张洪张诗浪
劳动合同管理是指根据国家法律、法规和政策的要求，运用组织、指挥、协调、实施职能对合同的订立、履行、变更和解除、终止等全过程行为所进行的一系列管理工作的总称。劳动合同管理是人力资源管理中重要的一个环节，加强劳动合同管理，提高劳动合同的履约率，对于提高劳动者的绩效，激发劳动者的积极性，维护和谐的劳动关系，促进企业的健康发展具有十分重要的意义。简言之，就是对劳动合同的订立、履行等过程实施管理的总称。
劳动合同管理包括劳动行政部门的劳动合同管理和用人单位的劳动合同管理，我们这里主要介绍的是用人单位的劳动合同管理。用人单位在加强劳动合同管理方面，应当建立一套科学的劳动合同管理制度，包括相配套的管理办法，如制定劳动合同行为规范、建立关于劳动合同归档保管制度，劳动合同执行情况的定期检查、统计制度，以及与劳动合同履行相关的职工工资、职级晋升档案和职工医疗期等台账，用人单位应设立专门的部门和指定专人管理劳动合同，除制定劳动合同书管理的具体办法外，还应制定与劳动合同运行相配套的各项制度，如考勤制度、激励制度、分配制度等。
用人单位加强劳动合同管理，有利于促使劳动合同依法订立严格履行，通过加强劳动合同管理，及时发现和纠正劳动合同订立和履行中存在的问题，维护劳动合同的严肃性，可以有效地提高劳动合同的履约率；有利于提高劳动合同双方遵守和执行劳动合同的自觉性，促进劳动关系的稳定和发展，对于劳动关系的稳定和健康发展，维护双方的合法权益，促进企业内部生产秩序和工作秩序的稳定，提高企业的经济效益，具有十分重要的意义；有利于预防和减少劳动争议，促进企业劳动制度改革的深化，劳动合同制度化、规范化，就可以有效防止劳动争议案件的发生；一旦发生矛盾和纠纷，也能及时发现和采取有效的处理办法，从而使双方的矛盾和纠纷得以缓解和解决。
用人单位加强劳动合同管理的主要方法有以下几种：
(1) 完善劳动合同内容。
用人单位的人事部门或者法务部门应当经常检查已签订的劳动合同，对其中内容不符合《劳动法》、《劳动合同法》及有关规定的条款进行修改或者变更，必备条款不全的应尽快补充完善；条款过于原则或者具有歧义容易引起争议的，可与职工协商一致签订补充协议，同时将有关具体内容直接补充到尚未签订的劳动合同文本中。通过以上措施，使劳动合同比较全面细致地约定双方的权利和义务，使劳动合同内容完善，易于履行。
(2) 建立和运用切实有效的管理手段，促进劳动合同的保管和监督履行。
用人单位应建立劳动合同台账及其合同文本管理制度，对劳动者的基本情况、实际工作年限、劳动合同期限、劳动合同约定条款进行动态管理。有条件的用人单位，应当逐步实现管理手段现代化，包括劳动合同的纸质文本管理和电子（扫描件）的管理，确保在产生劳动争议时，用人单位能够提供具有劳动者签名的劳动合同文本。实践中，已经出现了不少的案例，用人单位声称确实与劳动者签订了书面的劳动合同，但是在仲裁或者诉讼中，却无法拿出劳动者签名的劳动合同文本，特别是无法提供合同原件，导致用人单位没有签订劳动合同支付双倍工资的潜在风险的案例时有发生。
(3) 建立和完善与劳动合同制度相配套的规章制度。
用人单位要依照国家法律法规，建立健全支撑劳动合同制度运行的企业内部配套规章制度，包括工资分配、工时、休息休假、劳动保护、保险福利制度以及职工激励办法等，并把劳动合同履行情况与职工的劳动报酬、福利待遇联系起来，促进工资能多能少、岗位能上能下、人员能进能出的新型劳动用人机制的形成。但是，在配套规章制度的制定程序上和内容上一定要合法，规章制度需要依法公开、公示，尽量在签订劳动合同时作为合同的附件或者组成部分，交由劳动者阅读并要求其签署收悉、知悉、认同的相关承诺或者告知。
(4) 强化劳动合同制度运行的日常管理工作。
用人单位制定的实施方案应当经过职工代表大会或职工大会讨论通过，实施方案应就劳动合同签订、履行、变更、解除和终止等各个环节进行具体规定，作为劳动合同运行的依据。要对劳动者履行劳动合同情况主要是其个人工资、休假、保险福利、加班及激励等进行必要的记录。劳动合同期满前应提前一个月向职工提出终止或续订劳动合同的书面意向，并及时办理有关手续。在为不再继续签订劳动合同的劳动者出具离职证明时，要备注劳动合同的签订时间、起止时间、合同编号，公司保存的离职证明存档件还需要离职的劳动者本人签署，备注已经签收离职证明，其与用人单位再无其他任何劳动争议。
(5) 落实劳动合同管理工作的责任制。
用人单位要指定专职或兼职人员，负责本单位劳动合同的日常管理工作。通过会议、培训等方式，使劳动合同管理人员熟悉和掌握有关法律法规，做到依法管理，提高劳动合同管理水平。必要时邀请单位法律顾问对相关人员进行劳动合同管理法律专题培训，提升劳动合同管理人员的管理技能和基本的法律专业知识，加强劳动争议风险的防范。
(6) 加强劳动合同管理制度的监督工作。
用人单位在实施劳动合同管理的过程中，应主动邀请工会和职代会积极参与本单位劳动合同制度的建立和管理工作，监督本单位劳动合同的管理、履行情况，对劳动合同、管理履行过程中存在的问题和不足，提出意见和建议，积极发挥工会和职工代表大会的作用。用人单位有劳动争议调解委员会的，也应当要求劳动争议调解委员会积极要做好本单位劳动争议调解工作，减少劳动争议的发生，保障劳动合同的正常履行，切实维护用人单位与劳动者双方的合法权益。【作者单位：四川高扬律师事务所】
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