公司内部公文规范实施细则
目的:统一发文标准,明确职责,确保内部发文的规范性、准确性、权威性。细则:
1、所有内部公文使用统一模板,有表格式页眉;
2、字体字号:页眉宋体正文小五号字;标题宋体三号加粗,次级标题依次递减字号;正文宋体小四号。
3、页眉填报规范:用“√”符号标明类别;适用范围为该公文面向的对象,例如公司全员或**部门、**门店;生效日期为何时正式实施;审批:面向公司全员的公文、与薪酬绩效奖惩相关的部门制度由总经理审批签字;其它诸如规范流程等部门内制度或只涉及部门内部的通知决定,由部门最高上级负责人审批实施。
4、文件编号:适用范围部门拼音首字母大写缩写(例如:行政—XZ,公司全体—**,门店级别—广州店:YY-XJ) 类别拼音首字母大写缩写(例如:制度–ZD) 序号(0001-9999):各部分以“-”符号连接。
例如:公司考勤管理制度:**-ZD-0002。营业部门店管理制度:YY-ZD-0001. 营业部广州店618促销方案:YY-GZ-SQ-0001。
5、表格泛指工作报表,空白表格为统一审批后版式的复印件。
6、版次:初始版为C1,后续发生更改的,数字序列号递增,如C2。通知或有时限的无需填写版次:例如618促销方案,国庆放假通知。
7、编制:撰写或编写的部门。
8、备案:各部门发出的内部公文在审批获准后,需在7个工作日内向行政部备案留存纸质复印件,凡超过时间未经备案的,一经查实,由行政部对编制人本人在公司内部全员通报批评,并通知财务部处罚金10元/次。
9、保管:各部门发出的内部公文需使用文件夹保管,由编制部门负责。如文件为表格,则所填写的表格按类别归档保管,该类已填写的表格每月交付行政部统一留存。
10、保管期:过期文件或已失效的文件,应标注已过期或失效,保管时间为2年。
11、销毁:已到保管时间的文件应及时销毁,并在部门文件管控表上注明已销毁。
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