为使项目达成既定目标，资源得以有效利用，项目经理必须主动构建4个机制：组织机制、决策机制、过程管理机制及奖惩机制。
1.组织机制。组织机制描述了项目的组织架构，包含组织角色、核心角色、具体角色，以及各类角色的职责边界。通过充分识别和论证，能够让所有相关方清楚自己在组织中究竟是什么位置，需要完成哪些工作。组织机制是项目管理中，人员各司其职的基础，是工作分解结构的前置必要工作。
组织角色：承担统筹、整体管理的角色，能够跨越各细分小组，整体管理项目的目标、进度、问题、风险等，同时能承担项目中的决策工作。
核心角色：承担某类角色的关键人员、一号位，如项目一号位、产品一号位、研发一号位、业务一号位等，负责承担这类角色的统筹、计划、管理及决策职能。
具体角色：承担某类角色的具体人员，负责该类角色的具体工作执行和反馈，如研发、测试、风险管理、质量管理等。
2.决策机制。决策机制规定了项目产生的诉求（方案、问题、风险）如何让各相关方达成一致的意见。具体的决策规则可以因项目而异，但必须遵循自上而下的项目管理制度，并且让大家达成共识。决策机制要明确决策的类型、决策规则、反馈方式及决策的时效性。常见的决策机制有以下三种。
逐层升级决策：项目产生的问题、风险由具体人员进行记录并跟踪，先在相关小组内沟通确认，如无法达成共识，再上升到项目组织、职能组织及高层会议组织中。通过逐层升级，获取事物的最终判断。
专家表决决策：项目产生的待决事项，可以通过成立专家小组的方式，指定专家组长或者专家成员举手表决的方式进行决策，如项目验收、项目变更评审等。
第三方机构决策：项目的待决事项，可以邀请第三方机构，通过调查研究并给出专业报告，代表决策成果，如项目质量结果、项目审计结果等。以上决策方式按需选取，需明确决策类型、规则、反馈方式及时效性。
3.过程管理机制。过程管理机制描述了项目团队成员如何互相协作，以及如何完成任务，即在什么时间点、用什么工具、完成什么要求的工作。
会议机制：项目有哪些会议，什么时间、什么方式开会，需要谁参会，会前需要准备什么材料。
信息同步机制：项目会定期输出哪些信息，通过什么方式同步给大家（即时通信工具、邮件、还是会议）。
项目作业：项目需要定期完成哪些输出物，有什么要求，什么时间点交给谁等。
这些都明确了，大家才能更好地配合，工作也会更高效。
4.奖惩机制。这是4个基础机制中最特别、最必要的，也是最重要的机制。以上3个机制说的都是具体怎么去做，而这个机制则描述了遵守机制和不遵守机制带来的后果，这样才能让大家有更多的动力，同时也增加了“违规”的成本。
奖励机制：奖励机制有两种，一是跟目标挂钩，目标达成则完成相应的奖励，完不成则奖励打折或者取消；二是跟目标无关，按季度、年度发放一些奖励，激励大家不断进取。好的奖励是能促进激发自驱力的，在保障项目利益、公司利益的前提下，有时候也不能太抠门。
惩罚机制：基于奖励机制，如项目重要性特别强，同时试错成本非常高，那么需要建立相应的惩罚措施。
话说回来，不管是奖励还是惩罚，结合公司实际情况，项目经理适当为团队成员争取利益，也是项目成功的必备条件。
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