如何精细化合同管理,实现无纸化高效管楼?(合同无纸化解决方案)

在越来越多的办公场景中,我们都能看到这样的画面:行走在办公楼内的白领们,手上无一例外的都拿着电脑或平板。但若将时间往后推5年,同样场景下,电脑则会变成堆积如山的文件夹。

无纸化办公在现代办公场景中愈发普及,但对于不少传统企业或传统部门而言,无纸化时代迟迟未能到来,这样的情况在商办的财务部、运营部等部门尤甚

如何精细化合同管理,实现无纸化高效管楼?(合同无纸化解决方案)

– 图片来自网络 –

以合同管理为例,一栋楼往往就有几十甚至上百份合同,在合同签署阶段,就需要经过多个部门、多个负责人审批,纸质合同成本高、不易保存,还存在遗失、破损风险,且合同审批、执行过程费时费力,运作效率低下,更是无法实时查验客户情况,给项目经营带去了更大的风险。

通过CREAMS合同在线化管理,从合同签订前到租客退租后,轻松覆盖每一份合同的全生命周期,实现无纸化高效管楼。

1

流程在线审批,提效10倍起

来自杭州某写字楼的张先生是一位从业5年的商办运营,旺季时,他经常拿着好几份合同满公司跑,这份合同需要大领导签字、那份合同需要财务盖章,忙起来脚不着地。

即使是在市场上开始流行电子合同时,张先生所在的老牌房企也依旧在沿用这套旧模式,“习惯了之后没想着去改变,现在这种方式也没什么大问题。”而在公司使用CREAMS管理租客合同后,张先生明显感觉自己过去的这种想法太过片面。

在CREAMS合同管理中,所有合同流程,无论是合同的新建、变更还是退租都能在线上进行,工作效率有了巨大的提升。

如何精细化合同管理,实现无纸化高效管楼?(合同无纸化解决方案)

– 所有合同流程审批在后台有迹可循 –

现在,张先生每天早上一到公司便在CREAMS工作台中查看自己发起的审批,哪些合同的审批已经完成了、还未完成的审批在哪位审批人那里卡了壳,都能在审批列表里看到。不用再花时间亲自跑去其他部门催,CREAMS直接完成了跨部门间的高效协同办公,运营人员能将过去浪费在周转上的时间用于产品竞争策略的提升,合同工作效率与产品提升效率达成”双赢”。

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智能生成收付款计划

沈小姐是一家资产运营公司的财务,她所在的公司管理着全国十多个项目,她经手的合同自己都数不清了。

“其实最麻烦的还不是起草合同,毕竟合同都有固定的模板。最烦的还是要提前做好收付款计划。”在与客户敲定租金等合同细节后,给到沈小姐的时间是十分有限的,他们要在最短时间内完成收付款计划表,计算出条款费用明细,并附在合同后给到客户确认并签名。

过去沈小姐所在的财务部都是通过手工账的形式去完成这项工作,三个人面对多份待签合同,不得不天天加班完成计算。

在使用CREAMS合同管理后,这一项工作被系统完全替代了,只要在新建合同过程中填写好相关基本的信息,如租赁数量、单价、开始/结束日、计算精度等等,在费用条款这一步中,就能直接生成收付款计划,免去了大量的手工账时间。

如何精细化合同管理,实现无纸化高效管楼?(合同无纸化解决方案)

– 各期租金明细可在新建合同时一键生成 –

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一键核查客户工商信息

对于合同管理而言,签的是合同,管的是租客,相比单纯管理一份合同而言具有更多的不确定性。

某产业园运营部小李最近就遇到了这样的麻烦,自己签进来的客户,在入驻一段时间并频繁发生费用欠缴后,才发现其存在经营问题;还有客户突然告知因为业务资金链断裂要提前退租,这些情况的发生给项目带来了巨大的招商、成本压力。

如何精细化合同管理,实现无纸化高效管楼?(合同无纸化解决方案)

– 搭建风控预警体系,租客工商信息尽在掌握 –

在CREAMS电子合同签署前期,运营人员就可通过联网的风控预警体系,一键查询到客户的工商信息,全面掌握客户经营情况,对潜在的风险及时采取相关措施。

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合同到期智能预警

许多商办项目苦于客户频繁流失,出租率上不去,项目收益也无法提升,其实很大的问题出在对租客合同的管理上。孵化器运营人员小许称:“我们会有一个表格专门记录客户的合同到期时间,但也不会天天去看,有时候还是租客过来我们才发现合同已经到期了。”

合同到期缺乏预警与提醒,让运营管理毫无主动性可言,更会因跟进不及时而流失一些本可续租的租客,毕竟,市场竞争激烈,每一个客户都有很多双眼睛盯着。

在CREAMS中,运营人员可根据业务需求设置智能合同到期提醒,可在到期前两三个月提前采取处理措施,不仅能减少逾期缴费、拖欠缴费等现象发生,也能通过租客意向调查,判断他们是否有续租想法。

如何精细化合同管理,实现无纸化高效管楼?(合同无纸化解决方案)

– 经营看板显示合同到期分布情况 –

若续租,则需根据客户的业务发展需求,及时调整户型、面积;若租客坚持退租,则要提前告知招商人员做好招商准备工作,并预留充分的时间制定房源推广计划、租金价格策略、户型面积优化策略等。

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