高效会议指引(高效会议指南)

综述

高效的会议指引,可分为3部分:

  1. 目标清晰(Clear Goal)
  2. 职责清晰(Clear Duty)
  3. 计划清晰(Clear Plan)
    简称:3C,GDP

一、目标清晰(Clear Goal)

沟通目标包含3个方面:

  1. 目标准备——为了达成沟通目标,是否有准备相关话题、材料,是否站在对方的角度思考问题,最终是否可以达成共赢。
  2. 目标校准——沟通过程中,可能会偏离目标,需要及时校准,避免无效沟通。
  3. 目标执行——沟通结束后的结论,需要可执行,有计划,参考SMART原则,而不是没有什么改变。

二、职责清晰(Clear Duty)

职责清晰部分,包含以下部分:

  • 必要的人是否都有参与,职责是否清晰(RAPID决策模型)

对于一个关键决策,由谁来负责建议(Recommend)

一项行动计划?在这项计划实施前,需要获得哪些人的同意(Approve)

计划决定后,谁来负责执行(Perform)

对于实施决策的行动,将由谁来贡献意见(Input)

谁负责做出最后的决策(Decide)并推动组织致力于战略的实施?

  • 拒绝沟通

无关人员不参与

沟通者准备不充分,或者沟通目标不明确,当事人可以拒绝沟通

  • 明确沟通形式,根据需要选择相应的沟通形式

内部聊天工具——咨询问题、提醒事项等简单交流

场景文档——事项流程、规范、知识传递、问题解决过程等

场景面对面——小范围交流、1V1、复杂问题梳理等

场景小范围会议——技术方案Review、对齐需求细节、对外输出结论的小范围讨论等

场景会议——需求评审、方案评审、重要信息同步等

场景邮件——沟通结论、重要事项群发、事项跟进过程、复盘总结等场景

  • 积极表达

各个职责是否都有表达意见

合作共赢

  • 沟通流程清晰,无关流程不参与

沟通过程中已经决定的部分或与自己无关的部分,随时离开。

三、计划清晰(Clear Plan)

一次沟通最重要的部分就是后续是否有执行,如果没有执行,沟通效果几乎为0。

计划部分包含以下部分:

  1. 结论清晰——沟通结论能够确保所有参与人理解一致,目标一致。
  2. 计划完整——有完整的后续执行流程,是否符合SMART原则。
  3. 执行有序——根据沟通中的结论和目标,形成一致的流程并持续执行。

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