采购管理概述
采购管理
- 项目采购管理包括从项目组织外部采购或获得所需产品、服务或成果的各个过程。项目组织既可以是项目产品、服务或成果的买方，也可以是卖方。
- 项目采购管理还包括合同管理和变更控制过程。通过这些过程，编制合同或订购单，并由具备相应权限的项目团队成员加以签发，然后再对合同或订单进行管理。
- 项目采购管理还包括控制外部组织（买方）为从执行组织（卖方）获取项目可交付成果而签发的任何合同，以及管理该合同所规定的项目团队应承担的合同义务。
IT行业采购管理特点
- “采购”一词被广泛应用于政府行为中，许多企业使用“购买” , lT 行业经常使用的是“外包”。
- 项目采购的相关人通常是买方和卖方，有时也有可能会出现作为项目监理的第三方。
- 在 lT 企业中，项目外包通常是指将 IT 项目中的工作内容转移给别的组织或个人来完成，如果只是部门工作内容发生转移称为部分外包，如果全部工作内容都转移出去则成为整体外包。
规划采购管理
自制还是外购
在采购计划编制阶段做出自制-外购决策：
- 考虑采购所引起的直接成本和间接成本，决策某种产品或服务是否外购。
- 同时其他考虑因素：如成本、内部能力、控制水平、保密性要求、可利厂的供应商等。
IT 行业自制一外购决策时的考虑点：
- IT 项目技术性比较强，有时也需要考虑一些其他的因素，如某些企业对数据保密性、系统安全性、软件的可靠性要求较高，当自己有足够的人力资源保障，就应当考虑自行研发。
- 在项目采购规划过程中，咨询内部或外部的专业技术专家的意见是非常必要的。
自制/外购分析考虑的因素
合同类型
合同类型与风险分摊
采购管理计划
采购管理计划是项目管理计划的组成部分，说明项目团队将如何从执行组织外部获取货物和服务，以及如何管理从编制采购文件到合同收尾的各个采购过程。采购管理计划包括如下内容：
- 拟采用的合同类型
- 风险管理事项
- 是否需要编制独立估算，以及是否应把独立估算作为评价标准
- 如果执行组织设有采购、发包或采办部分，项目管理团队可采取的行动
- 标准化的采购文件（如需要）
- 如何管理多个供应商
- 如何协调采购工作与项目的其他工作，如制定进度计划与报告项目绩效
- 可能影响采购工作的制约因素和假设条件
- 如何处理某些产品的采购需要提前较长时间的问题，并在项目进度计划中考虑所需时间
- 如何进行自制或外购决策，并把该决策与估算活动资源和制定进度计划等过程联系在一起
- 如何在每个合同中规定合同可交付成果的进度日期．并与制定进度计划和控制进度过程相协调
- 如何识别对履约担保或保险合同的需求，以减轻某些项目风险
- 如何指导卖方编制和维护工作分解结构（ WBS )
- 如何确定采购／合同工作说明书的形式和格式
- 如何识别预审合格的卖方（如有）
- 用于管理合同和评价卖方的采购测量指标
采购工作说明书（SOW）
- 依据项目范围基准，为每次采购编制工作说明书（ SOW ) ，对将要包含在相关合同中的那一部分项目范围进行定义。
- 采购 SOW 应该详细描述拟采购的产品、服务或成果，以便潜在卖方确定他们是否有能力提供这些产品、服务或成果。
- 工作说明中可包含规格、数量、质量、性能参数、履约期限、工作地点和其他需求。
- 采购 SOW 应力求清晰、完整和简练。
- 在采购过程中，应根据需要对采购 SOW 进行修订和改进，直到成功所签协议的一部分。
供方选择标准
实施采购
采购谈判
- 采购谈判指在合同签署之前，对合同的结构、要求以及其他条款加以澄清，以取得一致意见。最终的合同措辞应该反映双方达成的全部一致意见。
- 谈判的内容应包括责任、进行变更的权限、使用的条款和法律、技术和商务要求、所有权、合同融资、技术解决方案、总体进度计划、付款以及价格等。
采购谈判中常用的谈判策略
项目招投标
招标分为：公开招标、邀请招标
公开招标：指招标人以招标公告的方式邀请不特定的法人或者其他组织投标。
邀请招标：指招标人以投标邀请书的方式邀请特定的法人或者其他组织投标。
招投标程序
招投标法
投标
- 两个以上法人或其他组织可以组成一个联合体，以一个投标人身份共同投标。
- 投标人在投标文件要求提交投标文件的截止时间前，可以补充、修改或撤回已提交的投标文件，并书面通知招标人。
- 投标人以他人名义投标或者以其他方式弄虚作假，骗取中标的，中标无效，给招标人造成损失的，依法承担赔偿责任；构成犯罪的，依法追究刑事责任。
开标
开标应当在招标文件确定的提交投标文件截止时间的同一时间公开进行；开标地点应当为招标文件中预先确定的地点。开标由招标主持人邀请所有投标人参加，开标时，由投标人或其推选的代表检查投标文件的密封情况，也可以由招标人委托的公正机构检查并公正。
评标
评标由招标人依法组建的评标委员会负责。评标委员会由招标人代表和有关技术、经济等方面专家组成。评标委员会可以要求投标人对投标文件中含义不明确的内容做必要的澄清或说明，但澄清和说明不得超出投标文件的范围或改变投标文件的实质性内容。招标人可以授权评标委员会直接确定中标人。
中标
中标人的投标应当符合下列条件之一： l ）能够最大限度的满足招标文件中规定的各项综合评价标准； 2 ）能够满足招标文件的实质性要求，并且经评审的投标价格最低。但投标价格低于成本价格除外。招标人和中标人应当自中标通知书发出之日起 30 日内，按照招标文件和中标人的投标文件订立书面合同。
实施采购工作内容
- 发布采购文件；
- 从潜在卖方获得相关信息、报价、投标或建议书；
- 对潜在卖方提交的相关材料进行评审（评标）；
- 从中选择一家卖方（开标）；
- 与卖方洽谈和签订书面合同。
控制采购
控制采购内容
- 管理采购关系
- 监督合同绩效
- 实施变更和纠偏
- 关闭合同
检查与审计
在项目执行过程中，应该根据合同规定，由买方开展相关的检查与审计，卖方应对此提供支持。通过检查与审计，验证卖方的工作过程或可交付成果对合同的遵守程度。如果合同条款允许，某些检查与审计团队中可以包括买方的采购人员。
索赔管理
如果买卖双方不能就变更补偿达成一致意见，甚至对变更是否已经发生都存着分歧，那么被请求的变更就成为有争议的变更或潜在的推定变更。有争议的变更也成为索赔、争议或诉求。
谈判是解决所有索赔和争议的首选方法。
控制采购工具与技术
采购审计
是从采购计划编制到合同管理的采购过程中的一种结构性审查。采购审计的目标是找出采购过程中的成功和失败之处，以保证成功的对项目或其他项目的采购合同进行准备和管理。
支付系统
一般付款不是一次性付清，因此需要一个支付系统对付款进行管理。
结束采购
合同收尾和行政收尾
合同结束&索赔管理
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