早上好,我是老原。
一小时后如果有一位重要的客人到你家里来拜访,你第一件事会想要干什么?
经过调研,数据表示有87%的人都会选择整理房间。
也能理解,毕竟谁不想展示自己最好的一面呢。
就像一个项目想要成功交付,那首先就是得确保时间进度能跟上。
但现实是,就算定好了deadline,项目也常常不能按时完成。
在项目运行过程中,由于各种因素的影响,目标和计划的细节发生了偏差,由于没做好项目可视化,导致这些偏差没有被相关人员及时发现和处理,最终导致项目延期。
这对很多项目经理来说也算是家常便饭了,但长此以往,终会翻车。
一、在项目启动阶段制定所有人可看的规则
项目不是在结束时失败,而是在开始时失败。
任何项目在开始阶段就已经为项目结果埋下了伏笔。
在开始阶段,提前制定好可预见问题的处理规则,当事人在面对实际问题时的配合程度也会大大提高。
01 启动阶段要明确的规则
之前有给大家分享过项目启动会怎么开,忘记的可以去复习一下
今天就主要给大家分享一下,项目启动时,有哪些必要规则是需要明确的。
在启动阶段到底要树立哪些规则?根据项目类型、周期时长、团队规模等等各种情况来制定,我大概列出了几个比较重要的大类。
①沟通:沟通方式、频率、内容及格式;
②职责和权利:决策权、项目奖惩权、变更流程权、人事调度权、团队管理、考核指标等;
③相关方:甲方责任、需求提供、调研配合和业务指导、项目开发方的各个部门的义务及责任等。
这些规则并不一定都以项目制度的方式公布出来,因为成为项目制度本身可能会给某些干系人带来压力,会比较敏感。
在可行范围内,项目经理可以适当地给出关于这些规则的建议。
如果说要对应到某些制度上,那大概可以是项目例会制度、绩效考核制度、汇报制度、文档流程、变更管理制度等。
对我们来说比较友好的是,在项目启动阶段干系人对这些规则并不敏感,相对其他阶段来说一般比较容易建立。
遇到问题时再讨论建立规则,大家会有针对性的代入,这时候就非常容易产生争议和冲突了。
一个需要注意的问题是,在启动阶段确立规则会让人觉得项目管理者比较教条、刻板,常有人以“项目时间紧任务重,先干起来再说”等说法搪塞。
对此,项目管理者要顶住压力,不必过多解释,因为你解释的理由往往会成为别人反对你的靶子。
记住,没有规则在前,后面全是坑,吃亏的是你自己。
02 免疫反应
另外给大家安利一个方法,叫免疫效应。
简单来说就是,先说出对方实际中会遇到的情况,尤其是那些不愉快的情况,同时说出他们在这些不愉快的情况下可能要做出的心理反应,而改变对方的固有“程序”。
当这件事真的发生时,对对方的原有效用就会搭搭减小,甚至没有。这在心理学叫“免疫效应”。
举个例子:
和家人沟通时:“我知道你听了我的想法之后会感到生气,但是我真的很想要那部越野车!”
和客户沟通时:“接下来这个消息可能会让你抓狂或者愤怒,但我不想骗你,因为项目的确不能按时完工交付。”
甚至你可以直接走进你老板办公室和她说:“我知道这个要求会让你十分不快甚至产生各种失调现象,但是我真的想要加工资。”
不信你可以试试。
二、可视化让项目管控更有效
我的一位朋友是某研究所的总工程师,手里的项目也不少,不过大多都拖期严重,他自嘲的和我说:“没有我们完不成的项目,但我们也没有按时完成的项目”。
在互联网行业,对软件项目进度与成本估算时,开发者对自己工作的估算比现实要乐观,大多数项目实际完成时间超过估算进度的25%~100%,少数的进度估算精确度达到了10%,能控制在5%之内的项目十分罕见。
如何在限定时间内完成预期的项目成果,怎样管理这尴尬的进度,是每个项目经理面临的挑战。
想要把项目掌控在自己手里,拯救项目进度,做到可视化是非常重要的。
01 利用WBS做成任务墙
WBS是一个有用的工具,让所有与该项目有关的人一起来创建WBS,并在WBS中使用不同色块标明每个工作的状态。
还可以把各工作的责任人标明,同时给出各工作的时间计划。WBS完成后,将其粘贴在公共场所,将其可视化,这就是任务墙(Task Wall)。
使用任务墙时,具体做法如下:
用黑色标签表示工作已经完成;
用绿色标签表示工作进行中、进展顺利;
用黄色标签表示非关键路径上的工作出现了进度偏差,但对项目总工期没有影响,需要关注;
用白色标签表示工作还未开始;
用红色标签表示出现严重进度问题,团队成员无法找到解决方案,项目经理应该立即协调解决或寻求外部支持。
这种方法能够清楚地告诉大家项目的进展情况,深受项目团队的喜爱。
02 5分钟站立会议
5分钟站立会议(5 Minutes Stand-up Meeting)是实践中项目管控的另一个好办法。
5分钟站立会议时,项目团队成员在固定时间(如每天上午8:30—8:35)、固定地点,每天站着围在一起,轮流主持、相互通报,每人回答以下3个问题。
昨天我做了什么?
现在我遇到了什么困难?
今天我计划做什么?
5分钟站立会议既可以推动项目进展、跟踪项目问题,也往往可以提升团队对项目的责任感,起到团队建设的作用。
事实上,任务墙和5分钟站立会议这类可视化工具之所以能发挥不错的作用,其实根本原因是它抓住了问题的核心。
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