如何管理好会议过程并善后?(如何管理好会议过程并善后沟通)

良好的会前准备,是会议高质高效的基础。而会中的过程管控、会后的Follow Through与Feedback等,是实现会议目的的关键。今天我们将简要介绍会中、会后分别有哪些注意事项。

如何管理好会议过程并善后?(如何管理好会议过程并善后沟通)

会中要点

1. 提前5-10分钟提醒大家准时入场或再次共享细节信息。

2. 提前进入会议室10-20分钟,对会议资料提前进行试播放,尤其是音视频资料。如需,提前准备好线上会议的连接与并确保通讯状态良好。 此项也要求我们提前做好预案,比如提前将视频资料转化成至少2种格式,以防某一格式无法播放或播放效果差。

3. 会议开始时简要做开场介绍、明确会议纪律等。

(1)开场介绍内容包括但不限于新人介绍、背景变化等;

(2)手机管理,建议会前用收纳箱将手机统一收纳起来;

(3)交流原则,比如不打断,先统一讲完最后再交流或答疑等;

(4)提问原则,比如限制单人提问题数量、提问者用完话筒后立即收走等。

4. 发言要守时,且表达内容与逻辑结构化、简练化,不重不漏(推荐阅读《金字塔原理》)。

5. 有异议或补充,尽量在会上进行说明,尤其是我们有不同意见时(要么贡献,要么收获)。

6. 运用会议工具,比如白板板书,辅助讨论、复盘与回顾;用会中版本的会议纪要,简要收纳关键信息。

7. 讨论跑题时,要及时拉回;发散或一时很难有结论时,及时中止,并安排以专题会议讨论与跟进。

8. 临近结束时,提炼与确认发言人的观点、复述要点,明确Action(W3)。 此环节极其重要,不仅是统一共识、呼吁行动的好时节,也是我们会议“收获”与对标“初版会议纪要”的关键时点。建议详细了解并学习“峰终定律”,相信会强化我们对这一环节的认知。

会后要点

1. 会议纪要:会议结束的当天,最迟次日,要发出会议纪要。除非大型会议,会议纪要内容过于翔实丰富,需花时间整理归纳外。

2. Follow Through

(1)以Excel等工具来记录问题并可视化;

(2)定期或不定期的进度Check与提醒,并可视化; 以上两项极其关键,能有效规避“很多事情之前都说过或讨论过,可跟着跟着就没下文了”的问题。而对我们的自律提出了一定的要求。

(3)会议组合拳:很多参会人员较多或前期的会议,可能定位只能是同步问题。真要解决问题,还要配合上专题沟通会等小范围会议的组合拳。

3. Feedback 在Follow Through环节的进度Check及可视化,能高效推进相关进度的Feedback。同时,建议宣贯、引导团队当W3或Action完成后,在会议纪要的基础上全部答复以同步。同时,如有后续会议,在会议的第一环节重点进行回顾与提醒。

4. 会议小结

会议是一项偏实操的手艺活,以上只是简要汇总了日常会议中需注意的要点。会议技能的提升,需要从一次次会议中去观察、去学习、去试验、去复盘与总结。尤其是每次会议结束后的会议纪要与会前的初版会议纪要对比,或许能给我们指明改善的方向、沉淀具体而实用的技能。

以上是关于学会开会,个人的简要介绍。如果用两句话提炼或强调,那就是:1.学会开会,是为了少开会,开好会;

2.开会,要么贡献,要么收获。

希望以上对您有所帮助。

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