合同管理“六步走”(合同管理的六个标准化内容)

合同管理“六步走”(合同管理的六个标准化内容)

作物生长六个阶段

农作物正常的生长规律,必须要经过下种施肥、雨露滋润、开花结果、病虫防治、秋收果实、冬藏种子等六个阶段,而要顺利完成一个生长周期,丰收成果,就必须很好地把握每个阶段,顺势而为,趋利避害,才能更好地规避风险,顺利成长。

合同管理也是如此,要把握好合同管理各个环节的关键控制点,从流程层面确保工作规范,防范合同风险。

合同管理“六步走”(合同管理的六个标准化内容)

合同管理“六步走”

一、合同洽谈

主合同洽谈视情况由市场营销部门(项目营销经理)或法务/商务管理部门负责组织,重大项目的主合同洽谈应成立专门的“合同谈判小组”,小组成员应包括市场营销、工程技术、商务、法务等相关专业人员。

主合同谈判应进行“合同谈判策划”,对商务、工程技术、财务资金等各方面的风险分别提出底线目标、争取目标、策略目标。

二、合同草拟

应争取参与主合同起草权。当主合同文本由发包人提供时,法律事务部门应将其与国家、行业现行示范文本进行全面对比,发现有变动且对合同履行有实质性影响的,应当在合同评审意见中明示。

三、合同评审

合同签订前必须对合同文本进行评审。主合同的审批权限归集于集团(局)和所属子公司两级法人单位层面。

公司/分公司主合同评审必须形成书面评审资料,主合同评审按要求采用风险要素分级管理机制,相应风险问题分为红、黄、蓝等级,评审结论触及“企业规定”底线的合同,应报总经理、董事长审批。

四、合同签订与交底

主合同经评审批准后,应于评审完毕后30日内,及时完成签订与用印手续,形成正式合同文件。正式合同文本由法定代表人或其授权委托人签署,并进行联签。

对主合同实行两级交底机制,公司总经济师牵头对项目部进行一级交底,项目内部进行二级交底。

五、合同履行监控

对主合同履行实行“风险要素分级监控”管理机制,主合同履行的风险要素分为正常波动(蓝色)、黄色预警、红色预警三级。

合同管理“六步走”(合同管理的六个标准化内容)

合同履行监控

发生黄色预警风险问题时,由项目部提出对相关责任岗位提出警示,出具书面防控举措,落实责任人和执行人,及时有效化解合同风险。

发生红色预警风险问题时,项目部应及时填写《风险预警及防控表》,组织相关业务部门提出防范措施,经分管领导同意,及时指导、监督项目部应对。

六、合同变更及解除

发生合同重大变更与解除情形的,项目部应填报《重大合同变更/解除评审表》,及时向公司法务/商务部门报告,并至法人单位层级进行处置。

合同重大变更情形包括:合同的主体发生变更;合同额或工程量的较大变更;合同的计价方式或价款变更;合同的工期发生较大变更;合同中约定的质量标准发生变更;合同中约定的施工工艺和技术发生较大变更;合同的违约责任或解决争议的办法发生变更;业主在合同约定外强行指定分包分供商等。

合同管理“六步走”(合同管理的六个标准化内容)

作者简介:微信公众号“邓尤东工作室”

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