物业合同管理(物业合同管理制度)

第一章 目的

第一条 指导公司合同签订、文本管理、结算安排、执行进展、合同变更及实际结款等全方位的合同管理工作。

第二章 范围

第二条 适用于公司重大项目合同、物资或服务采购合同、物业租赁合同及其它订单合同等的管理。

第三章 职责

第三条 重大项目合同由公司总经理组织洽谈、签署。

第四条 物资或服务采购等合同由采购部门编写,统一由综合管理部组织洽谈、签署,执行部门进行监督。

第五条 其它订单合同由执行部门根据总经理授权后进行洽谈、签署、监督执行。

第六条 财务部对合同的款项的结算进行监督和控制。

第七条 所有合同文本统一由综合管理部保存。

第四章 作业流程

第八条 合同分类

(一) 合同主要分为以下几类:

1、 重大项目合同(JY):包括物业管理服务合同、投资项目合同等;

2、 物资采购合同(CG):包括办公用品、工程材料、消防器材、服装采购合同等;

3、 服务合作合同(HZ):包括水池清洗、清洁保洁、垃圾清运、化粪池清理、绿化养护服务、电梯维保、、消防系统保养等服务合作合同;

4、 服务销售合同(XS):前期介入服务、销售案场服务、委托交付合同等;

5、 租赁合同(ZL):房屋租赁合同;

6、 其它订单合同(OM):主要是指一次性合同,如装饰装修合同、分类垃圾桶订造合同、服装订造合同等。

第九条 合同洽谈

(一) 重大项目合同由总经理组织成立项目小组:

1、 物业项目成立招投标工作小组,执行部门编写投标文件、各项服务合同。

(二) 物资或服务采购合同由综合管理部负责组织,各执行部门应指定专人参加,按照评审和选择物资或服务供应商,确定物资或服务采购的有关事项,并形成书面意见。签订物资或服务采购合同,合同必须包括以下条款:

1、 合同双方当事人;

2、 合同标的物;

3、 服务项目及服务质量(目标、标准);

4、 合同期限、服务地点和方式;

5、 合同价款及支付方式;

6、 双方权利和义务(或责任);

7、 违约责任及免责条款和解决争议的方法;

8、 合同附则。

(三) 其它订单合同根据总经理授权后相关部门负责洽谈合同的有关事宜。

第十条 合同签署

(一) 重大项目合同由总经理或授权代表签署。

(二) 物资、服务采购合同统一由综合管理部签署。

(三) 公司所管物业的单项服务项目统一外包合同,由企业运营部签署;

(四) 其它订单合同由总经理或根据总经理授权由相关责任部门签署。

第十一条 合同执行监督

(一) 重大项目合同由项目经理负责执行合同,定期向公司反馈合同执行情况。

(二) 物资采购合同由综合管理部部监督合同执行情况,各使用部门及时反馈采购物资的使用情况。

(三) 服务销售合同由执行部门执行合同的权利义务,定期向经验管理部门反馈服务情况。

(四) 租赁合同由综合管理部签署并执行。

(五) 其它订单合同由执行部门执行合同。

第十二条 合同款项结算

(一) 合同执行部门负责合同款项的结算。

(二) 合同款项结算时,必须由合同执行部门根据合同执行情况,提出合同款项支付意见,由部门经理提供出结算意见,报财务部审核,总经理批准后支付。

(三) 收款合同在收款之日前三天,由合同执行部门联系并书面通知对方缴纳合同款。

(四) 财务部监督合同款项的结算。

第十三条 合同文本管理

(一) 合同文本由我方提供的;合同文本若由对方提供的,必须包含合同范本中规定的内容。

(二) 合同文本编号采用以下原则:

1、 HT/POLY-LZWY [合同类别] [年份月份] 流水号

(三) 所有签署的合同,公司必须保留合同原件两份,综合管理部、财务部各执一份。

(四) 综合管理部负责合同文本统一管理,各相关执行部门执复印件一份。

(五) 财务部保留合同原件一份,监督合同执行情况及合同款项的收付。

(六) 所有合同必须填写《合同呈批表》,按合同类别报请具有审批权限责任人审批后签署。

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