一款阿里的知识管理工具（阿里 知识库）

今天和大家聊聊知识管理。

说知识管理前，我们先看一个之前刘润老师讲的亲身经历。

01知识管理的价值

1999年，刘润老师加入微软，作为工程师帮助那些一年支付几十万费用的大客户解决技术难题。

产品都一样，但问题是千奇百怪的，其中99%的问题估计你这辈子都没遇到过，因为只有最奇葩的问题，客户才会付钱找你。

可以想象，这些问题有多难。

但是，绝大多数的问题，微软的工程师，居然总能在几小时内完美解决。

怎么做到的？

这就要归功于微软非常受人推崇的“知识库”系统。

工程师一边接电话，一边查知识库！80%的问题，症状、原因、解决方法，早就清清楚楚地写在里面。

这些记载着“症状、原因、解决方法”的药方，是每个解决完问题的工程师，严格按照格式要求写的。

写完后，微软总部有个类似于“美国FDA”的团队，验证每篇药方的“疗效”后，才会公布到微软的“本草纲目”上。

这帮微软节省了大量的工程师资源，更帮助客户解决了无数疑难杂症。

这就是知识管理的价值。

02 初遇钉钉知识库

疫情期间，居家办公时间也多。

作为我们产品组负责人，我需要重新调整自己和团队的工作方式，以适应纯线上化、远程化的协作。

其中一个很重要的工作，便是团队知识的管理。

一方面需要将以前散落在各处的资料汇总并分类好，便于查找、学习。

另一方面需要将日常工作新产生的资料沉淀下来，便于团队内同步、回看。

一个好的知识管理工具，会让你事半功倍。

期间，试用了几个耳熟能详的文档/知识库工具，都或多或少存在一些不足。

传统的知识管理工具，普遍问题包括：

• 有的只适用于特定的人群，例如confluence，适用于产品、技术类人员操作，并不适合HR、行政人员来编辑；
• 有的在线多人编辑、协作不友好，因为大多数公司不会专职有人来填知识库，所以能支持多个成员、团队共同作业是不可或缺的；
• 有的文档管理、查找起来不便，或者移动端使用体验太差，操作繁琐，影响效率；

而一些新型垂直类的产品，则有面临一些新的问题：

• 垂直类产品功能比较单一，不能和现有的团队沟通、项目管理工具连通，在多个工具间的流转需要频繁的二次上传、下载；
• 需要频繁的登录下载，如果一些沉淀在知识库里的材料或者SOP文档，想分享给外部的客户或者合作伙伴，需要客户去下载或者注册才能编辑；

直到我团队成员推荐我试试钉钉自己的团队空间产品，最近改名回了钉钉知识库，不得不说，是一个明智的选择。

坦白讲，我此前并没有想过会用钉钉做知识管理。

在过去，我们使用钉钉比较多的就是聊天、打电话或者做内部的审批，以及做产品研发的项目管理，零散也会写一些文档，但并没有当做主要的文档创作平台去做。

使用后才发现，钉钉「知识库」可以称得上是一个优雅的知识管理工具。

这也打破了我们团队对钉钉的认知。

这个工具是基于钉钉文档做的，能将零碎的、分散的资料重新组成你的知识库。

它适合各企业、组织、团队，甚至个人使用。

03 钉钉知识库体验

1、入口

一个不得不面对的问题是，钉钉的产品功能实在太多了，所以知识库的入口要单独讲一下。

在PC上，可以通过钉钉电脑版客户端-文档栏进入「知识库」。

移动端，可点击「协作tab-文档-知识库」即可进入。

2、在钉钉生产知识

先做一个简述。每个人都可以在钉钉上，按照自己的需要建立知识库，比如团队制度、项目、产品资料、学习计划等维度去建立。

你甚至还可以一键将整个confluence（一个传统企业wiki软件）内容导入，方便你迁移confluence上已有的内容。

建立知识库后，可以通过新建、上传本地文件/文件夹来创造知识、沉淀知识。

知识库中新建文档的功能，可谓非常强大。

可创建的文档类型包括文档、表格、脑图、白板等。

文档、表格、脑图、白板是钉钉文档的功能， 功能强大、易用性好、支持多人协作，这里不多赘述。

这里值得一提的是，新建的文档提供了大量的模块，非常实用，可直接拿来用。

你还可以把自己创建的文档，另存为模板/知识库模板，方便自己或团队成员直接引用。

知识库中的文档，在知识库左侧以目录树形式结构化，方便快速访问所有文档。

不仅如此，知识库首页也会以脑图的形式罗列出所有文件结构，并且支持拖拽移动文件层级和顺序。

这样管理文档，简直不要太方便了。

3、知识创作

钉钉知识库，是一个鼓励知识创作的生产力工具，它大大降低了你的创作门槛。

你可以在知识库文档里，通过 或/符号，来插入各种内容模块。

比如，插入图片、表格、文件、脑图、流程图等常见内容。

还可以添加日程、在线文档、项目看板、语雀文档等，引入已有内容，开展项目协作。

还可以插入各种小工具组件，和钉钉其他功能互通，比如视频会议、投屏、待办事项、电子签名等，串联起日常工作。

甚至，还可以插入第三平台的内容，如第三方地图、视频、音乐、UI等平台内容，避免来回切换平台。

这样，所有的内容，都串联在了文档中，再也不需多个工具切换，不需要频繁截图，不需要来回上传、下载，不需要邮件、微信各种通知，就能完成几乎所有知识沉淀、任务、协作、项目管理等工作。

这会大大降低了团队成员的协作、创作门槛，鼓励大家去创造内容、建立链接，太酷了。

4、知识流动

同时，知识库和钉钉是深度融合的，知识库中的文档，能快速分享给钉钉好友或钉钉群。

如果文档中有@某个同事，对方可直接在钉钉对话框中收到提醒，可以快速点击进入批注处。

对比较重要的任务，还可以直接在文档中@ 成员，选择创建一个待办事项，设定负责人及截止时间，便于及时关注任务完成进度，点击图示功能栏的「创建待办任务」操作即可。

该操作直接将任务项目发送至钉钉的「待办」面板，提醒接收人去完成。

对于项目制的任务，多数团队会采用项目面板来规划详细的任务进度时间表，钉钉工作台中提供项目面板功能，方便组织内部的项目管理。

由于文档承载在钉钉上，能无缝衔接部分协作办公场景，比如直接插入项目看板，项目的分解任务、执行进度等等更新会动态在文档中刷新，一个方案文档就可以把握所有状态。

这对习惯于用 Word 办公的朋友来讲非常友好，管理项目进度可以在一篇 Word 中完成。在阶段性项目总结或者给领导汇报项目进度时非常实用，无需跳出钉钉文档即可浏览详细的项目进度，体验及效率大幅提升。

文档与文档之间，也支持双向链接，以引用关系的方式生成一个关系图，你可以很方便地看到某一篇材料的流动情况。

这样文档就在钉钉中快速的流动起来。

文档只有流动，才能传递价值。

5、知识检索

能找得到的才是知识。

在知识查看与检索上，钉钉知识库设定了脑图视图来展现，文档之间结构关系一目了然。

而且，在知识库首页就可以直接在脑图上拖拽，快速高效完成文档结构的调整。

6、权限机制和安全

更为人性的是，知识库的权限管理。

我们都知道，公司或团队中的很多内容是有密级的，很多内容只是有限的人可看的。

这就需要对文档进行灵活的权限管理。

知识库的权限，能基于文件夹、单个文件添加指定人的指定权限，还能支持对个人/部门/群聊授予权限。非常灵活且易操作。

同时，知识库文档还可显示访客水印和禁止访客复制内容，便于追溯截图泄露的人。安全措施很到位。

7、对本地word、excel以及confluence等各类文档的兼容性

目前在线文档的整体发展方向，大多是只追求创新，追求如何在互联网用户中获得一致好评，反而忽略了 Word、Excel 本身的用户群。

最直白的，你无法让公司里面的每一个部门都习惯于在线文档。比如老师傅就习惯用Word怎么办？难道你告诉他，必须下载一个XX软件，再去学一学？

其实，大多数人依然习惯于使用 Office 文件，创建一份Word、Excel文档。这是微软 Office 的强大，每一次新版本都会向下兼容，包括兼容早期 2003、2007 等版本。

这也是这些在线文档产品，需要考虑的。互联网不能放弃一部分人，甚至一大部分人，不要为了极致忽略用户的实质需求。

这一点，目前来看钉钉文档是对兼容本地Office文件考虑比较多的一家。

还有不少厉害的功能，如公开发布 审批、权限默认继承、无限嵌套等，我不再赘述。

可自行体验，相信不会让你失望。

04 小结

在团队中使用钉钉知识库后，整体来看，这是一款优雅高效而安全的知识管理工具。

个人使用体验来说：

1、知识库基于钉钉文档而设计，每个人都能按需打造专属的知识管理系统

大公司的产品，基础能力、基础服务还确实不一样。功能强大不说，使用过程很流畅、学习成本也低，基本上不用专门的去学习就能使用。当然如果是要搭建知识体系，就需要先想清楚。

2、大大降低了知识生成、知识创造门槛

已有文档直接上传，大量工作模板，直接能拿来用。文档中还可引入各种形态的内部、外部内容，鼓励大家在工作中生成内容、创造内容、沉淀内容。

3、优秀的文档管理能力

拖拖拽拽就能完成文件结构管理，所有内容结构化呈现。增加、删除、修改、查询文档内容很方便。

4、和钉钉深度融合，快速完成文档流转，让知识流动起来

可@团队成员，可在文档中分配任务、跟进项目进度，可快速完成项目总结和汇报，并且通过链接钉钉聊天、会议、待办、日程、审批等服务，传递文档价值。

5、灵活的权限控制和安全机制，兼顾效率和安全

6、对本地word、excel以及confluence等各类文档的兼容性强

总之，钉钉知识库目前我和我的小团队用得很爽。

选好工具，事半功倍。

做企业或团队知识管理，用钉钉「知识库」就够。