九段秘书的工作方法

九段秘书的工作方法

九段秘书的工作方法

01 认知【九段秘书的智慧】

总经理要求秘书安排次日上午九点开一个会议。下面是一至九段秘书的不同做法。

一段秘书

发通知——用电子邮件或在黑板上发会议通知,然后准备相关会议用品,并参加会议。

二段秘书

抓落实——发通知后,再打电话与参会的人确认,确保每个人被及时通知到。

三段秘书

重检查——发通知,落实到人后,第二天在会前30分钟提醒与会者参会,确定有没有变动,对临时有急事不能参加会议的人,立即汇报给总经理,保证总经理在会前知悉缺席情况,也给总经理确定缺席的人是否必须参加会议留下时间。

四段秘书

勤准备——发通知,落实到人,会前通知后,去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常,并在会议室门上贴上小条:此会议室明天几点到几点有会议。

五段秘书

细准备——发通知,落实到人,会前通知,也测试了设备,还先了解这个会议的性质?议题是什么?然后给与会者发去过去与这个议题相关的资料,供他们参考(领导通常都是很健忘的,否则就不会经常对过去一些决定了的事,或者记不清的事争吵)。

六段秘书

做记录——发通知,落实到人,会前通知,测试了设备,也提供了相关会议资料,还在会议过程中详细做好会议记录(在得到允许的情况下,做一个录音备份)。

七段秘书

发记录——会后整理好会议记录(录音)给总经理,然后请求总经理是否发给参加会议的人员,或者其他人员。

八段秘书

定责任——将会议上确定的各项任务,一对一地落实到相关责任人,然后经当事人确认后,形成书面备忘录,交给总经理与当事人一人一份,并定期跟踪各项任务的完成情况,并及时汇报总经理。

九段秘书

做标准——把上述过程帮成标准化的“会议”流程,让任何一个秘书都可以根据这个流程,把会议服务的结果做到九段,形成不依赖于任何人的会议服务体系!

九段秘书的工作方法

02 学会【九段秘书的方法论和工具】

九段秘书晋升需要具备的技能:

1、职业生涯规划能力

2、高效时间管理能力

3、高度沟通技巧:

4、有效简报技巧

5、客户与品质意识

6、领导艺术与严格自我管理

7、公文写作能力(中英文)

8、商务礼仪与礼仪接待

9、职业装束与化装

10、办公自动化能力

11、高效的会议组织与管理

12、文件档案管理能力

13、心理学研究

秘书常用高效工具:

1、数据处理软件Excel、

2、Word文件处理

3、文稿演示软件PowerPoint

4、基础图形和视频处理工具能力

5、摄影技巧(非常常用且必要)

九段秘书的工作方法

03 掌握【晋升与跨界】要诀

晋升空间:部门经理秘书——总监秘书——事业部总经理秘书——公司总经理秘书——董事长秘书

秘书跨界:

1、专业部门胜任部门领导职务;

2、企业内部培训导师;

3、专职培训导师;

4、转型报考公务员;

5、复合型人才转型。

九段秘书的工作方法

04 专业能力 【秘书资格证书】

共设四个等级,级别逐次递增:

五级(国家职业资格五级)资格证

四级(国家职业资格四级)资格证

三级(国家职业资格三级)资格证

二级(国家职业资格二级)资格证

九段秘书的工作方法

05 【经典书籍推荐】阅读提升

专业领域

1、《秘书实务》作者杨素华

2、《品味公文:公文写作大手笔练就之道》作者前中共北京市委党校副校长王群

3、《简报模式:打造杰出简报的技巧》作者NealFord、MatthewMcCullough、Nathaniel

职业生涯规划

1、理论方面书籍推荐《图穷对话录》作者徐小平

2、自我认知方面推荐《拆掉思维里的墙》作者古典

3、职业方面发展推荐《骑驴找马》作者徐小平

4、求职跳槽方面推荐《你的降落伞是什么颜色》作者理查德·尼尔森·鲍利斯

职业生涯规划测评工具:

1、霍兰德职业测评

2、MBTI职业性格测试

时间管理:

1、《高效能认识的七个习惯》 作者史蒂芬·柯维

2、实用型《番茄工作法图解》作者(瑞典)Staffan Nöteberg

3、《精力管理》作者(美)洛尔等著

4、《拖延心理学》作者简·博克、莱诺拉·袁

沟通技巧

1、《非暴力沟通》作者马歇尔·卢森堡

2、《演讲的力量》作者克里斯·安德森

3、《高效演讲》作者(美)彼得·迈尔斯

4、《关键对话》作者科里·帕特森约瑟夫·格雷尼、罗恩·麦克米兰、艾尔·史威茨勒

5、《沃顿商学院最受欢迎的谈判课》作者斯图尔特·戴蒙德

商务礼仪及接待

《你的形象价值百万》英格丽·张

领导心理学/领导艺术与自我管理

《可复制的领导力-》作者樊登

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