项目管理,如何做任务分解?(项目管理 任务分解)

同学:“老师,上节课我们的里程碑计划作成之后,不用猜也知道,接下来就是安排工作任务了吧!”

老师:“是的,接下来就是要安排工作任务了,所以我们接下来要掌握工作任务分解结构WBS-Work Breakdown Structure。”

同学:“老师,听字面的意思,WBS就是将项目拆解成若干任务的意思?”

老师:“是的,工作分解结构(简称WBS)跟因数分解是一个原理,就是把一个项目,按一定的原则分解,项目分解成任务,任务再分解成一项项工作,再把一项项工作分配到每个人的日常活动中,直到分解不下去为止。即:项目→任务→工作→日常活动。工作分解结构以可交付成果为导向,对项目要素进行的分组,它归纳和定义了项目的整个工作范围,每下降一层代表对项目工作的更详细定义。WBS总是处于计划过程的中心,也是制定进度计划、资源需求、成本预算、风险管理计划和采购计划等的重要基础。”

项目管理,如何做任务分解?(项目管理 任务分解)

同学:“WBS是计划的中心,我记得我在书里面也看过一句话叫作:没有WBS就没有项目管理,应该指的是同一个意思!”

老师:“没有WBS就没有项目管理,这句话一点也没有夸张的意味,而是强调了WBS对于项目管理的重要性,WBS是项目管理人员必须具备的能力,这个能力可以解释成将目标翻译成任务的能力。”

老师:“小项同学,老规矩,我还是用图示跟你解释何为WBS,WBS结构的要义是什么?”

老师:“如图建筑项目图示,项目的完成是以交付成果为导向的,根据交付成果逐级分解到最低的可交付组件,最低的颗粒度是难点不宜过大也不宜过小,要理解工作包同时是工作内容也是交付成果,拆解到可明确分配人力资源与物资资源为最佳。如图拆解到吊顶与马桶如何分配人力与预算就一目了然了!”

项目管理,如何做任务分解?(项目管理 任务分解)

项目管理,如何做任务分解?(项目管理 任务分解)

同学:“从图示结构来看,这样已经很清晰了,但是真正在规划WBS的时候我觉得首先会面临两个难点,一、WBS的输入要素从何而来?二、以什么样的要素作为的工作包的组件?”

老师:“看来小项同学是已经在WBS分解上有经验了,所以才能总结出如此共性的问题!”

同学:“寓岩老师见笑了,其实是在作计划的时候,几乎同时会遇到的这两个问题,哈哈!”

老师:“首先我用ITTO(I输入、T工具、T技术、O输出)图示跟你解释WBS的输入要素。从项目的范围说明书、需求文件及组织过程资产得出项目须输入的因素。通过WBS结构的原理逐步输出WBS。”

项目管理,如何做任务分解?(项目管理 任务分解)

老师:“任务分解的元素方面,MBA智库,已经帮我们作了详细的总结,如下推荐5种方式:”

⑴产品分解元素——对可交付产品物理结构的细分是最通用和最容易开发的WBS。所有这类项目都有一个有形的输出产品:软件、建筑物、水坝、飞机、用户手册等,所有这些都有一个自然结构。

⑵服务分解元素——服务项目没有有形的、结构性的可交付成果。它的输出是一个为别人做的工作实体:会议、宴会、婚礼、假期旅行等。工作分解是关于相关工作领域的一个逻辑集合。

⑶结果分解元素——结果性的项目也没有一个有形的、结构性的可交付成果。它的输出是一个过程的结果,这个过程产生一个产品或一个结论:癌症研究、新药物开发、文化变革等。该工作分解是一系列可接受的步骤。

⑷横向关联元素——这是横跨产品所有内容的一种分解,如建筑设计、安装或系统测试。这些元素通常是技术性的或支持性的。在第二级中可能有不止一个这种类型的元素。虽然没有什么限制,但这种类型的横向关联元素在服务性项目或结果性项目中很少见。

⑸项目管理元素——这是一个项目的管理责任和管理活动的分解。它包括这么一些内容,如报告、项目审查以及项目经理或他们的团队成员的一些活动(从概念上来说,这些都属于项目的上层活动)。通常,仅有一个这种类型的WBS元素,但是在所有的项目中它都属于第二级。

项目管理,如何做任务分解?(项目管理 任务分解)

同学:“从结构、输入、构成元素,寓岩老师已经系统地讲解了WBS分解路径,貌似按照这样的方法分解出WBS应该没问题了,可是问题是如何检验WBS是否可行的最佳的?”

老师:“小项同学问的问题越来越精辟了,如何检验WBS我们可以借鉴一个著名管理法则MECE法则。”

MECE,是Mutually Exclusive Collectively Exhaustive的缩写,中文意思是“相互独立,完全穷尽”。也就是对于一个重大的议题,能够做到不重叠、不遗漏的分类,而且能够借此有效把握问题的核心,并成为有效解决问题的方法。

它是麦肯锡的第一个女咨询顾问巴巴拉·明托(Barbara Minto)在金字塔原理(The Minto Pyramid Principle)中提出的一个很重要的原则。

所谓的不遗漏、不重叠指在将某个整体(不论是客观存在的还是概念性的整体)划分为不同的部分时,必须保证划分后的各部分符合以下要求:

(1)各部分之间相互独立(Mutually Exclusive)

(2)所有部分完全穷尽(Collectively Exhaustive)

MECE(相互独立、完全穷尽)是麦肯锡思维过程的一条基本准则。“相互独立”意味着问题的细分是在同一维度上并有明确区分、不可重叠的,“完全穷尽”则意味着全面、周密。

老师:“小项同学,可以看出MECE法则运用得好,明显的优势是事情可以穷尽、又不会产生浪费。但是在运用的过程当中往往难以界定或者忽略,画张矩阵图给你看,MECE法则的基本原则是不重复、不遗漏。那么矩阵图用纵轴表示有无重复、横轴表示有无遗漏,那么用此矩阵图来呈现MECE法则以用年龄段表示人类的案例来看。WBS分解的基本原则其实只有一条就是100%原则,运用MECE法则检验可以有效检验任务分解后是否能够100%达成项目交付。”

项目管理,如何做任务分解?(项目管理 任务分解)

同学:“思路好像都清楚了,关联上节课的里程碑计划(其实也是任务分解结构的组成)与这节课的任务分解结构WBS,将项目目标翻译、拆解成可执行WBS任务分解结构即项目管理的基础、也是计划最重要的组成部分、是否能够完成项目交付的依据。”

同学:“寓岩老师能够给两个成功的WBS示例吗?”

老师:“哈哈,好的,就差示例展示了,我就引用PMI(美国项目管理协会)的两张图示吧。”

项目管理,如何做任务分解?(项目管理 任务分解)

同学:“居然是PMI的图示,那我得好好研究研究!”

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