档案收集不全?材料不合规?用会博通,做好工程项目资料存档管理

在做工程项目时,最让项目经理头疼的,莫过于工程项目资料存档管理。

因为这其中涉及的资料非常多,既包括项目建设前期的土地征用协议、招投标文件,也包括项目设计阶段的设计审批文件、批准概算书、预算书,还包括建设项目施工过程中的工程开工报告、质量监督检查报告、竣工报告及竣工签证书、设计变更通知单、竣工图纸、工程决算报告等。

面对复杂繁多的档案资料,想要进行统一的科学管控,需要解决很多实实在在的困难。

档案收集不全?材料不合规?用会博通,做好工程项目资料存档管理

会博通相继实施落地过上百个工程项目档案管理系统。总结不同工程企业或事业部所面对的项目档案管理难题,可总结为4个方面:

1.项目管理涉及的参建单位较多,文件管理职责分工不明确,对范围内应收集、归档的文件材料不清楚,档案收集不齐全也不容易追溯。

2.归档材料质量不符合规范要求。诸如文件格式不规范、签订手续不完整、不真实,使用不耐久字迹材料记录文件等现象比较多。

3.案卷标题拟写不规范,案卷题名没有提示卷内文件的全部信息。如:质量评定表及原材料实验报告等项目内容只编写为竣工资料字样、没有注明工程名称。

4.平时对项目资料不注意收集,工程收尾临近工程达标投产验收时才突击整理,造成文件材料不能及时归档,很难保证项目档案的齐全、完整与准确。

为解决工程项目资料存档管理在协作、规范、即时等方面的难题,会博通专门提供了流程化协作、实时归档与表格打印功能,创造性的帮助工程项目科学高效归档,有效提升工程项目质量和成效。

1.业务流程化,统一规范项目档案资料

在项目资料存档管理当中,会博通为工程项目人员提供了审批流功能。所有需要审核的档案、文件都需要通过流程审批的方式,经审核确定无误后,方能进行归档入库。整个审批流程的审批体系,既可以包括企业内部人员,也可以覆盖企业外部人员。

若遇到需要外部协作的情况,只需要将文件链接发送给对方,对方即可立刻进入到审批的流程当中来,便捷参与档案资料审批等各种工作。

档案收集不全?材料不合规?用会博通,做好工程项目资料存档管理

此外,系统还提供了丰富的资料模板。你可以用会博通档案管理当中提供的资料模板,比如:项目组成员表、任务书、项目WBS表、项目进步进化表、项目风险管理表、项目沟通计划表、项目会议既要、项目状态报告表、项目变更管理表、项目总结表等经典十大项目管理表格。当然,你也可以在系统当中创建具备企业特色的资料模板,以此来规范档案资料的填写。

2.档案即时归档,告别突击整理时的忙乱

会博通在项目资料存档管理上,可以同步接通多个系统,比如企业微信、钉钉、ERP等等,在第三方平台上沟通的文件会同步实时导入到会博通当中。

项目档案员可以手动勾选需要归档的文件、资料并在线鉴定,一键式操作即可将之实时归档进入项目资料管理系统中,不需要再在项目临近尾声的时候,专门花费额外的时间进行档案资料整理,使得项目管理工作更从容,也更有序。

如果是多用户版本,也可以将多人纳入到档案管理工作当中,用多线程的方式进一步细化、优化项目档案管理资料。比如,你可以将每一个子项目的负责人纳入到归档工作中,由它将子项目涉及的资料实时上传,再设定专人审核。

与此同时,会博通系统当中提供了多维度的权限控制,在多人参与协作的过程中,你完全不用担心档案凌乱与安全问题。

档案收集不全?材料不合规?用会博通,做好工程项目资料存档管理


3.批量打印表格,案卷信息规范标准

针对案卷拟写不规范的问题,会博通工程项目档案管理平台,为用户提供了丰富的批量打印表格功能。通过该功能,用户可以自由便捷打印卷内目录、备考表、封面、背脊等。表格模板均按照规范要求设定,可以非常好地解决案卷标题拟写不规范、信息不全的问题。

档案收集不全?材料不合规?用会博通,做好工程项目资料存档管理

会博通工程项目资料存档管理平台,贯穿立项、审批、评估、收付款全过程,解决了工程档案资料在管控过程中出现的资料不全、不合规的问题,以高效灵活的流程管理,全面支持工程企业项目积累、分享、利用和创新。

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