如何用Excel做好项目管理?最后这一点你一定得会(怎么用excel做项目管理)

Excel是一个老牌又年轻的产品,说它老牌,是因为我们所有人,在拥有自己人生中第一台电脑时,第一个安装的软件就是office套装;

说它年轻,是因为这么多年了,地位还是屹立不倒!

熟悉我的老粉都知道,我喜欢看招聘JD,看多了JD,会发现除了硬性的PMP证书条件以外,还有一项非常重要的能力——

很多公司招聘项目经理,都会加上这么一条:要求熟练运用Excel,有时候甚至不提Project,也要写上会用Excel。这是为什么呢?

其实原因主要有两个:

1、领导/甲方电脑里不一定有Project,但Excel人手一份!2、Excel实在是太强大了,项目中95%的问题,都可以直接用它搞定!

废话不多说,今天老原现在就给大家讲讲怎么用Excel搞定项目

今天的内容,主要分2个部分:

1、怎么用Excel进行项目管理?

2、5个Excel职场习惯,帮你提高协作效率?

看完,记得点赞支持一下老原。

如何用Excel做好项目管理?最后这一点你一定得会(怎么用excel做项目管理)

一、怎么用Excel进行项目管理?

Excel在项目管理的全过程中,都扮演至关重要的角色,大概的一个流程我也整理成一张图,可以让大家更清楚的看到,每个环节中的Excel,都在做些什么?

方便对照接下来的文字进行展开理解。

01用excel进行任务分解

正确分解任务,是项目成功的第一步,也就是WBS。 如何进行WBS分解 目标→任务→工作→活动

至于要怎么用好WBS,这篇文章就不展开赘述了,大家可以回顾一下我之前关于WBS的分享。

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无论是使用excel,还是使用project,或者是其他工具,任务分解都是第一步,学会分解任务,只有将任务分解得足够细,你才能心里有数,才能有条不紊地工作,才能统筹安排时间表 。

任务分解之后,你可以使用excel来自定义你需要展示什么信息。我的建议是至少展示以下信息:

如何用Excel做好项目管理?最后这一点你一定得会(怎么用excel做项目管理)

02用Excel搞清任务关联

在项目进行中,经常出现这种情况:同事小王急匆匆来找你,撂下一句:任务截止时间我完不成了,要延后2天!

对方这样做,可能还理直气壮:我总是提前告诉你了,总不该不答应吧?

这时候,任务关联图就至关重要了。

如何用Excel做好项目管理?最后这一点你一定得会(怎么用excel做项目管理)

你可以凭借这张表,有理有据的告诉他,不是我答不答应,你要看你背后的任务答不答应,它们得负责人答不答应!

你如果延后,你的后置任务B就无法如期开始,任务B延后呢,又会影响任务C无法正常开工……

因此,若要中途调整项目任务,就需要将相关方叫到一起,评估调整的可行性——一切都要保证最终的关键里程碑。

03用甘特图优化任务分配

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虽然颜色是丑了点,但是将甘特图标注不同的颜色,真的很实用。

这个甘特图的颜色和“任务分解”部分的人名颜色是相关的。也就是与负责人相匹配。

如何用Excel做好项目管理?最后这一点你一定得会(怎么用excel做项目管理)

因此,在一个小项目里,我们可以为各种角色指定一个标志色。

如此,他打开这个计划表,直接搜寻他的标志色,就可以清楚地看到他的任务和进程。

——在项目经理排资源时,也很容易一眼看出某人的资源利用情况:有没有因为并行任务太多而导致某人资源过度饱和,有没有有效利用某人的资源等等。

在复杂的项目里,还可以借助excel的颜色筛选,直接将某个人的任务全部筛选出来:

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04 关键里程碑

所谓关键里程碑,是一个阶段工作必须要保证的时间点,而这个时间点的顺利完成与否,决定了里程碑以后的各项工作能不能也保证顺利进行。

如何用Excel做好项目管理?最后这一点你一定得会(怎么用excel做项目管理)

如果关键里程碑都无法保证,将意味着里程碑以后的各项任务要重新调整。

将关键里程碑标注为醒目的红色,并加上里程碑说明,是一个不错的办法。

05 妙用冻结窗格,Excel一秒变Project

Project做出来的计划表,在拖动查看视图时,日期行和任务行锁定能够在原地不动,其实Excel也可以做到!

使用excel的窗格冻结功能能够轻而易举达到目的。如图所示:点击你期望冻结的窗格交叉点窗格,点击冻结窗格,即达到目标。

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07 其他实用技巧(注意事项)

1-除非特殊的情况,比如给领导展示或是其他,自己的源数据尽量不要用合并的功能

合并后的表格不能参与其他的excel功能,比如我经常用到的“插入 表”、“插入数据透视表”、“插入数据透视图”功能,而且筛选功能也因此受到影响

合并后的表格在进行函数计算的时候非常容易出错

2-给领导展示表格时候,一定要美观!美观!美观!具体是以下几点:

避免出现太多种刺眼的颜色,这样会在整体上给人凌乱的感觉,而且会让人分不清主次

表格的字体和对齐方式一定要统一,不能出现数据在表格中乱放的情况

文本格式的数据,在一行显示不了的时候,可以通过“自动换行”方式进行。但要注意协调同类行的行高

整理过的表格,不论数据多少,在进行最终保存时,一定要将A1设置为活动单元格,方便协作同事进行数据操作

如何用Excel做好项目管理?最后这一点你一定得会(怎么用excel做项目管理)

二、5个Excel职场习惯,帮你提高协作效率?

过多的功能也不多介绍,好用的东西在精不在多。分享一些在我的实际工作中,真的有用的一些Excel小习惯/小技巧。

01“把Excel当word用”

虽然这是一句玩笑话,表格真正的功能是数据处理好吗?但现实工作中,一些信息放在Excel里会变得更加直观。这些信息,有一个统一的名字,叫做「清单」

如何用Excel做好项目管理?最后这一点你一定得会(怎么用excel做项目管理)

相比Word,Excel在做文档方面确实有几个优势。

1- 信息梳理更清晰2- 图片排版更方便3- 表格分页很轻松4- 记录数据易统计

02Excel的一些职场好习惯

也很多同学会私下问老原一些Excel方面的问题,其实很多问题都源于习惯。

我也总结了xx个Excel的好习惯,都非常非常的简单,简单到你平时都注意不到,但是一旦养成了习惯,除了让自己效率提升,更重要的,可以也让同事觉得你做事很让人放心。

1、工作表名称不要用sheet123

如何用Excel做好项目管理?最后这一点你一定得会(怎么用excel做项目管理)

类似的,文件名字也不要用默认的【新建 Microsoft Excel 工作表】。花5秒给表格起个名字,说明表格的用途,既方便自己,也可以减少和同事时带来不便。2、给表格加个目录学员表格发过来,打开一看十几个工作表,我基本就放弃了。- 每个工作表是做什么用的?- 问题出现在哪个表格中?- 表格的相互关系是什么?不同的工作岗位,这个信息差就像一座大山一样。或许给你解答的项目管理问题很简单,但是对方不想翻过大山再给你解答!

如何用Excel做好项目管理?最后这一点你一定得会(怎么用excel做项目管理)

加一个目录,配上超链接跳转,把“大山”移走。3、修改表格时先另存备份模板类的表格,使用之前一定要对空白表格、原始模板另存备份,谁用过谁知道,清空模板里的数据,也是一个体力活。

如何用Excel做好项目管理?最后这一点你一定得会(怎么用excel做项目管理)

4、打印前先预览页数

每个用表格的人都有过这样的经历。

表格明明只有一页,打印出来有好几页,每页内容还不全。这是表格打印预览没有设置好。

如何用Excel做好项目管理?最后这一点你一定得会(怎么用excel做项目管理)

这4个好习惯,背后其实是一些职场沟通合作的习惯。

第一,存档复盘的习惯。

对工作进行留档备份,总结优缺点,及时改进和提升。比如:表格另存备份,打印前确认预览效果

第二,交付利他的习惯。和同事合作时多为多方考虑一些,保证自己工作产出质量,对方接手更轻松、没有有疑惑。比如:文件命名的习惯,不全选复制、先完成工作再研究高级方法。

话说回来,不管是用什么软件,完美完成项目的关键还是在于人。只有团队有足够的执行力,工具才能发挥出更大的价值。

项目经理是需要极强的沟通和协作的岗位,工作中多点“利他思维”,项目推进一定会顺利得多!

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