中国的企业很多都处于数字化转型的关键时刻，数字化转型包括业务上的，也包括管理上的。传统企业依靠制度等管理文件落实管理执行力，而制度管理的数字化的需求也应该涵盖在整体数字化转型过程中来考虑。
传统企业非数字化制度管理的方式是通过电子文档、电子表格、电子演示文稿（例如：WORD，EXCEL，PPT）等方式来编写、存储和浏览制度，这些离散的文档方式带来的常见问题包括：
1、制度编写不规范问题：制度、程序、手册等管理文件写起来太辛苦，编写不规范，内容不准确。公司内一个部门的名称或一张表单样式改了，很难准确地找出要修改的所有文件。制度内容更新不及时，更新内容不准确，更新起来不便捷。
2、制度使用太麻烦问题：企业员工无法从成堆的制度中全面、准确的找到自已负责的所有工作及所有相关管理要求。编写制度的人担心管理文件的内容没有正确地依据上级文件制定，无法证明其依从性关系。传统制度文件的内容不直观，无法在移动端、流媒体等新技术条件下使用制度，例如制度中无法播放一段视频。
3、制度保管不安全：制度在审批过程中，质量检查不到位，发布了有失准确的文件。制度文本方式存储文件不安全，一些敏感的制度文档被随意下载，邮件微信传递，流失出公司。很多公司甚至一些内部制度在目前流行的网盘上都可以随意查到和下载。
4、制度管理很困难：比如，写了这么多制度文件，您知道一共制定了多少表单、多少流程、多少术语吗？您知道流程用到了多少表单，多少表单是没有被流程引用，为什么吗？这么多文件，相互关系如何，没有没规定重复、矛盾或者含糊的条款？
博阳精讯推出的EBPM平台，包含了数字化的制度管理功能，主要具有如下特征：
1、通过结构化的方式在线编写制度：
首先定制规范的制度模板（例如前言、适用范围、引用文件、规范内容、流程、附录等），编写人员在相应章节编写制度内容，形成规范性的内容。平台自动将内容变成结构化的制度要素（例如组织、术语、表单、流程）等。
撰写制度文件时需要引用相关管理要素，则直接从管理要素架构的相关要素池中进行选择，而不是重新创建，实现了管理要素的共享和协同，实现了管理体系在要素级别上的融合。
撰写制度文件时需要引用其他文件的条款，则直接从文件架构的相关文件池中进行选择，而不是重新写一遍，实现了文件条款的共享和协同，实现了管理体系在跨文件的融合。
撰写制度文件时需要引用其他流程，则直接从流程架构的相关流程池中进行选择，流程将自动转化为制度文本，并自动为制度和流程形成关联关系。
2、通过按人员的方式展现制度内容：
可在制度发布后，依据制度中的流程的岗位关系，自动形成该岗位的流程、制度、条款和条款相关详情。明确“我的”日常管理要求。
对于有依从性的制度和条款，可以查看到所依从的上级制度和条款，也可跟踪上级制度、条款的变化情况，快速识别制度修订的源头，满足依从性审查。
对于制度中的表单，可在线查看附件。附件支持PDF或者流媒体等多种线下文件无法满足的模式。
同时支持移动端浏览和完成发布审批过程。方便员工在非办公场所情况下快速查找自己需要的资料。
3、通过数字化手段对制度进行管理：
可按制度架构对编写权限进行授权，可授权到已有组织架构的部门、处室、岗位等多层组织。已授权的人员才可以编辑和锁定该制度文件。
一旦制度发布后，可在线查看，也可获得审批后自动生成多种格式为文本。例如不同模板格式的制度、规程文件，各种手册。模板可灵活定制。
编写完成过程中和发布后，制度的完整内容仅支持在线查看。有权限后才可以下载到本地文件。有效地对涉密文件进行管控，又方便需要的人员使用。
4、可对制度进行在线分析和动态评价：
在制度文件录入过程中，各项要素将自动归集到各要素架构，一方面方便其他制度引用，另一方面逐渐形成公司完整的要素架构清单。
可随时对制度和要素的关系进行分析，例如：有流程的制度、无流程的制度；涉及流程的条款、不涉及流程的条款；这些分析结果有效支持制度的优化完善。
可查看匹配条款最多的制度，以此分析这些制度间是否存在模糊、矛盾、冲突的现象，哪些制度需要改进，哪些制度需要合并等。
通过使用EBPM平台，企业能快速摆脱传统制度文件的束缚，切入数字化管理的时代。在数字化管理时代中，企业通过EBPM平台可帮助企业打通战略、流程、制度、信息系统的联动闭环，真正实现“数字孪生”的概念。
上海博阳精讯信息科技有限公司 (简称：博阳精讯) 于2008年在上海创立，是原德国IDS Scheer公司的合作伙伴。2011年，德国软件厂商Software AG收购IDS Scheer公司后，原IDS Scheer中国公司BPM咨询团队的骨干并入博阳精讯，使得博阳精讯成为国内专注于提供“业务流程管理” 解决方案的专业公司。
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作者：熊韧 博阳精讯咨询总监
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