会议管理制度
第一条：目的
为规范公司各项会议及各类培训流程，统一会议管理模式，减少会议数量、缩短会议时间，提高会议质量，切实解决问题，有效推进各项工作开展，增强公司整体管理水平，特制定本制度。
第二条：适用范围
本制度适用于公司及公司各部门召开的各类会议。
第三条：会议类型
一、固定会议：主要包括总经理办公会、周工作例会、月工作例会、产销协调会、公司年终总结表彰大会、全体职工大会等，应分别报请总经理批准后，由人资行政部门负责组织召开。
二、专题会议：即涉及公司各专业板块到全公司的政策、业务专项会议。比如：业务部门的重大商务投资会、资金计划会、资金平衡会、专项技术方案研讨会、重大人事任免研讨会等，由相关部门提出专项会议计划报总经理批准后，将相关数据材料送人资行政部门备案，由会议召集部门负责会议通知、组织和实施并对会议纪要进行整理和存档。
三、部门工作会议：各部门召开的工作例会，由各部门负责人决定召开并负责组织。
四、各类培训课程：由公司或相关部门组织的各类培训和学习课程。
第四条：部门职责：
一、 固定会议、专题会议的工作主要由人资行政部承办，其他部门主办或召集的会议，由各自主办部门负责，人资行政部给予适当协助。
二、各类培训课程的资料除各自存档外，须上报人资行政部，便于对相关会议资料进行统一整理、立卷、存档。
第五条：会议召开流程
一、会前准备：
1、 明确会议要求及主题，确认会议时间、地点、参加人员；
2、 通知参会人员，做好相关参会准备；
3、做好会议日程安排及资料准备；
4、 做好会场、设备、资料、签到、会议记录等相关准备；
5、会议前再次提醒参会人员参会信息；
二、 会中管理：
1、 提出问题；
2、讨论解决办法；
3、形成决策；
4、确定任务目标/责任人/完成时限；
5、形成会议记录提报/归档；
6、工作执行/跟进 反馈；
三、 会后管理：
1、 除培训课程外，其他会议均需整理会议纪要，重要会议需留存会议录音或视频；
2、 会议纪要经会议须经报送总经理审阅，同时发与相关参会人员；
3、 会议纪要提交时间为12：00之前结束的会议，会议纪要应在次日8：30前提报总经理；12：00之后完成的会议，会议纪要应在次日14：00前提报总经理；特殊情况需经人资行政部请示确认后另行约定会议纪要提交时间；
4、 会议管理责任部门跟踪监督会后工作的落实情况，重点工作应按照会议决议按期向总经理汇报。
第六条：会议管理要求
一、 主持人要求：
1、 主持人一般为会议的主讲人；
2、 会前明确会议主题（原文：开会目的）、会议议程、时间安排等；
3、 控制会议进程和时间，按照议程进行，减少与议题无关的争辩和讨论；
4、正确讨论总结内容，达成会议目标，形成决议方案。
二、 参会者要求：
1、 会前了解会议主题，做出建议准备，提出本部门问题；
3、做好会议记录：公司重要决议及本部门具体工作指示。
三、 会议要求：
1、 会议原则：议题明确，决议明确，有记录，有落实，有反馈，高效务实。
2、 会议记录：会议纪要应在规定期限内提报总经理，要求有明确的会议时间、
内容及决议等。
3、 保密规定：会议中涉及公司保密信息，因事先限定参会人员，要求参会人员严禁对外传播会议内容及公司保密信息；
4、会议时长：提高效率，严禁拖沓，开无效会议，会议一般不超过2小时。
四、 会议通知要求：
1、 发布会议通知，应明确告知参会人员相关参会信息，包括会议议题、议程、时间、地点、 参与人员、参会需准备资料或发言等，并确认通知到位。
2、 会议通知期一般应提前一天以上，通知对象为参会人员、会务服务协助部门。
第七条：会场纪律
一、 与会人员参加会议时应带记录本、笔及会议相关资料，并提前做好发言准备；
二、 与会人员应提前10分钟到达会场完成签到，做好会议准备；
三、会议期间应将手机关机或调为振动、静音状态；
四、 会议期间禁止吸烟；
五、会议期间禁止接听电话，如遇紧急来电时，应经得主持人同意后离场接听；
六、 与会人员遇突发事件急需离场处理时，应知会主持人同意。
第八条：罚则
一、 会场纪律
1、 公司会议无故迟到罚款100元/次；
2、 违法制度第七条所述其他会场纪律，影响会议正常进行的给予100元/次罚款；
3、 无故缺席会议者给予300元/次罚款；
4、 以上行为第二次处罚翻倍，第三次辞退；
二、会议管理
1、 会议准备不充分，致使会议无效、冗长、无结果等，责任人罚款100元；
2、会议纪要未能及时报总经理审阅，会议责任部门负责人罚款100元/次；
3、会议纪要提报后人资行政部未能及时传送总经理审阅，人资行政部负责人罚款
200元/次；
4、未能按时完成会议决议的行动计划，责任人处罚500元/项，监督人处罚100元/项，特殊情况需另行请示。
三、 保密规定：
1、参会人员对外传播公司会议及秘密信息者，视情节严重及给公司带来损失程度，
给予当事人3000—5000元/人处罚，并保留追究相关法律责任的权利。
第九条：应用表单及相关文件
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