中小企业物料采购（外协）跟催方案
1.目的
为控制采购交期、确保生产顺利进行、规范有效地实施物料跟催，特制定本方案。
2.适用范围
本方案适用于采购物料跟催的管理工作。
3.管理职责
采购部为采购物料工作的归口管理部门。
4.制定跟催工作规划
(1)跟催工作准备
确定交货日期及数量；
了解供应商主要生产设备利用率；
要求供应商提供生产计划表或交货日程规划；
了解供应商物料管理及生产管理能力；
在采购条款中规定加重违约罚款或解约责任；
准备替代物料来源。
（2）拟定采购进度时间控制表
规划合理的购运时间。采购部需对请购、采购、供应商准备、运输、检验等各项作业所需的时间进行合理的规划；
比较生产进度。需在采购订单或者合同中明确要求供应商编制《生产进度计划表》、《实际生产进度表》，并将两项表格进行对比，严格控制交货时间；
（3）制定沟通计划
采购部需和销售部、生产部密切联系，随时关注销售市场情形和生产部计划变更情况，以便据此更改采购计划；
采购部需制定计划定期与供应商进行联系，以便掌握供应商的实时信息。
5.跟催方法
物料跟催包括但不限于以下四种方法，物料采购专员应根据情况选择合适的方法，确保采购交期的达成。
（1）订单跟催
按照订单预定进料日期，提前一定时间进行跟催，具体包括以下两种方法。
联单法，将订购单按照日期顺序排列，提前一定时间进行跟催；
统计法，将订购单统计成报表，提前一定时间进行跟催。
（2）定期跟催
每周在固定的时间将需跟催的订单整理好，打印成报表，统一定期进行跟催。
（3）设置物料跟催表
物料采购专员根据物料跟催表掌握供料状况，确定跟催对象，保证及时供料。
(4)设置物料跟催箱
在采购部办公室内设置物料跟催箱，取代传统翻页打钩的办法。在跟催箱里面设置32格，前31格代表每月的日期，第32格为急件处理格。
6.采购跟催措施
(1)定制物料跟催
定制的物料需对供应商生产过程进行监控。
物料采购专员需及时了解供应商备料情形；
为供应商提供必要的材料、模具或技术支援；
物料采购专员了解供应商的生产进度情况；
交期及数量变更时及时通知供应商。
(2)非定制采购的跟催
物料采购专员需注意是否按规定时间收到验收表；
物料采购专员及时电话查询交货进度。
(3)重要物料跟催
采购部需审核供应商的计划供应进度，并分别从各项资料获得供应商的实际进度；
重要物料采购除要求供应商按期报送进度表之外，采购部还应实地前往供应商处进行访问查证；
必要时派专人驻场监控，确保供应商按时交货；
将累计交货结果以报表形式告知供应商，促进其改善。
7.跟催工作考核
(1)采购人员跟催考核
采购部需将跟催工作中如下内容纳入采购人员绩效考核体系。
采购人员对交货延误原因进行分析的情况；
采购人员对供应商跟催的次数及沟通情况；
采购人员对交期的控制情况。
(2)供应商交期考核
将供应商交期延误次数、时间、数量等纳入供应商的考核体系；
供应商交期延误对本工厂造成的损失纳入供应商的考核体系；
对交货及时、质量优良的供应商，增加付款优惠及其他奖励。
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