**控股集团档案管理制度
第一章 总 则
第一条 为加强**控股集团（以下简称控股集团）档案的科学管理，有效地保护和利用档案，更好地为经营管理服务，特制定本制度。
第二条 本制度所称档案是指在经营管理活动中直接形成的对控股集团具有利用和保存价值的各种文字、图表、声像等资料和记录。
第三条 本制度适用于控股集团各职能部门（以下简称部门）的档案管理，各产业集团参照执行。
第四条 档案管理是集团生产、技术、经营管理的基础工作之一，是维护控股集团经济利益、合法权益和历史面貌的一项重要工作。所有部门和个人均有保护控股集团档案的义务。
第二章 管理机构
第五条 档案管理实行部门收集保管、控股集团总裁办统一管理的原则。控股集团总裁办是档案管理的主管部门，对控股集团的档案资料实行统一管理，并对各部门的档案管理进行指导、监督和检查。具体工作由控股集团总裁办的档案管理员负责。
第六条 各部门负责管理本部门的档案资料，部门负责人应指定专人(兼职档案员)负责收集、保管本部门的档案资料并督促其及时归档。各部门档案管理名单须报到控股集团总裁办进行备案，如有变动须及时告知。
第七条 因机构变动予以撤销的部门，由该部门负责将全部文件材料按要求整理后移交档案部门；部门合并，由合并前部门负责将文件材料整理后移交档案部门或交合并后部门保管。
员工离职、调动，离岗前应清理有关文件材料，需归档的文件材料整理后移交部门兼职档案人员，不得擅自处理或带走，需归还的档案直接归还档案部门，否则不予办理有关手续。
第三章 归档和移交
第八条 归档的文件要按年度、业务职能、问题、专项工作（活动、案件）、载体等进行基本分类。排列顺序总的原则是以时间为序，文字材料在前、图表在后。
（一）红头文件、会议纪要：正本、附件、审批表、底稿。
（二）合同协议：合同审批单、合同、附件、补充协议（如果有）。
（三）专项工作（会议、活动、案件）：结果（论）在前、过程在后；或按文件形成时 间顺序；或按重要程度。
（四）各类申请表排列：按时间顺序或按表的编号。
第九条 编制《归档文件目录》（见附件1），要逐项准确填写，并与档案实际排列顺序一致。
第十条 装订要求。一个钉：左上角45度、2个钉：左侧，如在一份文件中有竖向文字页，横向图表页，则横向图表的表头朝左侧，与竖向文字页一起在左侧装订。
第十一条 保管期限和密级。由文件的形成部门根据文件内容的价值、涉及的范围、重要程度确定。保管期限分为：永久（20年以上）、长期（3年至20年）、短期（3年以下）。密级分为绝密、机密、秘密、内部事项四种。
第十二条 归档范围（见附件2）。各部门归档的文件包括纸质版、电子版、光盘、录像带等，必须是正式文件，最终版本。归档的电子版文件，如同时有纸质版文件，要与纸质版文件内容保 持一致，保证文件的准确性、完整性、有效性。
电子文件移交前，各部门负责电子文件管理的人员应对电子文件进行检查，如载体的质量、有无病毒、保证电子档案的完整性和有效性，检查登记表、软件、注明资料等是否齐全。
第十三条 归档时认真填写《档案移交（接收）登记表》（见附件3），将电子版《归档文件目录》通过邮箱发至档案主管，不能按要求归档的填写纸版《归档确认单》（见附件4）。
第十四条 归档时间。集团重要事项、重大活动、临时活动形成的文件材料，按要求整理后一个月内移交归档；常规业务、日常工作形成的文件材料，每季度末最后一周内移交归档。
对活动周期较长的项目或时间连续性强的科技活动中形成的文件材料，可视具体情况按年度分批归档。
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