外贸公司的日常工作是由多项工作交互在一起，业务流程的各个子流程阶段交叉出现，多项合同，多个对象交替面对。对于初期从事外贸业务的人员来讲，面对复杂的流程，众多陌生的单证，往往感到无所适从。如何能尽快开展工作？
以下是三点建议：
1）从我们的实际工作需要出发，重点掌握外贸的工作流程及单证流转过程。
2）众多的介绍外贸知识的书籍可作为知识补充教材，重点学习国际贸易术语及外贸实务部分。
3）不仅仅从如何做外贸的角度去学和想，更要从管理的角度去学和理解。
各阶段工作要点:
收集资料阶段：
谈起贸易离不开“买”和“卖”，国际贸易也不例外。买和卖的对象是货物，由于在国际贸易中买卖双方路途相隔很远，初期的交流就离不开“样本”和“报价单”，所以该阶段应重视“样本”和“报价单”的收集，整理。建立详尽的产品资料库有助于公司范围内的产品资源共享。产品资料应包括公司的常年出口产品资料及收集整理后准备推荐给客户的有出口竞争力的产品资料。产品资料应规范，准确，应包括产品图片及有关的文字资料，完备的产品资料是贸易谈判的有力武器，网络的发展提供了产品资料瞬间可达对方的手段，产品资料的收集和整理将显得更为重要。征集样品阶段：在国际贸易中，不同种类的商品有其特定的品质要求，表示品质的方法也各不相同，部分产品可以用文字说明来表示。注意以下术语：规格，等级，标准，商标，牌号，产地名称。对于难以用文字说明的商品，则需要用样品（Sample）来表示。在国际贸易中样品经常作为双方确认货物品质的依据，要注意“封样”，“凭买方样品”，“凭卖方样品”等术语。样品的管理应注意：征样，寄样，样品费的管理。
寻找客户阶段：
巩固老客户，不断寻找新客户是外向型企业发展的需要，现今，除了广交会及出国参展以外，因特网的迅速发展使得网上营销成为新的寻找客户和贸易洽谈的手段，新的理念和新的方法必然会带来新的需求。建立详尽的客户资料库可以在业务过程中及时快速分析客户潜在购买力，也是贸易成交时交易条款的重要决策依据，是该阶段的重点管理需求。出差费用，出展费用，客户招待费用等多项费用管理也会产生该阶段的客户管理需求。
贸易洽谈阶段：
贸易洽谈阶段的报价管理是该阶段的管理重点。要注意以下术语：实盘，FOB 装运港,CNF 目的港， CIF 目的港，佣金（Commission）,折扣（Discount）。
确定外销合同：
签订了外销合同意味着与国外客商的业务谈判正式成交，贸易将进入实施阶段。签订外销合同前的审批是必不可少的环节，其重要性不言而喻。应关注：信用证 L/C（Letter of Credit），T/T, D/P At Sight, D/A,等术语。
催证，收证，改证：
基于外销合同条款上对信用证的修改是保证业务过程顺利进行的一项重要工作，要关注信用证的传递过程，及时与客户沟通，建立必备的记录。
向工厂下达要货合同：
要货合同也称收购合同，选择能保证货物品质，按时交货的供货工厂是外销合同履约的关键。建立详尽的供货工厂资料库有助于选择合适的工厂下达要货合同。进行采购分析有助于控制采购成本，提高企业的经济效益。内部建立严格的审批制度是企业防范和控制风险的有效手段。
验货，商检：
坚持执行验货制度有助于防止不合格产品的出运，避免客户索赔的发生。对生产过程中的抽检有助于提前发现问题，保证按时出运。法定商检产品必需在出运前取得商检证书。
向工厂发入库通知单：
入库通知单是工厂向外贸公司交货的依据，有些外贸公司把经仓库管理员验收盖章后的入库通知单作为付款的必备凭据之一。
向单证储运部递出口货物明细单：
出口货物明细单是业务员依据外销合同及L/C的具体条款制作，用于货物托单出运的详尽说明单据，在货物的出运过程中起着重要作用。
制单，审单：
有了一套制作规范的出运单证方能保证出口货物安全，准时运抵国外购货商指定港口。能方便，快速，准确的缮制全套出运单证是一项极为迫切的需求，对于出口货物数量极大的外贸公司来讲，快捷的制单软件的应用能大大减轻制单人员的工作量，提高单证的制作质量，必然会受到欢迎和认同。
向仓库发出库通知单：
仓库凭出库通知单办理货物装箱出运。
向船公司托单订仓：
在储运业务员办理租船订仓阶段，精心选择航线，托单给信誉好的货代和船公司，能保证顺利出运和减少运费，并能在突发情况下妥善处理好出运事项。
报关：
按国家规定办理出口报关，中小企业可以委托报关公司报关。实际办理时通常托单给货代，由货代关联的报关公司办理。
办理保险：
按价格条款办理保险（一般加成保险），在货物出险后能得到有效的补偿。办理保险的人员应注重保险公司及险种的选择，建立必备的档案资料。
货物国内段运输：
应做好工厂，仓库，运输车辆间的时间衔接工作，避免和尽可能减少装，卸，运输过程中的货损。装船海运：关注货物装船的准确时间。对于需转运的货物，关注转运码头的装船时间，避免在转运码头的延搁。
通知客户收货：
及时发出装船通知，让客户提前做好接货准备是需要的。
取得船运提单后议付：
及时取得正本船运提单十分重要。取得正本船运提单方能备齐全套议付单证送银行议付。该阶段应建立时间工作表加以督促，以缩短收汇时间。
收汇：
收汇水单的管理是该阶段的重点。关注收汇时间，对于结汇金额要对照销售合同及信用证加以核对，对于不合理的扣款要据理力争。逾期收汇的合同要重点排查。
办理出口退税：
按照合理的时间进度回收报关单出口退税联，对于工厂提供的增值税发票要认真审查，按国家规定办理出口退税。
办理收汇核销：
按照合理的时间进度回收外汇核销单，按国家规定办理收汇核销。
单笔业务盈亏核算：
单笔业务盈亏核算制度的建立能直观地告诉大家每笔业务你给公司带来了多少经济效益。有利于对个人的业绩考核和奖励，调动员工的工作热情。
资料存档：
在每一笔业务完成以后，按档案管理的要求做好资料归档工作。
关注我，你将可以学习到更多开发客户知识。
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