电视电话会议具有覆盖面广、组织便捷、务实高效等特点。通过总结电视电话会议组织服务的经验做法，尝试探索其中规律，以期组织服务工作更加规范、严密、顺畅。
合理选择会场
大型电视电话会议一般设一个主会场、若干分会场。各会场的选择要根据会议形式、规模、技术条件和配套服务等因素综合确定，注意是否具备电视电话会议会场专用线路、设备，或是否具备临时架设相关设备的技术条件，涉密会议还要充分考虑安全、保密等因素。
关于主会场，一般设置独立的主席台，高度、宽度、进深应当合适，对面及两侧有足够空间布置各类屏幕；其次要有空间适宜的台下会场，大小应满足参会人数需要，尽量方正，会场前排与主席台之间要留有适当距离。
关于分会场，最好选择阶梯式会场，可更好展示参会人员整体画面，减少前排对后排的遮挡；不是阶梯会场的，拍摄分会场的摄像头位置不能过低，尽量照顾会场全景。分会场一般不再单设主席台，参会人员均面向显示主会场画面的大屏幕就座。各分会场的形式和布局应尽量统一。
科学布置会场
电视电话会议会场布置除了符合与现场会议相同的常规要素外，重点要关注主会场与各分会场的交流安排，特别是屏幕设置要尽量符合日常交流习惯，满足全体人员观看需要。要通过统一规范的会场布置和科学的屏幕设置，提升会议的整体感。
主会场布置。应重点考虑两个方面：一方面是供主席台就座人员观看的屏幕。一般设置在主席台与台下会场第一排之间位置，且不能对主席台与台下会场人员之间目光交流造成影响。若主席台较宽，应多设置几块屏幕，左右对称，避免主席台就座人员转头向侧面观看。若主席台与台下会场之间距离不够，也可将屏幕设置在会场正后方，屏幕尺寸应满足清晰观看需要，高度要适宜。另一方面是供主会场台下就座人员观看的屏幕。一般布置在两个区域，一是在主席台两侧，面向台下会场，尺寸高度应满足整个会场尤其是后排人员清晰观看需要；二是在主席台与台下会场第一排之间，方便台下前排就座人员观看，避免前排人员频繁转头向侧面观看。
分会场布置。需重点关注供参会人员观看的大屏幕，应设置在会场正前方，尺寸满足会场全体人员清晰观看需要，不能过高或过低，以人员端坐平视为宜。分会场还要设置统一会标，标明分会场规范名称，一般通过技术手段直接显示在本会场画面的右下角，注意不要遮挡分会场应显示的其他要素。
发言人位置安排。根据会议议程，部分会议需安排主会场或分会场人员发言，可根据需要单设发言席，背景简洁、单人出镜、规格统一，安排单独镜头从正面平视角度拍摄发言人，各发言人在画面中的比例应保持一致。
周密做好会前准备
组织一场大型电视电话会议前，务必扎实周密做好会务组织和技术保障等各方面准备工作，详细制定会务组织服务工作方案、视频切换脚本、特殊情况应对预案等。
建立协同高效的会务工作体系。既要保证会务组织和技术保障两个团队统一行动、无缝衔接，又要保证主会场和分会场工作人员联络通畅、反应迅速。应提前召开相关方面参加的会务工作协调会，建立主会场和分会场工作人员联络机制，明确分工，压实责任。
提供安全流畅的信息技术保障。技术上要确保画面和声音同步、流畅，不能卡顿，更不能发生“掉线”“断线”等情况，一般应准备双路保障，且能“无缝切换”。要营造主会场与各分会场整体一致的氛围，通过合理布置拾音器，打通环境音效，主会场响起的热烈掌声等能够实时传递到各分会场，增强会议现场感，营造主会场与分会场良好互动氛围。会前1至2天要与各分会场联调联试，会务组织人员和技术保障人员协作配合，逐一检查落实各要素，发现问题及时解决。
预制详细准确的视频切换脚本。电视电话会议交流的主要渠道是视频画面和声音传播，做好画面切换，适时展示会议全景和重点环节，可大大提升会议效果。视频切换脚本要精准化、精细化，提前制定每块屏幕不同时间段展示的具体内容。
一方面，要根据不同人员需要展示不同画面。主席台就座人员需看到主会场和各分会场画面，主会场台下就座人员需看到各分会场画面，分会场就座人员既需看到主会场主席台画面、又需看到主会场台下画面。
另一方面，要区分展示会议的“焦点”“重点”和“全景”。作讲话的领导同志、主持人、发言人是会议的“焦点”，尤其是领导同志重点强调或脱稿讲话的精彩镜头，要充分展示；主席台是会议的“重点”，要安排专门的画面展示，还要适时展示主席台每位领导的单人画面；主会场和各分会场是会议的“全景”，要注意交待清楚，若分会场数量较多，应轮流展示，提前编排好分会场画面的顺序和时长。
精心做好现场服务
现场服务的主要任务是确保会议各项议程按既定方案执行，维护好主会场和分会场秩序，对出现的特殊情况及时应对处理，确保会议效果。会前1小时左右应再次与各分会场进行联调联试，对会议各要素进行最后的检查落实。检查完毕后至领导同志入场前的准备时间，主会场音频和画面可先切走，播放备用视频，待会议即将开始前再同步显示。会议开始后应密切关注会议进程并提前作好相关准备。
比如，领导同志快入场前，镜头应提前切到进场方向；发言人准备发言时，一般提前到发言席就座，画面也要及时切换到位；要关注会场情况，如有违反会场秩序和会风会纪的情况要及时提醒纠正，等等。会议过程中还要及时发现特殊情况，准确研判、快速处置。
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