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1 范围
月度采购计划包含适用于公司所有部门签发公文的全过程，公文种类可以包括命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等13个文种
2 控制目标
2.1 确保全公司以统一的方式发放公文
2.2 确保公文签发工作的效率和质量
3 主要控制点
3.1 发文部门经理审阅本部门草拟的公文计划人员根据物料品种确定是否本年已有签约供应商，没有供应商的重新进行选择，已有供应商的确定供应价格
3.2 办公室主任审阅发文部门提交的公文草样
3.3 发文部门主管经理或副总经理审阅签发公文
4 特定政策
4.1 文件下发工作应在半天之内完成
4.2 为便于档案管理，对集团公司各级机构公文字号统一设置如下： （一）公司级（含集团公司党委、行政、工会、共青团）文件字号冠“神马”字样，即：神马 机关代字 〔年份〕 序号，发文机关标识下空2行，用三号仿宋字体，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入，序号不编虚位（即1不编为01），发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线
公司级公文字号设置如下：
集团公司党委文件字号为：神马发〔20xx〕x号；
集团公司工会文件字号为：神马工〔20xx〕x号；
集团公司团委文件字号为：神马青〔20xx〕x号；
集团公司行政机关文件字号设置如下：
1、神马令：适用于以总经理名义颁布的有关行文；
2、神马：适用于以集团公司行政名义向上向下行文；
3、神马人：适用于集团公司人事、干部管理、劳动、工资管理方面的上下行文；
4、神马办：适用于集团公司办公室受命签发的上下行文；
5、神马函：适用于集团公司向有关单位商洽工作、告知事项的平行文
（二）集团公司直属各子公司党、政、工、团文件字号不准使用“神马”字样，可直接以“单位代字 〔年份〕 序号”形式标识。其党、政、工、团机关代字分别为“组”、“政”、“工”、“青”，如橡胶轮胎公司党委公文字号为：橡组字〔20xx〕x号，其它直属子公司依此类推
（三）上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用三号仿宋字，签发人后标全角冒号，冒号后用三号楷体字标识签发人姓名
如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm
（四）集团公司所属各分公司不具备发文资格
4.3 由各部门负责起草的公文文稿，本部门负责人要认真审核，全面把关、修改和定稿，签名并加盖部门印章后报送公司办公室进行核稿。公文由公司办公室统一报送有关领导签批、统一编号、统一登记并负责打印（紧急公文在报送公司办公室时要提出时限说明）。各部门的公文由其自行负责管理
4.4 凡可以用电话和协商等方式解决的问题，不得印发文件
4.5 凡可以用集团公司办公室文件解决的问题，不印发集团公司文件；凡可以用一般通知解决的问题，不印发正式文件
4.6 凡属各部门职权范围内的事情，部门行文或者与有关部门联合行文可以解决的问题，不以集团公司、集团公司办公室名义行文或批转
4.7 公文用纸一般使用纸张定量为60g/m2—80g/m2的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度为85%—90%，横向耐折度≥15次，不透明度≥85%，PH值为7.5—9.5。公文用纸幅面尺寸为GB/T148中规定的A4型纸（其成品幅面尺寸为：210mm×297mm）。公文标题位于红色反线下空2行，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当，标题字号采用二号小标宋体字。正文用三号仿宋体字，版式一般每面排22行，每行排28个字。根据集团公司实际情况，可采用单面印刷，印刷要求按《国家行政机关公文格式》7.3执行。装订要求按《国家行政机关公文格式》7.4执行
4.8 起草、修改和审核公文，应严格按照《国家行政机关公文处理办法》的要求认真办理。文稿用蓝黑水笔或碳素水笔认真誊写清楚，不得使用铅笔、圆珠笔、纯蓝水笔、红墨水笔起草、修改、签发公文。凡不符合上述要求或涂改、修改过多，字迹潦草者，集团公司办公室可以予以退回，誊写清楚后方可送领导签发
4.9 拟稿应简明扼要，层次清楚，文理通顺，字迹工整，其中所用的数字、计量单位、人名、地名、时间和引文等要认真核实，做到规范划一，准确无误。公文中的数字除必须使用汉字的以外，应当使用阿拉伯数码。拟稿人应注明单位、姓名、电话，并经本部门负责人核稿签名，而后按规定程序办理
4.10 领导审批、签发公文，以蓝黑水笔、碳素水笔书写。审批、签发公文应签署具体意见、姓名和时间，以便承办人员办理
5 发文管理流程C-15-01-001
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