会议管理制度(会议管理制度及流程)

会议管理制度

第一条:目的

为规范公司各项会议及各类培训流程,统一会议管理模式,减少会议数量、缩短会议时间,提高会议质量,切实解决问题,有效推进各项工作开展,增强公司整体管理水平,特制定本制度。

第二条:适用范围

本制度适用于公司及公司各部门召开的各类会议。

第三条:会议类型

一、固定会议:主要包括总经理办公会、周工作例会、月工作例会、产销协调会、公司年终总结表彰大会、全体职工大会等,应分别报请总经理批准后,由人资行政部门负责组织召开。

二、专题会议:即涉及公司各专业板块到全公司的政策、业务专项会议。比如:业务部门的重大商务投资会、资金计划会、资金平衡会、专项技术方案研讨会、重大人事任免研讨会等,由相关部门提出专项会议计划报总经理批准后,将相关数据材料送人资行政部门备案,由会议召集部门负责会议通知、组织和实施并对会议纪要进行整理和存档。

三、部门工作会议:各部门召开的工作例会,由各部门负责人决定召开并负责组织。

四、各类培训课程:由公司或相关部门组织的各类培训和学习课程。

第四条:部门职责:

一、 固定会议、专题会议的工作主要由人资行政部承办,其他部门主办或召集的会议,由各自主办部门负责,人资行政部给予适当协助。

二、各类培训课程的资料除各自存档外,须上报人资行政部,便于对相关会议资料进行统一整理、立卷、存档。

第五条:会议召开流程

一、会前准备:

1、 明确会议要求及主题,确认会议时间、地点、参加人员;

2、 通知参会人员,做好相关参会准备;

3、做好会议日程安排及资料准备;

4、 做好会场、设备、资料、签到、会议记录等相关准备;

5、会议前再次提醒参会人员参会信息;

二、 会中管理:

1、 提出问题;

2、讨论解决办法;

3、形成决策;

4、确定任务目标/责任人/完成时限;

5、形成会议记录提报/归档;

6、工作执行/跟进 反馈;

三、 会后管理:

1、 除培训课程外,其他会议均需整理会议纪要,重要会议需留存会议录音或视频;

2、 会议纪要经会议须经报送总经理审阅,同时发与相关参会人员;

3、 会议纪要提交时间为12:00之前结束的会议,会议纪要应在次日8:30前提报总经理;12:00之后完成的会议,会议纪要应在次日14:00前提报总经理;特殊情况需经人资行政部请示确认后另行约定会议纪要提交时间;

4、 会议管理责任部门跟踪监督会后工作的落实情况,重点工作应按照会议决议按期向总经理汇报。

第六条:会议管理要求

一、 主持人要求:

1、 主持人一般为会议的主讲人;

2、 会前明确会议主题(原文:开会目的)、会议议程、时间安排等;

3、 控制会议进程和时间,按照议程进行,减少与议题无关的争辩和讨论;

4、正确讨论总结内容,达成会议目标,形成决议方案。

二、 参会者要求:

1、 会前了解会议主题,做出建议准备,提出本部门问题;

3、做好会议记录:公司重要决议及本部门具体工作指示。

三、 会议要求:

1、 会议原则:议题明确,决议明确,有记录,有落实,有反馈,高效务实。

2、 会议记录:会议纪要应在规定期限内提报总经理,要求有明确的会议时间、

内容及决议等。

3、 保密规定:会议中涉及公司保密信息,因事先限定参会人员,要求参会人员严禁对外传播会议内容及公司保密信息;

4、会议时长:提高效率,严禁拖沓,开无效会议,会议一般不超过2小时。

四、 会议通知要求:

1、 发布会议通知,应明确告知参会人员相关参会信息,包括会议议题、议程、时间、地点、 参与人员、参会需准备资料或发言等,并确认通知到位。

2、 会议通知期一般应提前一天以上,通知对象为参会人员、会务服务协助部门。

第七条:会场纪律

一、 与会人员参加会议时应带记录本、笔及会议相关资料,并提前做好发言准备;

二、 与会人员应提前10分钟到达会场完成签到,做好会议准备;

三、会议期间应将手机关机或调为振动、静音状态;

四、 会议期间禁止吸烟;

五、会议期间禁止接听电话,如遇紧急来电时,应经得主持人同意后离场接听;

六、 与会人员遇突发事件急需离场处理时,应知会主持人同意。

第八条:罚则

一、 会场纪律

1、 公司会议无故迟到罚款100元/次;

2、 违法制度第七条所述其他会场纪律,影响会议正常进行的给予100元/次罚款;

3、 无故缺席会议者给予300元/次罚款;

4、 以上行为第二次处罚翻倍,第三次辞退;

二、会议管理

1、 会议准备不充分,致使会议无效、冗长、无结果等,责任人罚款100元;

2、会议纪要未能及时报总经理审阅,会议责任部门负责人罚款100元/次;

3、会议纪要提报后人资行政部未能及时传送总经理审阅,人资行政部负责人罚款

200元/次;

4、未能按时完成会议决议的行动计划,责任人处罚500元/项,监督人处罚100元/项,特殊情况需另行请示。

三、 保密规定:

1、参会人员对外传播公司会议及秘密信息者,视情节严重及给公司带来损失程度,

给予当事人3000—5000元/人处罚,并保留追究相关法律责任的权利。

第九条:应用表单及相关文件

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