1.0 目的
明确供应商对帐处理流程，规范账目核对、购货发票与所购货物的正确性、有效性、账务处理及时性、正确性，控制付款风险。
2.0 范围
适合于供应商付款前的对帐过程。
3.0 职责
3.1 供应商：
与我司对帐，开具发票
3.2 采购员：
协助账务文员核对供应商提交的《对账单》；
对产生的异常情况参照《与供应商异常处理流程》处理采购异常事宜。
3.3 账务文员：
收集对帐资料，对帐，接收发票，复核发票，在ERP系统中生成形式发票
3.4 仓储收货员：
对接收到的货物按规定在系统中完成入库并递送《入库单》到采购管理组
3.5 采购管理组主管：审批请款单
4.0 流程
4.1 递送《入库单》
仓储收货员在收到送货清单的当日或是次日及时地录入ERP《进货单》并送检，仓储物流部库管员在收到检验合格的物料入库后,需要严格按照ERP《进货单》单据信息将验收数量、验退数量填写完整,收货组人员在三日内将ERP《进货单》送达采购部指定对账员处；
免检物料ERP《进货单》则在入库后次日送达至采购部（特殊情况除外），并做好交接手续。
4.2 提交对账单
供应商按照公司标准对账表格传真或邮件给账务文员。
4.3 形成形式发票
账务文员在收到入库单后在K3系统核对入库数据与订单的一致性，按照K3系统操作要求做形式发票，下推到应付款系统，形成公司的应付帐。
4.4 接收对账单、接收入库单、接收订单以及变更信息
对账员每月在收到供应商提供的《销货明细对账单》后，也应遵循以下原则，即：
收集《销货明细对账单》规则为每月需要根据供应商账期合理安排收集对账单，优先收集货到付款的、其次是30天账期的，60天、90天、120天依此类推。
同时收集内部入库单据，退货单据，以及采购订单等原始资料。
4.5 与供应商对帐
4.5.1 在次月5日系统关账后进行对当月应付账款。
4.5.2 账务员日常收到对账单后，于当日或是次日根据ERP系统应付帐进行核对，当对账有差异时，在形式发票界面查询差异项，核对内容还包括：供方编号、供方全称、币种、税率、税种、发票种类、采购单号、品号、品名、规格、物料单价、数量、单位等。
4.5.3 核对过程中，有问题及时与采购员沟通，采购员需全力配合对账员解决，必要时需要导出进货明细表进行确认未验收物料明细。
（1）如未入库验收且又需要走账付款的，采购员需先与我司仓储物流部或是品管部相关人员协商办理入库验收，否则应在《销货明细对账单》中注明,要求供方暂不开据发票;
（2）在对账过程中，如有发现当月进货单需要更改单价、税率、税种、发票种类的，供应商送货有质量问题的，当事采购员参照《与供应商异常处理流程》执行。
4.5.4 外协对账中应检查核对金额、加工项目等，出现问题时通知调度室修正错误。
4.6 开具发票
4.6.1 供方收到我司核对无误的《销货明细对账单》后，需在5个工作日内开票提交我司。
4.6.2 发票内容严格按对账单内容和国家税法要求开具发票。
4.6.3 发票信息中的名称或规格，至少有一项以上的信息是与我司采购单信息一致，且发票金额与我司进货单金额差异不能超过1元钱。
4.7 接收并核对发票
对帐员收到发票后于当日或是次日应立即检查开具的发票是否规范，是否符合国家税务局下发的发票管理的相关要求，包括开票资料是否与公司税务登记证信息相符、密码区有无错误、超区打印、发票明细是否与进货明细相符、发票专用章是否符合税务要求等。
4.8 制作请款单
帐务员对帐无误后，按照与供应商约定的赎期要求，申请付款，填写请款单。
4.9 核对请款单
相关采购员核对请款单无误后，在请款单上签字确认。
4.10 审核请款单
采购管理组主管收到请款单后，需检查请款单相关信息是否填写正确和完整。
（1）进货单金额与请款单及发票是否相等；
（2）请款单是否填写规范（项目、供方全称、供方编号、摘要、账期、大小写及付款方式是否正确。
4.11 审批请款单
采购总监对采购请款单进行审核后在请款单上签字。
4.12 递送请款单据
4.12.1 一般生产物料采购请款需提交的单据附件为：请款单原件。
4.12.2 资产设备款到发货请款时，需要附相关申请部门的《生产设备/仪器申购审批单》，单据中相关审批部门人员签字必须到位，供需双方签字盖章的采购合同。
4.12.3 资产设备、生产用外购设备分批请款及走发票入账的单据附件要求：
a.预付款:请款时需附相关申请部门的《生产设备/仪器申购审批单》，单据中相关审批部门人员签字必须到位，供需双方签字盖章的采购合同。
b.货到需方后付全款：请款时需附采购合同、全额发票、资产入库单、设备开箱检查验收单。
c.安装验收合格后付款：请款时需附采购合同、全额发票、资产进货单、设备验收及使用接收记录表。生产用外购设备需要总装调试后出具《初步验收报告》；
d.运行验收合格后付款：设备验收及使用接收记录表；
e.付尾款：必须向财务提交《验收报告》。
4.12.4 进口设备验收合格请款时，采购员另需附海关报关单；如为款到发货情况的，需在提交发票、《资产进货单验收单》的同时，需提交《海关报关单》。
版权声明：本文内容由互联网用户自发贡献，该文观点仅代表作者本人。本站仅提供信息存储空间服务，不拥有所有权，不承担相关法律责任。如发现本站有涉嫌抄袭侵权/违法违规的内容， 请发送邮件至 举报，一经查实，本站将立刻删除。