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一、采购管理业务流程

1.请购与审批控制流程

请购与审批控制流程

2.采购与验收控制流程

采购与验收控制流程

3.采购付款控制流程

采购付款控制流程

4.进口业务控制流程

进口业务控制流程

二、采购管理业务流程相关细则、办法、规定、制度

1.采购授权与审批制度

采购授权与审批制度

2.采购与验收控制细则

采购与验收控制细则

3. 供应商评价管理办法

供应商评价管理办法

4.采购付款控制细则

细则名称：采购付款控制细则

第1条 目的

为加强公司采购订购、付款管理控制，确保按合同付款，维护公司利益，特制定本细则。

第2条 适用范围

本公司采购付款作业，除另有规定外，均需参照本细则办理。

第3条 职责

1．采购部负责采购订约、确定付款方式等相关工作。

2．财务部负责按合同付款及进行相关账务处理。

第4条 公司国内采购一般采用一次性后付款方式，即供应商的物资验收合格后，一次性付清该订单之货款，特殊情况需总经理核准。

第5条 国外采购一般采用信用证付款方式，特殊情况需总经理核准。

第6条 采购款项需按采购合同规定或订购单所约定的时间由采购部向财务部申请付款，统一支付。

第7条 采购部和财务部应根据每天的入库单或收货清单分别建立应付账款台账。

第8条 采购部应在每批物资收货后一周内及每月底与供应商核对账务，防止出现差错。

第9条 采购部根据收货清单、结算单与订货合同、应付账款核对无误后，制定结算计划。

第10条 结算计划由结算人员根据订购合同的时间要求、供应商的重要性、采购物资的时间、公司现有资金情况等制定，分清轻重缓急，结算计划经采购部经理审核后，由主管副总审批。

第11条 在向供应商或配送方支付货款时，结算人员需对照合同、收货清单等仔细复核，并同预付货款及应付账款等全部债权一起清理结算，防止重复付款。

第12条 支付货款时，财务部一般应采用银行划账的支付办法，结算人员必须在付款后5日内向供应商索要发票等有关票据或证明文件。

第13条 在部分物资紧张或供应商坚持要求先款后货，所需货款需由采购部、财务部审核，总经理严格审批后方能办理。

第14条 采购结算人员需归档保管相关的采购合同、提货凭证、收付款凭据，并设置备查登记簿，逐笔记录预付款、已付款、余款等情况。

第15条 本细则由采购部负责制定、修订和解释。

第16条 本细则自公布之日起执行。

5.进口业务管理规定

制度名称：进口业务管理规定

第1章 总则

第1条 目的

为规范公司进口业务作业，加强采购管理，遵循国际准则和国家法律法规，结合公司的实际情况，特定本规定。

第2条 范围

进口业务除另行规定外，需参照本规定办理。

第2章 进口业务申请审批

第3条 采购询价、议价流程

1．采购部按照《请购单（外购）》需求急缓加以整理，依据供应商报价，并参考市场行情及过去询价记录，以电话（传真）方式向3家以上供应商询价。

2．除特殊情形外，采购人员应于《请购单（外购）》上注明进行比价、分析、议价的记录。

3．请购物资规格、质量验收较复杂时，采购部应附上各供应商所报的物资规格并签署意见，再转请购部门确认。

4．比、议价完成后，采购部填具《请购单（外购）》，拟定“订购厂商”、“预定装运日期”等连同供应商报价，送请购部门按采购审批程序报批。

5．《请购单（外购）》经报批转回采购部后，采购部向供应商订购并办理各项手续。

第4条 采购审批权限

1．采购金额在××元以下者由请购部门经理、财务部经理核决。

2．采购金额超过××元者由总经理核决。

第5条 采购变更申请

采购项目经审批后又发生采购数量、金额等变更，请购部门需按新的情况所要求程序重新报批，但若更改后的审批权限低于原审批权限时仍按原程序报批。

第6条 如需与供应商签订长期合约，采购部应将签呈和代拟的长期合约书，按公司合同审批程序报批后办理。进口业务合同一般包括以下内容。

1．基本条款包括物资名称、品质与规格要求、单价与总价、数量、货款支付方式、装运、包装、保险等方面内容。

2．一般条款包括不可抗力事故、索赔规定、仲裁、适用法律、违约及解约等。

3．付款方式约定，包括汇款、信用证付款、托收、货到付款、凭单付款等。

第3章 进口业务进度控制

第7条 采购部依照《请购单（外购）》及《采购控制表》控制外购作业进度。

第8条 采购部门在每一作业进度延迟时，应主动开具《进度异常反应单》记明异常原因及处理对策，修订进度并通知请购部门。

第9条 采购部门一旦发现外购装船日期有延误时，即应主动与供应商联系催交，并开立《进度异常反应单》记明异常原因及处理对策，通知请购部门，并按请购部门意见办理。

第4章 进口许可证申请管理

第10条 进口许可证是由国家统一签发的、批准某项商品进口的具有法律效力的证明文件，也是海关查验放行进口货物和银行办理付汇的依据，公司需遵循国家相关法律法规，凡公司进口物资属于国家宣布实行许可证管理范围内，除特准者外，公司需办理申领进口许可证手续。

第11条 提交申请。

1．公司在对外订货之前需向发证机关提交厅、局级以上或相当于厅、局级部门出具的申领进口许可证的正式函件。

2．申请函件内容包括进口商品名称、数量、金额、主要用途、外汇来源、对外成交单位等。

第12条 发证机关在收到上述有关申请材料后，进行审核，审核同意后，公司采购经办人按规定要求填写《进口货物许可证申请表》，经公司加盖公章后，送交发证机关。

第13条 发证机关在申请表送交后的3个工作日内，签发《进口货物许可证》，公司凭已办理对外订货及向海关办理货物进口报关和银行付汇。

第14条 公司领取许可证后，严禁私自涂改进口许可证的任何内容，因故需要更改的，必须向原发证机关申述理由，经同意后填写《进口货物许可证更改申请表》一式两联，由原发证机关按规定进行审批，并签字盖章。

第15条 经发证机关核发的进口许可证的有效期为1年，若货物在有效期内没有进口，公司可向发证机关申请延期，发证机关视情况批准延长有效期（一般为半年），经加盖更改专用章后有效。

第5章 投保

第16条 在FOB或CFR条件下的保险由公司办理，公司一般与保险公司签订预约保险合同。

第17条 在收到装船通知后，公司经办人员需及时将船名、开航日期、提单号、物资名称、数量、装运港、目的港等内容通知保险公司，办妥保险手续。

第6章 信用证付款管理

第18条 公司进口业务一般采购信用证进行付款，申请开立信用证的时间需符合同规定，合同未规定时，一般掌握在合同规定的装运期前一个月到半个月左右。

第19条 采购部需提前向财务部提交公司内部的信用证开立申请书，并报请采购部经理，经财务部负责人与公司负责人签审后，再向财务人员提供下列资料。

1．盖有《法规审核专用章》的进口业务合同或委托代理进口协议正本一套。

2．银行开证申请书。

3．如属国家控制性商品，还需提供进口商品许可证或机电设备进口证明或进口商品登记证明等文件正本。

第20条 财务人员在备齐上述开证所需资料审核无误后，尽快提交银行，并按与银行事先约定的保证金比例将款转入银行保证金账户。

第21条 信用证开出后，财务人员应及时取回信用证副本并采购部经办人共同核对。

第22条 开出的信用证需修改时，采购经办人应及时向财务部提出书面改证申请并附详细内容，重要内容的修改还需采购部经理签字，财务人员审核无误后加盖财务章送交银行通知改证，并及时查收改证回单。

第23条 财务人员应根据信用证条款或进口业务合同仔细核查单证是否相符，以及各个单据之间是否相符，如若发现单单之间、单证之间有不一致之处，应及时通知付款银行，停止付款。

第7章 验收及索赔

第24条 对于国外订购物资，经到货开箱检查发现缺损、质量低劣或因到货延迟造成的经济损失，可提出索赔。

第25条 属于质量问题或损坏者，公司需首先需申请国际商检部门进行检验和技术鉴定，取得公证手续并填写有关资料和证明文件，按照合同中确认的索赔和仲裁条件向供应商提出索赔。

第26条 索赔的范围规定

1．订购的设备依据装箱单查出短缺或不配套，应由供应商负责赔偿。

2．设备在运输途中如有缺损，除非遭受意外事故（灾害、交通事故）作专案处理外，运输部门应负完全责任。

3．设备到目的地时，发现包装破损，经开箱证明损失属于保险公司责任范围之内者，则可向保险公司索赔，索赔视保险的种类而异。

4．发现设备质量与合同规定不符，如属设计和制造的问题或因未经检验不合格的产品可向供应商索赔，其责任按合同的规定而确定。

5．因交货延期影响公司生产、价格和资金利息上的损失，其责任或在供应商，或在出口商，或在运输部门，应按具体情况及合同规定索赔。

第27条 索赔应具备的凭证和清单如下所示。

1．轮船签发的卸货证明单。

2．商检部门的检验报告。

3．提单副本。

4．供应商的原发票。

5．供应商的原包装清单。

6．运输部门证明的缺损明细表。

7．应付赔款的清单。

第28条 向保险公司索赔时的凭证和清单包括保险单、提单副本、原出口商的发票、原出口商的包装清单、损失情况及损失原因与金额的证明文件。

第29条 外购物资退货或退换时，采购部应依政府规定期限向海关申请。

第30条 复运出口、进口的有关事务，采购部应负责办理，其出口进口签证、船务、保险报关等事务则委托出口机构配合办理。

第8章 附则

第31条 本制度由采购部负责制定、修订和解释。

第32条 本制度自公布之日起执行。

6.采购预付款与定金制度

制度名称：采购预付款和定金制度

第1章 总则

第1条 目的

为加强公司物资采购预付款和定金的结算与管理，保证各项款项使用合理、结算及时，有效控制坏账风险，特制定本制度。

第2条 职责

1．采购部负责采购预付款和定金的申请，并对其安全性和及时性负责。

2．财务部负责按照生效合同办理预付款和定金的支付、财务核算和监控跟踪预付账款的清理工作。

第3条 预付款是公司采购支付手段之一，预付金额比例应在采购合同中做明确规定。

第4条 定金指公司为保证采购合同的履行，经由财务部审批预先向供应商交纳一定数额的钱款，定金具有担保性质。

第2章 预付款与定金的申请与审批

第5条 采购部应严格依照公司预付款和定金管理的限制条件进行采购谈判和支付。

第6条 原材料采购原则上不得支付预付款或定金，如确需支付预付款或定金的，应经总经理审批，账期不得超过××天并且金额不得超过总价的××%。

第7条 大型设备购置，原则上预付款总数不得超过××%，支付时应严格按照采购总值审批，在设备未试用验收之前，预付款总数不得超过采购总价的××%。

第8条 签订采购合同时，公司供应商应对各类预付款和定金的数额以及偿付方法做明确的规定。

第9条 申请预付款时需采购部持审批后的有效合同办妥预付款业务初审手续，经财务部复审后，报总经理审批方可支付。

第10条 因资金调度原因，间隔30天以上已批未支付的预付款申请，支付时需经财务部重新签字确认。

第11条 采购部经办人需按采购合同规定的时间组织收货，验收入库并办理结算。

第3章 预付款和定金的财务处理

第12条 预付款或定金自支付之日起由财务部负责登记台账，跟踪预付款的预付、结算过程。

第13条 每月初各财务部根据预付款台账信息，书面督促采购部经办人员及时结算、冲报。

第14条 财务部每月对预付款和定金进行分析，并向采购部提供未清理明细报告，督促其及时清理。

第15条 每年年终，公司全面清查预付账款和定金的使用情况，并与供应商核对无误后书面签章确认。

第16条 公司将逾期未核销预付款对应的供应商列入禁止交易黑名单，取消其参与公司采购招标或竞选资格。

第17条 对确实无法收回或核销的款项，公司应详细分析原因后及时处理，不得长期挂账。

1．由于工作人员失误造成的，要追究有关部门和经办人的责任。

2．对因供应商原因造成的预付款或定金无法收回或核销，并已尽追索义务的，应按照公司审批权限报批后以坏账处理予以核销。

第4章 附则

第18条 本制度由公司财务部拟定，自下发之日起执行，如与前期规定相抵触，以本制度为准。

第19条 本制度未尽事宜，参照有关规定执行。

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