公路与铁路项目工程档案管理办法
第一章 总则
第一条 根据《中华人民共和国档案法》、《企业档案管理规定》、铁路与公路行业档案管理有关办法，并结合PPP项目、施工总承包项目、工程分包项目等特点，编制本公路与铁路项目档案管理办法，同时为其它类型工程项目提供参考。
第二条 建设项目档案指工程项目过程中形成的，如实反映项目建设实体状况，经过鉴定、整理并归档的项目文件，即所建设项目在评估、立项、审批、招投标、投融资、勘察、设计、土地征用、施工、监理及竣工验收等过程中各参建单位所涉及范围和阶段所形成的文字、图表、声像等全部文件，以及与纸质文件相对应的电子文件，不包括项目验收结束后期运营、维护、管理、固定资产移交等相关文件，也不包括各参建单位内部在本项目形成的管理、合同、财务、施工、计量支付、声像等资料。项目工程档案包括建设管理、勘察设计、施工、监理和竣工验收等所涉及范围和阶段的文件。
第三条 工程项目档案和项目文件，是项目建设的真实记录，是反映建设全过程的有效载体，是质量责任追溯的重要依据，也是对建设项目进行稽查、审计、监督、管理、验收的重要凭证，以及建设项目运营后进行维修、养护、改造、管理的基础文件材料。
第四条 项目工程文件原始资料的收集、整理，应贯穿于项目建设的全过程，与工程进度同步进行。必须坚持科学认真、实事求是的态度，认真做好日常文件材料的形成、积累、整理、立卷等工作。在工程竣工验收时，及时提交系统、完整、真实、准确，具有可追溯性的项目文件材料。
第二章 适用范围
第五条 本办法适用于公路与铁路项目，主要包括PPP项目、施工总承包项目、工程分包等类型。
第六条 本档案管理办法中不包括各参建单位内部在本项目形成的管理、合同、财务、施工、计量支付、声像等文件资料。
第三章 项目工程文件管理
第七条 项目工程档案管理工作实行统一领导、分级管理，避免发生交叉遗漏现象，有效地维护档案的完整性与系统性，并纳入各参建单位各级领导及工作人员的岗位责任制。项目工程文件形成及档案管理工作应分清职责，责任到人，明确工作流程和协调配合关系，确保资料的系统性、正确性；建立健全档案管理、考核奖罚等制度，并严格执行。
第八条 参建单位应设立专职档案管理人员负责项目工程类文件的收集、整理、保管、立卷和移交工作。档案管理人员需熟悉业务、遵守纪律、忠于职守、严守档案机密。档案管理人员调离或离职时需办理相关档案交接手续和移交清册，并经上级主管领导监交确认，确保档案的完整和安全。
第四章 项目工程文件形成
第九条 建设项目档案系统性强、涉及单位多、范围广、内容繁杂、闭合严密，在工程项目初期应统筹规划，项目档案管理与现场施工管理并重，从审计稽查和固定资产移交方面来说更为重要。每个项目建设前期必须依据公司所涉及项目的范围和特点编写该项目工程类文件的档案管理办法，在本档案管理办法的基础上依据当地政府行政主管部门的档案管理办法和有关行业档案标准进行增补或删减，确保合规合法。
第十条 各参建单位所涉及建设项目范围和阶段的工程文件编制工作由各参建单位参与建设的现场机构具体负责，根据项目各建设阶段的性质，实行"谁形成文件、谁负责收集整理"。
第十一条 建设项目工程文件的收集、整理、编目、归档、移交，应做到"三同步"，即：布置文件归档要求与布置工程计划同步、文件形成收集整理与工程进度同步、文件验收交接与工程验收交接同步。
第十二条 各参建单位所涉及工程项目的范围或阶段和特点确认所编制的档案管理办法内容，并随时做好编制、收集、整理工作，按类别分别放在案卷（盒）内，以防文件材料的散失和损坏，对文件资料进行有效的控制，确保第一手资料齐全、完整、系统。
第五章 项目工程类文件内容
第十三条 本档案管理办法中工程类项目文件的内容是依据PPP项目、施工总承包、工程分包的特点，并结合铁路与公路行业档案管理有关内容所列，不包括项目竣工验收完成后期运营、维护、管理、固定资产移交等相关文件，也不包括各参建单位内部在本项目形成的管理、合同、财务、施工、计量支付、声像等资料。
第十四条 本档案管理办法所列工程项目文件类别和名称包括建设管理、勘察设计、施工、监理和竣工验收等文件材料，各参建单位可依据各自所涉及范围或阶段选用,其中由各单位形成和收集的项目文件属各单位整理归档范畴。
1.建设管理资料应包括项目文件内容见后附表14-1。
2.勘察设计资料应包括项目文件内容见后附表14-2。
3.监理资料应包括项目文件内容见后附表14-3。
4.施工资料应包括项目文件内容见后附表14-4。
5.竣工验收资料应包括项目文件内容见后附表14-5。
第十五条 本档案管理办法所列工程项目文件内容仅为文件类型和名称，具体需依据建设项目所含的工程内容和公路、铁路档案管理办法进行细化，并制作涉及合同文本协议、建设管理用表、监理用表、施工（测量、试验、施工原始记录、检验批、检查证、质统表、检查记录、各类报表、各类检验评定资料）用表、竣工图表、往来文件与函件、会议记录及签到表、预决算表、各阶段验收申请及验收记录和验收证书等固定样表格式和填写说明等，同时规定表头、字体、字号、标段名称、单位名称等书写及打印要求，并纳入该项目的档案管理办法中。
第十六条 各参建单位应依据项目档案管理办法中所提供的固定样表和填写说明，并结合设计要求、验收标准、检验频次、规范等组织有关人员进行样表范本的编制，确保资料填写符合设计标准及有关验收标准和规范要求。
第六章 项目工程类文件立卷归档要求
第十七条 项目工程类文件归档基本要求
1.齐全完整。应归档的纸质资料、电子版资料、声像资料、图表等齐全，印章齐全，签字完善，具备法律效力。
签字必须采用碳素笔手工签写，严禁打印和代签；字体工整便于辨认，严禁连体字和草书。
2.内容准确。文件内容真实记述和准确反映工程建设过程和竣工时的客观实际，各类材料和数据详实可靠；竣工图表已按变更设计等进行修改，做到图物相符，并修改有关里程和文字说明等。
3.系统配套。一个建设项目内建设管理、勘察设计、施工、监理和竣工验收等文件材料、各专业内容、一个单位工程内文件材料及图纸等各项内容应配套完整。
4.整洁美观。纸质文件材料装订整齐、美观，封面、卷内目录及备考表填写清楚，字体工整，文面整洁；不得用圆珠笔、铅笔、蓝黑墨水笔、双面蓝色复写纸书写。纸质文件材料不得有涂改和打印时造成的纹路、墨迹污染。图纸图幅标准、线条清晰、字体工整、反差良好、折叠规范统一。
5.其它要求。项目建设过程中形成的文字、表格等纸质材料统一采用70g (含70g)以上的优质白纸，其尺寸一般要求为A4纸（图表类除外）。需装订的资料（图表及统一定制成册的凭证单据等除外）页边距须满足装订要求（因打印偏差可能造成页边距不够，设置页边距时可适当加大，防止页边距不足，打印时要用尺量，以确保满足页边距要求），页边距一般要求为：上下、右页边距不得少于20毫米，左页边距不得少于25毫米。电子版资料和声像资料符合建设项目档案管理办法中有关要求。
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