项目管理的方法与应用——工具箱系列第1篇(项目管理工具箱 pdf)

为了让自己在40岁时能够不惑,也为了在日常工作中能够有更多的方法来高效处理问题,2021年就从建立自己的工具箱开始。今天要梳理的第一个工具箱就是项目管理的方法,以及如何在工作中应用。

一、项目管理的方法

我是在看了一个项目管理的简洁版培训视频后,开了这个头,随着学习的深入,发现项目管理根本不像介绍的那么简单,但是无论如何,既然已经开始了,就要把这个坑填上。在简单的分析之后,项目管理可以应用于管理的方法主要可以分为以下5个部分,这篇文章中,我尽量把前4四个部分理清楚,算是给自己做个书签,以防后面用到,第5部分,讲分工具,单个给自己来学习。

(一)项目管理的目标管理——STCQ模型

(二)项目管理的内容——10大知识领域

(三)项目管理的流程——过程管理5步法

(四)项目管理的实施——实战7步法?

(五)项目管理的工具——WBS、网路图、甘特图、工作计划矩阵

二、具体应用

(一)项目管理的目标管理——STCQ模型

1. 定义。所谓的STCQ模型,就是说在考虑项目目标时,需要考虑的四个维度,S代表scope,是项目范围,也就是我们常说的定义做什么,不做什么;T代表time,代表时间要求,在什么时间完成项目;C代表cost,代表成本要求,就是我们投入多少资源来完成项目;Q代表quality,代表质量,就是我们项目成果的质量要求。

2. 与SMART模型的关系。在设定目标时,我们最常用的模型就是SMART模型,我认为STCQ模型与SMART模型应该是总与分的关系,就是说SMART模型更具体,STCQ模型范围更大,比如SMART模型中,具体化、相关性、可衡量性、可完成性等四个标准都是对目标范围的定义,时间要求是相同的,STCQ模型还多了成本和质量的要求,因此更全面。

3. 具体应用。在日常工作中,如果要为自己或者下属设定目标或下达任务,首先应该用SCTQ模型来设定总体模型,再用SMART模型来确定具体数值。需要注意的是,SCTQ模型中,四个要素是相互影响的,比如如果增加项目目标,就会导致时间延长或者成本增加,而如果要缩短项目时间,必然会增加成本或者降低质量等等,所以再设定项目目标时一定要考虑到相关性,先确定要做什么,然后再明确时间、成本、质量要求。

(二)项目管理的内容——10大知识领域

1. 定义。项目管理的内容包括10大知识领域,具体包括:1、整体管理,2、范围管理,3、时间管理,4、成本管理,5、质量管理,6、人力资源管理,7、沟通管理,8、风险管理,9、采购管理,10、干系人管理。这个10大知识领域,可以细化为49个管理过程,但是在具体项目中,可以根据项目的大小进行裁剪,以降低应用的难度。

2. 具体应用。这10大知识领域基本包含了我们在日常管理工作中的所有相关项目,是很好的结构化思维的模板,在日常工作中,可以从这10个方面去考虑问题和指定计划,促进自己思考的全面性。

3. 与搭积木模型的关系。搭积木模型脱胎于新零售模型,目前主要应用于银行零售业务相关工作方案的制订和业务的推动,主要包括客户、员工、产品、渠道、系统、数据和成本7个方面,10大知识领域应该是更适合制造出产品或服务,而搭积木模型更使用于产品的市场推广。简言之,一个是应用于内部管理,一个是应用于外部营销。

(三)项目管理的流程——过程管理5步法

1. 定义。过程管理5步法,实际上就是在项目管理中,将所有的工作,都按照启动、规划、执行、监督、收尾这个5个步骤来实施,也就是说,上述的10大知识领域在具体落地过程中,基本都是按照这5个步骤来实施的。

2. 应用。在实际工作中,我们都或多或少会不自觉的按照这个5个步骤来开展工作,但是在实际过程管理工作中,要注意的时,这5个步骤并不是顺序进行的。

启动步骤是项目的授权步骤,主要工作是确定项目章程和干系人管理,用我们平常的话说就是将确定项目开始,并将项目相关人员统一思想、统一步调、统一频道。

项目规划和执行步骤是按顺序进行,但是监督步骤是从规划就开始,并且贯穿规划和执行,如果执行出现偏差或者项目出现风险,就要调整愿规划并按新规划执行。

项目最后一个步骤是收尾,就是我们常说的复盘和总结工作,是非常重要的步骤,后续我们将单独对每一个步骤的应用进行项系介绍,尤其是如何复盘。

(四)项目管理的实施——实战7步法?

1.定义。实战7步法是对过程管理5步法的拓展和上述过程的实际应用,就是在实际应用时,在日常生活中,我们项目化实施一件事情,或者开展管理时需要遵守的7个步骤。

第一步 先想清楚自己要做什么。(目标管理)

第二步 开始做之前,想好怎么做。(规划和10大知识领域结构化思考)

第三步 将大事分解为小事来做。(按照规划,做好执行,将复杂的事情简单化,将复杂的问题分解为无数个简单问题)

第四步 明确责任和要求。(做到事有人做,责有人负)

第五步 渐进明细,逐步推进。(按计划执行并做好监督和控制)

第六步 过程管理不可缺。(过程管理5步法具体应用,过程管理事整个项目管理的核心,后期单独介绍过程管理的工具,如甘特图、里程碑、沟通管理等)

第七步 有验收,有总结。(每个项目在收尾阶段,都要对项目成功进行验收评估,总结经验教训,工作亮点和可以改进的地方,还要进一步提炼出可以复制的经验,做好复盘。)

三、项目管理与运营管理的区别

项目管理与运营管理即有联系也有区别,有一句话说,万事皆可项目化,但是在日常工作中,项目管理与运营管理的实际运用场景是不同的,而且是不可以相互替代。因为有一句话现在说的更多,3分建设,7分运营。对于一个组织来讲,运营比建设项目更重要。

第一个区别就是目的的不同。项目管理是以结束为目标的,最终目标是取得成果,结束项目。而运营管理是以持续进行为目标的,更关注效率和效果,注重规范化和程序化。

第二个区别是方向的不同。项目管理是纵向的发展,在组织遇到发展瓶颈时,一般需要通过项目的方式来拓展、提高发展的层级,而运营则时将原有的平台运营的更好,更多的时横向的发展。

所以,在日常管理工作中,我们要先搞清楚自己做的是项目管理还是运营管理。

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