寇纪东谈公文写作215：如何理解《公文处理工作条例》的签收和登记
寇纪东
《公文处理工作条例》第6章规定公文办理。公文办理包含收文办理和发文办理，文件办理是指文书部门收到文件材料后，在机关内部及时运转直到阅办完毕的全过程。组成这一过程的一系列相互衔接的环节称之为收文办理程序。《公文处理工作条例》规定，收文办理的主要程序包括:签收、登记，初审、承办、传阅、催办、答复。
通过学习《公文处理工作条例》及有关辅导材料，结合工作实际，笔者认为，随着公文处理电子化，OA系统收文已日益成熟，本文谈一下OA系统收文以外的收文，先谈公文的签收、登记。
一、签收
（一）概念。签收是指履行规定的确认、清点、核对、检查、签注手续之后，分别从发文机关、邮政部门、机要通信部门、文件交换站，或者通过自备的通信设备收取公文。
（二）目的。收到公文后，收件人应在对方的公文签收单上签名注释以示收到。签收的目的是明确交接双方的责任，保证公文传递的安全可靠。
（三）要点。一是要清点信封或文件包数量，检查密封是否完好，核对信件实际件数、信封编号与签收单的记载是否相符；二是要逐份清点核对所收公文的编号、份数与签收单上的记载是否相符。核对无误后，首先要签名或盖收文章收件，签名要姓与名俱全，字迹工整、清晰，不得使用铅笔、红笔签名；其次要注明收到公文的年、月、日，急件还要注明时和分；再次封包内附文件清单的，要核对所收公文与清单是否相符，如不相符，应及时与发文机关联系。公文签收单一般保存2年，以备工作查询。
二、登记
（一）概念。收文登记，是指收到的公文在启封后，由收发人员记载收文标题及文号等专指性信息，以便于收文办理与管理的工作环节。
（二）形式。收文登记的形式主要有簿册式、卡片式、联单式、计算机登记等4种。目前较为常用的是簿册式登记，即使用装订成册的登记簿来登记收文情况和计算机登记，即利用WORD或EXCEL等表格登记。
（三）时效。公文收到后应第一时间登记入册，录入办公系统，登记后，可在文件首页加盖本机关公章。
（四）内容。主要包括：编号、收文时间、来文单位、来文号、标题、密级、紧急程度、主送单位、成文日期、份数、分送范围、送出时间、办理过程、催办情况、办理结果、答复情况等。应详细记载收文的经办过程，便于查询。
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