企业合同管理的风险有哪些?要如何规避风险呢?(在企业合同管理应该如何注意风险防范)

企业合同管理的风险有哪些?要如何规避风险呢?

合同管理风险不仅局限于合同文本的管理,合同从订立到履行的每个阶段,都会面临管理上的风险,每一个环节出现疏漏,都可能造成合同纠纷。下面放心签就来梳理一下企业常见的合同管理风险。

合同管理风险之一:不签订正式合同

有些企业不太重视合同的签署,原因可能是异地签约不方便或者合同审批环节冗长而避免签合同,还可能是因为合作时间长给与对方足够的信任,仅凭一通电话或者是发货清单就进行交易。一旦某方无法履行约定,由于双方未签署合同,就容易造成双方扯皮、互相推卸责任的现象。

合同管理风险之二:合同文本不规范

实践证明,大量合同纠纷产生的原因是合同文本不规范,企业由于对合同管理不够重视,在合同签订过程中,习惯使用对方提供的合同文本或者使用不规范文本,合同内容未经专业人员审核,关键条款缺失、表述不清、内容有歧义等问题屡见不鲜。不规范的合同文本也容易导致将来发生履约困难、责任难以界定的尴尬局面,给日后合同纠纷埋下隐患。

合同管理风险之三:合同被篡改、被泄露等情况

合同一般会涉及到企业的商业机密,应该小心保管,避免泄露。但是,在合同签署执行过程中,能够接触到合同文件的人士非常多,相关人员疏忽大意会可能造成不可弥补的后果。同时,合同签署完毕后,人工归档存储,也比较容易出现合同被盗、篡改等安全隐患。

合同管理风险之四:合同管理突发状况

手工进行合同归档,工作量大,而且传统纸质合同容易出现受潮或被液体污染的情况,在人工管理过程中如果稍有疏忽,会出现缺页、漏页、被损毁等情况。

合同管理风险之五:合同履行监管不到位

多数企业在合同管理方面,只重视合同起草到签订的过程,对于后期合同履行情况不再跟进。而人工手动管理合同也缺少对合同进度、结款等关键节点的预警,使得合同在履行过程出现新的状况,如果问题不能及时处理,就会导致合同纠纷。

企业合同管理的风险有哪些?要如何规避风险呢?(在企业合同管理应该如何注意风险防范)

那么如何规避以上风险呢?

电子合同为企业合同管理提供了一种更为全面的新型管理模式。

一、电子合同提高签署效率

电子合同不受时间和地域的限制,通过多种电子设备,可实现随时随地在线进行合同审核及签署等操作,充分提高合同签署效率,节省不必要的时间与人力成本。

二、电子合同管理便捷且安全

电子合同签署完成后即被自动保存在云端,可随时在线归档、查阅及下载,省去传统合同管理手动分类、归档等繁琐流程,同时在存储过程中依靠技术手段确保合同不被篡改,由于存储在虚拟空间,完全不用担心合同会被人偷窃或损坏等现象的发生。

电子合同管理系统不仅可以满足不同企业内部审批流程的需要,同时能实现更高效和更安全的签署方式,支持多重验证签署方式,杜绝冒签、代签,合同被泄露、篡改等隐患。

三、电子合同管理成本低廉

电子合同以电子数据的形式保存在线上,公司不需要准备专门的合同存储室,也不需要专人看管,可以说大大节省了仓储成本和人力成本。

四、电子合同管理高效

电子合同签署完后保存在云端存储,企业可随时随地下载合同查看合同内容详情;电子合同管理系统支持关键词搜索、按组织架构/文件类型分类快速查找,一键搜索让文件归类管理更便捷;合同被归档入库后会自动加密,其他人如需查看则需要申请借阅权限,权限可细分至每位人员,也可按时效性开启,到期自动回收阅读权限。

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