开会,是检验一个单位的最好标准


经常听到身边有人吐槽:上班不是最累的,开会才是。

开会,其实是一个集思广益总结改进的好方式,但培哥发现,越来越多公司把会议变成了老板发泄情绪的一个阵地。

抱怨指责一大堆,却不见解决实际问题,抛砖不引玉,撒网不捕鱼,最终竹篮打水一场空。

所以,一家公司水准到底怎么样,看它怎么组织会议就知道了。

1

网上流传着一个会议成本的计算公式:

会议成本=每小时平均工资的3倍×2倍×开会人数×会议时间(小时)

低效会议,不仅浪费参会者的时间,也在浪费公司的金钱。

除了我们看得见的时薪,还有参加会议的出差、准备会议材料的时间、复印资料的成本、策划与组织会议花的精力…

这些都是成本消耗,而且与会者职位越高,公司付出的就越大。

为什么这么多事情需要讨论和沟通?

因为公司正常的制度流程解决不了,只好讨论,那一定是公司的组织和流程出了问题。

2

开会还有一个能体现公司管理水平的是会议纪要。

很多管理规范单位都要求会后必写会议纪要,有纪要才好执行、好跟踪。

可还有更优秀的公司从不写会议纪要。

他们认为,会上每个人都理解并确认了会议结论,会后按照会上决定的事项去做就行了,为什么还有多此一举写会议纪要呢?

写会议纪要是个技术活,不仅要熟悉业务,还要有高度的总结提炼能力,耗时耗力。

一个高度自治的公司,不用写会议纪要,人人都知道自己该做什么,按部就班去做就行了。

从开会方式中,我们也能看见这家企业的文化。

每个公司会议方式都不相同,甚至有的开会原则截然相反,这背后体现的是不同的企业文化。

亚马逊的会议法则中就有一条:“不允许用PPT”。

亚马逊的会议组织者会将所有资料,按照标准的6页纸模板提前写好并发给参会人员。

开会的前15分钟,所有人一言不发先阅读这6页纸的内容,之后再讨论。

从一家公司的会议模式里,能看出这家公司倡导什么,反对什么;开会这件小事,也能看出领导的格局和人品。

与其在如何开好会议上大做文章,还不如在组织功能上积极改善,努力把会议沟通保持在最低限度。

3
有的公司上班时间不开会,常规操作是挤压中午吃饭时间开个短会,利用晚上下班时间开个小会,挪用周末休息时间开个长会。

有的公司经常下班前开会,一开会就到9点以后,餐补交通补助都没有,更别指望算加班了。

一个公司能走多远,最后拼的还是老板的格局,连开会这件小事都斤斤计较,充满算计,这样的公司永远都不会发展壮大。

最可怕的情况就是——领导认为管理就是开会,开会就是在管理。

高效的公司,在会议管理有很多共通之处。

很多人都听说过日产生产方式NPW(Nissan Production Way),日产会议方式的目标是:提升会议价值。它有5项准则:

1. 减少纸张浪费

2. 减少出差

3. 1个议题1小时

4. 开场确认会议目标

5. 当场形成会议纪要

他们的1小时(60分钟)会议流程是这样的;

第一步:确认会议目标(5分钟)

在会议开始时即应确认会议目标、议程和时间计划。

第二步:讨论(45分钟)

每个人的发言控制在5分钟内,开门见山,直奔主题,抛开客套啰嗦,紧紧围绕主题,只讲中间“骨头”的东西。

为提高讨论效率,可以会前制定大家共同遵守的会议纪律(Ground Rule)。

第三步:会上当场形成会议记要(5分钟)

花几分钟时间,总结并确认讨论的结果。

第四步:散会(5分钟)

为不打乱下个时段的活动,在到时间前5分钟结束会议。

开会,是检验公司的重要标准,希望大家都能找到一家尊重你、有格局的公司,开的每一次会议都有价值;

也愿你尊重别人的时间,发起的会议都高效有价值。

——来自公众号“人力葵花”

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