合同管理制度
1.0 目的
为进一步加强XX集团（以下简称"公司")合同管理工作，规范企业的经营行为，
减少和避免因合同签订、履行不当造成的损失，结合我公司的生产经营实际，特制定本制度，各部门在合同管理过程中严格执行。
2.0 范围
本制度适用于公司各部门、分支机构的合同管理工作。
3.0 职责
3.1行政人事部:
3.1.1贯彻执行有关合同的法律、法规及规章。
3.1.2建立健全公司合同管理制度。
3.1.3监督公司的合同依法、依程序签订，负责合同签订前的法律审查工作（所有合同由行政人事部转交法律顾问审核），防止不完善或不合法的合同出现。
3.1.4负责合同的登记盖章、存档等工作。
3.1.5监督检查公司合同的履行、变更和解除，发现问题及时向公司主要负责人报告。
3.1.6对送交备案的合同及合同有关材料进行审查、整理、编号、登记、保管。
3.1.7公司对外发生合同纠纷时，参与协商、调解、仲裁、诉讼等有关事宜。
3.2合同承办部门职责
3.2.1负责合同签订前意向接触、资信调查、商务谈判，负责合同的起草、审查、登记、存档等工作。
3.2.2负责起草合同，并将所起草的合同按本办法的规定及时提请合同审查部门审查，起草合同的依据必须充分，必须提供书面文件或批示。
3.2.3对其所提供的材料的真实性负责。
3.2.4向合同管理部门及时反映合同的履约问题。
3.2.5参加合同纠纷的协商、调解、仲裁、诉讼的准备及善后工作。
3.2.6保管好合同文本及与履行、变更、解除合同有关的文件，及时送交合同管理部门归档。
3.3监察部：负责本制度执行情况的监督。
4.0 合同管理制度
4.1合同管理机构4.1.1合同管理实行合同管理部门归口管理和承办部门业务管理相结合的原则。任何人不得以任何形式泄露合同涉及的商业秘密。
4.1.2公司总经理是合同工作的主管领导。行政人事部是公司合同管理部门，统一负责公司的合同管理工作。
4.2合同的审查与审批
4.2.1合同在签订前，合同承办部门应对合同另一方当事人的主体资格和资信进行了解和调查核实后，写出承办意见，并将有关真实资料连同合同文本上传至QA系统中的合同会签流程呈相关领导审查，承办部门如需法律协助，可请求公司法律顾问提供法律帮助。承办部门了解和调查核实的情况包括：
4.2.1.1主体资格的合法性：具有经年检的《企业法人营业执照》，《企业法人代码证》，《税务登记证》、《一般纳税人资格证》等，其核载的内容与实际相符。首次签约的需索要加盖企业鲜章的复印件。
4.2.1.2欲签订合同标的应符合当事人经营范围，涉及专营许可的，应具备相应的许可、等级、资质证书。
4.2.1.3由代理人签订合同的，应核实代理人身份，如不确定，需出具有效的《法定代表人身份证明书》、《法定代表人授权委托书》、《代理人身份证明书》。
4.2.1.4具有相应的履约能力：具有支付能力。合同标的金额超过 10万元（含本数）且标的属于预付款项，当对签约他方资信情况不确定时，必须要求其出具资产负债表、资金证明、注册会计师签署的验资报告等相应文件。
4.2.1.5合同对方当事人履约能力或资信状况有瑕疵的，不应与其签订合同；必须签订合同时，应要求其提供合法、真实、有效的担保，其中，以保证形式做出的担保，其担保人必须是具有代为清偿能力的独立经济实体，并应对担保人按照前款规定进行审查。
4.2.1.6上述所列各种文件为合同不可缺少的组成附件，若其文本为复印件时，须加注"与原件核对无误"字样，并由核对人签字。
4.2.2公司合同审查机构由总经办、财务部门和法律顾问组成。合同正式签订前，承办部门应将合同草案及相关资料、承办部门意见提请合同审查机构审查（OA系统中合同会签流程）。合同审查机构审查时可根据需要，要求承办部门提供补充材料。
4.3审查内容
4.3.1财务部负责审查的内容
4.3.1.1资金来源合法，资产的所有权明确、合法。4.3.1.2资金使用和资产动用的审批手续合法。
4.3.1.3资金、资产的用途、使用方式合法。
4.3.1.4价款、酬金和结算方式的合理、合法。
4.3.1.5索赔条款的合法性。
4.3.2合同管理部门负责审查的内容
4.3.2.1合同的合法性：
4.3.2.1.1主体合法：根据承办部门提交的有关材料，审查签约各方具有签约的权利能力和行为能力。
4.3.2.1.2内容合法：签约各方意思表示真实、有效，无悖法律、法规、政策，不损害国家、集体或
者第三人利益，无规避法律和显失公平的内容，合同标的非国家明令禁止买卖的物、非未经许可经营
的物或法律、政策所不允许的行为。
4.3.2.1.3形式合法：依法应办理批准、登记、鉴证、公证等手续的，应履行相应的法定手续。
4.3.2.1.4签约程序的合法性。
4.3.2.2合同的严密性和完备性：
4.3.2.2.1条款齐备、完整。
4.3.2.2.2文字清楚准确，语言逻辑严密。
4.3.2.2.3设定的权利和义务具体、确切。
4.3.2.2.4相应手续完备。
4.3.2.2.5相关附件完备。
4.3.2.2.6合同条款是否有利于我方履行，违约责任的承担、纠纷的解决等是否对我方有利。
4.4合同审查流程
4.4.1合同承办部门负责人在合同会签流程上签署部门意见，如由两个以上部门承办的，应分别签署意见（在OA系统中点击加签人员名单）。
4.4.2合同承办部门将合同文本、合同审查与审批所列附件资料，在OA系统中的合同会签流程中提交相关人员审查。
4.4.3送审的一般合同，审查人员应在1个工作日内审查完毕；送审的较大合同，审查人员应在2个工作日内审查完毕；送审的重要合同和重大合同，审查人员应在3个工作日内审查完毕，审查部门遇特殊情况需延长审查时间时，应向承办人申明并征得同意，且延长后累计审查时间最长不得超过5个（含本数）工作日，不得无故拖延。
4.4.4审查部门应对审查的合同出具审查意见，意见必须有各审查部门负责人签字。
4.4.5合同承办部门应对合同审查部门提出的意见进行解释、说明，并对合同草案进行修改完善。承办部门对合同修改后，应重新提交合同审查部门审查（OA系统中的合同会签流程）。
4.5合同签署盖章
4.5.1所有合同通过审批后，由合同承办部门将合同文本送印章专员处加盖公章。
4.5.2签订、变更、解除合同一律使用合同专用章。
4.5.3合同专用章由专人保管，并按《印章管理制度》执行，任何部门、人员不得借用、代用合同章。发生遗失，应及时报告处理。
4.6合同履行
4.6.1合同履行由合同承办部门负责。合同生效前，不得实际履行。合同生效后，应当严格按照合同约定履行。
4.6.2对于涉及付款的合同，付款的审批制度和程序由财务部门另行制定。
4.6.3合同保留份数：公司至少保留三份，即财务部、行政人事部、合同承办部门各一份。
4.6.4未尽事宜在试行中补充修订。
5.0合同管理流程
承办部门草拟合同→分管领导审核→财务部门审核→总经理审核→董事长审批→印章专员（如需法律顾问审核，则由行政人事部转交）
6.0 其它
6.1本制度最终解释权归公司行政人事部。
6.2本制度自20XX年X月X日起试行二个月，试行结束后如无修订版颁布，则自动形成正式版。
6.3自本制度试行之日起，公司与《公司合同管理》相关的原有管理条款自动失效。
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