1、项目背景

我司（JIONCH集驰电子）RFID智慧档案管理系统（智档案DW-S403）是依托互云计算、大数据、RFID技术、数据库技术、AI、视频分析技术对档案进行统一管理、分析的信息化、智能化、规范化的系统。

随着高科技信息行业的迅猛发展，以及经济全球化竞争的形成，使得改进生产方式、提高运行效率、降低经营成本及改善服务质量等管理工作成为目前各个公司的重中之重。在目前的管理模式下，档案变动信息在传递过程中认为因素造成的信息失真和滞后引起账实无法同步一致，致使大量档案闲置浪费，严重影响财务报告的真实性。RFID技术作为物理世界与现有IT系统的桥梁、可将档案日常管理活动与档案管理系统有效的整合在一起，从而达到实物信息与系统信息的同步一致。因此，建立一套基于RFID技术的档案管理系统实现自动管理已成为可能。

2.项目特点

智能档案管理系统采用先进的RFID自动识别技术和计算机软件技术，以RFID电子标签作为信息存储媒介并粘贴在档案袋上，在RFID芯片中存储该档案的基本信息和领用归还记录，利用非接触式的智能馆员工作站、智能书架等RFID读写设备，与后台数据库管理系统相配合，可以实现档案的借阅、归还、查找、盘点工作过程的信息化管理。随着企事业单位的发展，各种信息档案资料数量逐日增多，档案的种类日趋多样化，纸质信息存储出现迅速膨胀；而传统的档案管理方式与技术手段所导致的问题也是日益明显，从而致使我国档案行业的信息化管理已经不能满足实际需要：

档案类型、数量多：嘉兴档案馆涉及档案数量达数十万件。

档案盘点困难：在面对如此巨大的档案数量上，无法做到准确盘点，个别档案位置隐蔽，盘点非常困难。

1、档案登记备案

对借阅和归还的档案在RFID工作台上进行登记，系统对档案的名称，借阅者以及对应的存储位置进行更新；

2、出入自动扫描核验

通过RFID通道门进行扫描，记录档案实际进出情况、时间等，对未登记的档案进行报警处理；

3、档案区域定位

系统可实时查看每个档案在哪个柜子的哪一层的哪一个区域内，并能形成可视化图形。进行放入和取出时不需要额外的操作，系统自动完成定位和系统更新；

4、档案自动盘点

可以进行准确的盘点，报表中显示盘盈及盘亏信息；

5、异常报警

当档案离开控制区域，而没有进行借阅登记的时候报警；

RFID 是系统建设项目的核心技术，采用 RFID 射频识别技术。RFID 射频识别技术是物联网应用技术的核心基础技术，该技术的原理是通过 RFID 发射器发射无线电波，激活 RFID 标签震荡电路，产生电流，进而对芯片中的存储信息进行读写的新一代标签身份识别技术，是面向21 世纪的新型实用技术，在技术应用上，其承载信息量大、无需接触式识别、可一次识读多个标签、读写速度高的特点，越来越广泛得到社会的认可，并正在取代条形码与磁条技术，相比条形码与磁条技术而言，RFID 标签拥有绝对优势，对比如下：

　　快速扫描：条形码一次只能有一个条形码受到扫描;RFID 读写器可同时辨识读取数个RFID 标签。

　　体积小型化、形状多样化：RFID 在读取上并不受尺寸大小与形状限制，不需为了读取精确度而配合纸张的固定尺寸和印刷品质。此外，RFID 标签更可往小型化与多样形态发展，以应用于不同产品。

　　抗污染能力和耐久性：传统条形码的载体是纸张，因此容易受到污染，但 RFID 对水、油和化学药品等物质具有很强抵抗性。此外，由于条形码是附于塑料袋或外包装纸箱上，所以特别容易受到折损;RFID 卷标是将数据存在芯片中，因此可以免受污损。

　　可重复使用：现今的条形码印刷上去之后就无法更改，RFID 标签则可以重复地新增、修改、删除 RFID 卷标内储存的数据，方便信息的更新。

　　穿透性和无屏障阅读：在被覆盖的情况下，RFID 能够穿透纸张、木材和塑料等非金属或非透明的材质，并能够进行穿透性通信。而条形码扫描机必须在近距离而且没有物体阻挡的情况下，才可以辨读条形码。

　　数据的记忆容量大：一维条形码的容量是 50Bytes，二维条形码最大的容量可储存 2至 3000 字符，RFID 最大的容量则有数 MB，目前通用的 RFID 标签容量为 1K。随着记忆载体的发展，数据容量也有不断扩大的趋势。未来物品所需携带的信息量会越来越大，对卷标所能扩充容量的需求也相应增加。

3.系统架构设计与系统效益

档案管理包括档案的新增、调拨、闲置、报废、维修和盘点等操作，固定档案管理是企业管理中的一个重要组成部分，固定档案具有价值高，使用周期长、管理难度大等特点。针对这些问题，本系统运用RFID技术，从而实现固定档案的信息化管理。

3.1系统特点

1) 系统功能更实用

RFID档案管理系统包括档案增加、变更、报废、毁损、折旧、借出、归还、分配使用部门、使用部门变更、管理人员设定、档案在部门间调换、各种报表打印、组合查询等。对于每一件固定档案都可以查询出该档案从购入、入帐、投入使用、使用部门、折旧情况、以至退出使用的全部信息都可以有详尽地记录。动态查询功能可以保证管理人员在第一时间掌握全面的信息资料，档案成批折旧可以减少大量重复劳动并保证了数据的准确性。自动报表编制打印迅速准确，可以节约大量手工编制报表的时间。固定档案管理系统将原来分散的管理信息集中起来，组合成为一个具有整体功能的管理平台。

2) 先进的管理方式

每一件新购入档案的相关数据输入计算机以后，都会根据相应软件将信息写入RFID标签内，标签的内容可由用户自己设定，其中包括固定档案名称、购入日期、保管（使用部门）等内容。将不通种类的RFID标签贴在固定档案实物上，既明显地区分固定档案的使用部门，又给盘点带来极大的方便，盘点人员不必通过记录档案编码、核对帐本的方式进行盘点，只须通过手持读写器对固定档案上的RFID标签识读，从而达到档案信息的比对。

3) 高效的数据传输

固定档案管理系统不但能够在本机查询固定档案情况，还可通过企业内部网(Intranet)以及互联网（Internet），实现双向传输，使各种信息数据在同一时刻被其他用户共享。

4) 独特的权限管理

在固定档案管理系统中充分地考虑到每一个操作员的职责不同，为每一个操作员制定了相应地操作权限，通过用户的身份和密码识别，保证不同操作员只能在其职责范围内进行有限的操作。这样既保证了制度的固定性，又能具有一定的灵活性以加强适应能力。

3.2系统架构

RFID档案管理系统使用无线射频技术（RFID），为每件固定档案配备一个全球唯一ID号的电子标签，并使用手持式读写器用于档案盘点，可以快速读取设备上的电子标签信息，将读取的标签信息通过内置的通讯方式 无线通信模块发送至后台服务器处理。固定式读写器用于门禁控制，天线采用圆极化天线，可以保证多角度的标签识别。从而实现固定档案实物从新增、调拨、闲置、报废、维修和盘点等方面进行全方位准确监管，结合档案分类统计等报表真正实现“帐、卡、物”相符。

由于RFID电子标签具有存储容量大、传输速度快、不可仿冒、可并发识别等技术特点，因此通过档案管理平台数据库的支撑，就可以在标签内可靠实时地记录档案相关的信息，从而进行实时的档案管理监管，提高了经营效率，降低了成本支出。 清晰的操作界面、准确及时的数据处理，使该系统作为一种现代化操作模式，为企业档案评估、决策提供了更为可靠的依据，避免企事业单位在固定档案管理环节上可能造成的隐患。

应用系统主要包括系统管理和监控、业务层、集成层、中间件层和中心数据库

3.4系统优势

1、 提高工作效率（档案数据的统计、档案信息的查询），节约查询和登记工作成本

RFID档案管理可实现远距离识别，利用RFID手持机进行远程批量盘点，比传统方式效率提高80%以上。

RFID手持终端能实现远距离识别，有利于隐藏档案或特殊位置档案的盘点

2、 减少管理信息的差错

设备自动识别档案信息，避免人工抄写等方式引起的误差。

3、便于档案信息分类整理

档案信息录入方便，系统能根据档案情况提供各类档案报表。

4档案数据录入方案

固定档案数据录入分以下三个阶段：

4.1档案数据编码

EPC编码规则限制：

EPC全称Electronic Product Code，即电子产品编码，是一种编码系统。在档案管理系统中，EPC就是RFID电子标签的编号。EPC的编码规则如下：EPC采用16进制，即0-9、A-F。一般字符长度不超过24位。且字符数为4的倍数，例如：AB000001，0000000000EF等

编码规则建议：

由于本项目的档案数量及类别较多，所以建议根据档案类型及不同系统。进行编码，有助于识别。例如行政资开头产为A、IT档案开头为B等等，

EPC字符长度选择12位，有助于轻松辨认。

4.2档案数据初始录入及绑定

3.2.1初始数据录入：初始数据录入是指将提前制定的编码写入RFID芯片。具体操作如下：

1、 使用部门根据编码建议以及项目实际情况，以Excel的形式提供不同种类档案（标签）的编码编号。

2、 厂家根据使用部门提供的编码，在出厂时将ID写入RFID标签同时打印在标签表面，对于抗金属硬标签，可以先将表面先喷白色烤漆，再在表面打上相应编码。

3、 在包装时我司会根据打印类别分开分卷包装，有助于后续减少贴标中的工作量。

3.2.2初始数据绑定：初始数据绑定是指将RFID标签与具体档案个体做绑定。该操作在贴标过程中，具体操作见贴标方案。

4.3档案贴标方案

l 贴标前准备工作

1、 进行现场勘测：我司派项目经理与使用部门一起勘察现场，确认并记录档案所应使用的标签类型，针对个 别无法正常贴标的，我司将在勘察后2日内，提供个别其他类型特种标签或其他可行方案。

2、 制定贴标计划：完成现场勘测后，使用部门确认并根据档案分布区域，制定贴标路线及人员，根据勘测的结果，携带相应种类、数量的RFID标签。同时，打印出每个区域的档案信息，用于贴标时进行核对。

l 贴标步骤

1、清洁处理：找到档案，根据档案表面清洁情况进行清洁处理，确保档案表面无油污及大量灰尘。

2、贴标：选取相应类型的档案标签，贴于表面。

3、绑定标签：绑定用RFID手持机对扫描标签，并根据用友档案管理系统将RFID标签与档案信息进行绑定，并通过4G网络上传绑定信息。

4、盘点核对：下载该区域的档案盘点单，对该区域档案进行一次盘点。确保档案绑定信息的准确性。

l 贴标注意事项

1、 贴标尽量贴在档案显著位置，便于查看及设备扫描；

2、 该位置需是人不经常接触的地方，防止对标签的磨损；

3、 避免贴在物体凸起处，用力轻柔，不要用力按压导致芯片损坏；

4、 尽量贴平，防止翘角、弯曲等。

5、 标签正面朝外，有助于设备识别。

5软件功能介绍

　　完美解决了传统档案管理软件的问题，融入了更多的创新性功能，在实现精细化档案收集与管理，保证档案信息安全的同时，更加强调档案资源的服务和利用，可以为组织的档案信息化中高级管理提供助力。

5.1RFID 电子标签转换子系统

　　标签转换系统主要提供以下几个功能：

　　1、档案电子标签注册、更换、注销。

　　2、档案电子标签中的 TID 或 EPC 码与档案目录数据作一对一的绑定。

　　3、数据可与管理系统无缝对接，实现数据实时同步。

　　4、档案架架层位标签注册、更换、注销。

5.2 RFID 馆员工作台子系统

　　RFID 馆员工作站是提供流通资料操作的一种平台。集成了 RFID 读写装置、各类型的读者证卡识别装置等设备，实现对 RFID 标签进行信息的识别和数据处理。

　　馆员工作站主要实现如下功能：

　　1、档案管理、业务管理、流通管理、报表查询。

　　2、档案管理包含新增档案办理、信息维护、续卡、挂失、解挂、补换卡、注销等。

　　3、业务管理是对借出档案的管理，包含违章处理、超期催促、罚款、遗失赔偿、退赔等。

　　馆员工作站具备标签编写、识别及流通状态处理，可用于调拨、办证、扣缴、档案调拨人员疑难问题处理、消户等其它功能，对档案馆日常流通业务的整合处理， 能够通过扫描档案条码对 RFID 标签进行编写，进行标签加工工作。该子系统既可独立运行，也可与档案管理系统通过 SIP2 / NCIP 接口连接，实现了两个系统间信息的同步

5.3 RFID 智能盘点子系统

　　盘点系统不但能够实现对档案的快速盘点，同时还实现了错架档案的快速整理，使得盘点和错架档案的整理这两项档案馆苦力工作在一个环节得到圆满处理。智能盘点车通过对密集架上粘贴的层架标、档案电子标签的扫描，可以实现盘点、顺架、数据采集、查找和统计流通资料等。 扫描速度快、精确可靠。 设备可与密集架系统无缝对接，可根据扫描档案信息，自动打开密集架盘点功能：根据盘点结果生成在架档案列表，该数据跟在借档案比较之后可以生成遗失档案列表 。上架功能：能够将上架的档案信息和层架定位信息绑定、更新，进而支持查询机上查询显示。排架功能：扫描中发现排架位置错误的档案，在屏幕上予以指示，方便管理人员管理错架档案。

5.4 RFID 门禁防盗子系统（含视频抓拍）

　　智能门禁系统是 RFID 系统的重要部件，其主要功能是：物品进出记录统计、人员进出统计、非法物品出库报警、监控联动录像与抓拍、滞留人员报警、门禁锁联动等主要功能;并可与其他系统对接，比如档案馆系统中可与智能密集架系统对接，可显示实时温湿度并可显示曲线变化图;防盗子系统包含：RFID 安检门、指纹门禁、全天候红外检测、全天候视频监控、智能视频抓拍等，具备多种报警方式。