会议管理制度(办公室会议管理制度)_2

会议管理制度(办公室会议管理制度)

会议管理制度(草案)

一、目的

为规范公司各项会议制度,统一会议管理模式,减少会议数量,缩短会议时间,提高会议质量,优化工作模式,特制订本制度。

二、职责

(一)公司总经办负责会议管理,所有重要会议在公司领导批准后到总经办登记备案。

(二)会务工作主要由总经办承办:其他部门主办或召开会议,总经办予以协助。

(三)除其他部门主办的会议资料各自存档外,公司会议资料由总经办整理、分发、立卷、存档。

三、会议分类

(一)公司周会制度

1. 主持与记录:由总经办召集并进行会议记录,总经理主持。

2. 召开时间:每周周末下午2点30分,特殊原因需要延期召开的需提前通知。

3. 参会人员:以总经办通知为准。(因出差等特殊原因,不能参加例会,需提前请假)

4. 会议内容:本周工作总结,下周工作计划,其他。

(二)公司月会制度

1. 主持与记录:由总经办召集并进行会议记录,总经理主持。总经理为列席会议时,由总经理主持。

2. 召开时间:月末最后一个周四下午14点30分。特殊原因需要延期召开时由总经办提前通知。

3. 参会人员:全体员工。(因出差等特殊原因,不能参加例会,需提前请假)

4. 会议内容:

(1)公司日常运作情况总结

(2)各部门汇报上月工作任务完成情况,着重介绍在任务执行过程中出现的问题。

(3)全体参会人员就工作中所遇到的问题进行发言。

(三)公司工作述职报告会议制度

1. 主持与记录:工作述职会由总经办负责召集并进行会议记录,总经理主持。

2. 召开时间:每季度召开一次,具体时间由总经办安排。

3. 参会人员:全体公司员工。(因出差等特殊原因,不能参加例会,需提前请假)

4. 会议内容:各参会人员各自总结、汇报季度来工作情况。如工作具体内容、工作任务执行情况以及所取得成绩与成效等

(四)其他会议

1. 公司年终总结表彰大会

总结全年工作情况,部署来年工作任务,表彰奖励先进集体和个人,此项会议由总经办具体组织实施。

2. 各项专题会议

相关部门根据实际工作需要不定时召开。会议内容主要针对日常运营过程中的事项、项目商讨、公司重大活动及安排等事宜进行专项工作讨论、部署和总结。

3. 员工发起的会议

公司员工可以发起一定级别的会议,员工对公司的某一制度,或者工作中出现的问题提出解决办法,需要多部门协同时,可以提请适当级别的会议,由总经办将会以纳入临时会议范畴,由相关领导主持。

(三)会议召开

1. 凡涉及多个部门人员参加会议或者阶段工作需要召开的临时会议,会议召集部门应提前向总经办提出申请,获得总经理批复后,由总经办统一安排召开。

2. 凡公司已列入会议计划的会议,如需改期,或遇到特殊情况需要临时安排其他会议,组织部门应该提前2天报告总经理并报请总经办调整会议计划,未经总经办调整的、任何个人(部门)不得随意调整正常的会议计划。

3. 各部门工作例会必须服从公司的统一安排,各部门小会不得安排在公司例会同期召开,应坚持小会服从大会,局部服从整体原则。

4. 会议一经确定,与会人员应预先做好各项工作安排,原则上不可请假缺席或迟到,遇到特殊情况需要提前报告,与会人员必须对会议安排事项工作结果负责。

四、会议召开与传达

1. 参会人员必须对会议事前有清晰的认知准备和材料准备,明确公司召开本会议的目的和会议召开的意义。

2. 重要决议在实际内容未公布之前,不得向任何参会成员以为人员透露。

3. 公司召开会议,会议纪要由总经办记录整理并交由总经理签字确认,总经办复印下发到各参会人员签字确认。部门会议需专员记录会议纪要,由总经办不定期抽查与会人员会议记录。

4. 会议结束后总经办或其他会议组织部门负责将问题进行汇总、分类、并将会议中针对各部门工作要求进行整理、分类、下发,公司会议决定事项的督办、检查和跟踪由总经办专人负责,并根据时间节点主项跟进,并在下一次例会前汇总情况报告公司。

五、会议纪律

1. 要严格遵循会议制度的开始时间,提前3分钟到达会议现场,不得缺席,迟到,早退,会议记录人员登记到会情况。迟到则赞助10元,每迟到五分钟增加10元,依次累加。无故缺席赞助50元。

2. 一经会议决议之事,应按期完成。相关未能兑现承诺人员,每次赞助100元,对需要在会议上讨论的问题,提前与会议相关人员进行商讨与沟通,以便于及时通知所有参会人员,在提出问题的同时提出个人对该问题的解决思路、办法或方案。

3. 会议赞助款项,需在会议后1天内根据实际情况主动上交总经办,每迟缴1天增加赞助款项的百分之三。所得资金,用于会议支出。

六、附则:

1、本管理制度最终解释权归公司总经办。

2、本管理制度由副总经理签署颁发之日起实施,根据公司发展进行适当修订。

3、本制度公司全体人员了解执行。

总经办

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