并不是单单地审议采购单价。

3．价格审议过程中，价格审议小组需考虑采购报价日到审议价格日期间采购物资的价格波动情况和市场通货膨胀水平等市场因素的影响。

第5章 附则

第13条 本制度由采购部制定，并负责解释和修改。

第14条 本制度经总经理批准后自颁布之日起实施。

4.结算付款管理制度

结算付款是采购业务的最后一个环节，在供应商按时按质提供物资后，中小企业应对采购预算、合同、相关单据等审核无误后，按合同规定及时付款。在此环节中，该环节主要存在付款审核、付款金额把控不严、付款方式不恰当等问题，可能导致资金损失风险。

为此，中小企业应建立付款结算的管理制度对采购付款环节相关事项进行规范，以减少问题和风险的产生，具体如下所示。

三、设计采购业务内部控制记录和凭证

采购质量保证协议

采购付款结算清单

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