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16．2．1 合同协议管控职责
对合同协议实施内部控制，企业应建立合同协议管理岗位责任制，确保合同协议的拟定、审批与执行分开，并互相制约与监督。企业中与合同协议管控有关的岗位及其职责权限，具体如表16-1所示。
岗位类别 | 主要职责 | 不相容职责 |
1．董事长 | ◆ 授权总裁代表企业行使合同协议相关职权 ◆ 签署合同协议签章授权委托书 ◆ 审批超出总裁权限的重大合同协议 | ◇ 审批企业合同管理制度 ◇ 审批总裁权限内的合同协议 |
2．总裁 | ◆ 审批企业合同管理制度 ◆ 审批企业主营业务格式合同协议 ◆ 审批各部门的合同协议文本 ◆ 审核超出各部门负责人审核权限的合同协议 ◆ 负责对外重大合同协议的谈判与签章 | ◇ 制定企业合同管理制度 ◇ 制定企业格式合同协议 ◇ 制定各部门的合同协议文本 ◇ 负责企业一般性合同协议的签章 ◇ 审批超出本职权限的合同协议 |
3．法务部经理 | ◆ 审核企业合同管理制度 ◆ 审核企业格式合同协议 ◆ 审核各部门合同协议文本 ◆ 参与重大合同协议的谈判 ◆ 审核企业合同协议台账 ◆ 审核有关合同纠纷的法律诉讼文件 | ◇ 制定企业合同管理制度 ◇ 制定企业格式合同协议 ◇ 制定各部门合同协议文本 ◇ 参与一般性合同协议的谈判 ◇ 设置企业合同协议台账 |
5．各部门负责人 | ◆ 草拟与本部门业务相关的合同协议文本内容 ◆ 协助拟定企业主营业务格式合同协议 ◆ 负责超出业务经办人员权限的合同协议谈判 ◆ 初审业务经办人员与合同对方拟定的合同协议条款 ◆ 监督本部门合同协议的签订及履行情况 | ◇ 制定企业格式合同协议 ◇ 审核本部门的合同协议文本 ◇ 负责经办人员权限内的合同谈判 ◇ 在授权委托的范围外签订合同协议 |
6．法律顾问 | ◆ 草拟企业合同管理制度 ◆ 草拟企业主营业务格式合同协议 ◆ 草拟企业重大或特殊合同协议 ◆ 监督、指导各部门起草及修订合同协议文本 ◆ 查证拟签约对象的合法身份及法律资格 ◆ 审查业务经办人员与合同对方拟定的合同协议具体条款 ◆ 参与法律关系复杂的合同协议谈判 ◆ 协助业务经办人员依法签订、变更和解除合同协议 ◆ 检查合同协议履行情况 ◆ 协助各部门处理合同协议中的纠纷 ◆ 负责合同纠纷的仲裁及诉讼活动 | ◇ 审核企业合同管理制度 ◇ 审核企业主营业务格式合同协议 ◇ 审核企业重大或特殊合同协议 ◇ 拟定各部门的合同协议文本 ◇ 参与一般性合同协议的谈判 ◇ 与合同协议对方签订合同协议 ◇ 办理合同协议变更、清结手续 |
7．业务经办人员 | ◆ 对拟签约对象进行资格调查 ◆ 与合同协议对方商讨合同条款，负责拟定合同 ◆ 在授权委托的范围内签订合同协议 ◆ 定期汇报合同协议的履行情况 ◆ 与合同协议对方协商解决合同协议纠纷 ◆ 办理合同协议变更、清结手续 | ◇ 拟定企业合同管理制度 ◇ 拟定本部门合同协议文本 ◇ 审核与合同对方拟定的合同协议 ◇ 在授权委托的范围外签订合同协议 ◇ 对合同协议对方提起仲裁或诉讼 |
4．财务人员 | ◆ 调查拟签约对象的资信状况 ◆ 按照合同协议约定条款办理财务手续 ◆ 按照合同协议约定条款收付款项 ◆ 按照合同协议约定条款履行赔偿责任 | ◇ 拟定企业合同管理制度 ◇ 拟定企业格式合同协议 ◇ 办理合同协议变更、清结手续 |
8．合同档案管理员 | ◆ 设置企业合同协议台账 ◆ 建立和保管合同协议档案 | ◇ 审核企业合同协议台账 |
9．印章管理人员 | ◆ 保管合同协议专用章 | ◇ 使用合同协议专用章 |
16．2．2 合同协议授权审批制度
合同协议授权审批制度规范了企业合同协议授权审批权限，有利于防范和降低不规范合同协议给企业带来的风险。具体制度内容示范如下。
合同协议授权审批制度
第1章 总则
第1条 为明确企业合同协议审批权限，规范企业合同协议订立行为，加强对合同协议使用的监督，防范和降低因合同协议的签订给企业带来的风险，特制定本制度。
第2条 规范企业合同协议的拟定、审批及签章工作，以符合《中华人民共和国公司法》和《中华人民共和国合同法》等法律法规及规范性文件有关规定，确保合同协议的顺利履行，维护企业的合法权益。
第2章 适用范围
第3条 本制度所称合同协议指企业与自然人、法人及其他组织设立、变更、终止民事权利义务的合同或协议。
第4条 本制度适用于企业所有的书面合同协议审批，包括冠以合同、合约、协议、契约、意向书等名称的规范性文件的审批。
第5条 本制度中所称部门指代表企业洽谈、签订合同协议的各业务、职能部门。
第6条 本制度中所称业务经办人是合同协议谈判、签订及履行的第一责任人，并有责任保证合同协议最终文本与经各级审批后的合同文本在条款内容上的一致性。
第3章 授权审批职责
第7条 合同协议分类。
1．一般性合同协议：合同标的在 万元资金支出或 万元资金收入以下的合同协议。
2．重大合同协议：合同标的超出 万元资金支出或 万元资金收入的合同协议。
第8条 企业对外签订合同协议均由董事长授权总经理代表企业行使职权。
第9条 总经理职责。
1．总经理审批企业所有格式合同和各部门的合同协议文本。
2．总经理负责企业对外重大合同协议的签章，审核超出各部门负责人审核权限的合同协议。
3．总经理授权业务经办人员代表企业签订合同协议。
第10条 法务部经理审核企业格式合同协议和各部门合同协议文本。
第11条 各部门负责人职责。
1．负责草拟与本部门业务相关的合同协议文本
2．协助法律顾问拟定企业主营业务格式合同协议。
3．初步审核业务经办人员与合同对方商定的合同具体条款。
第12条 法律顾问职责。
1．草拟企业主营业务格式合同协议或企业重大、特殊合同协议。
2．监督、指导各部门起草及修订合同协议文本。
第4章 授权审批流程
第13条 原则上，在业务谈判、双方达成一致意见后，各部门应尽可能使用企业制定的格式合同协议或部门合同协议文本。
第14条 法律顾问草拟的格式合同协议应经法务部经理、总经理审核批准后形成正式书面协议，变更程序亦同。
第15条 各部门草拟的合同协议文本应经法律顾问审查、法务部经理审核、总经理审批后形成正式书面协议，变更程序亦同。
第16条 业务经办人员与合同协议对方拟定的一般性合同协议，须经所属部门负责人初审、法律顾问审查后正式订立合同协议，变更程序亦同。
第17条 业务经办人员与合同协议对方拟定的重大合同协议，须经所属部门负责人初审、法律顾问审查、法务部经理审核、总经理审批后方能订立正式合同协议，变更程序亦同。
第5章 附则
第18条 本制度由企业法务部制定并负责解释。
第19条 本制度报总经理办公室审议批准后生效。
第20条 本制度自 年 月 日实施。
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