你是否曾经遇到过这样的的情况：你认为是简单的项目会议，但结果却是痛苦且无效的？ 是否有与会者一开始就不高兴，会议再也没有恢复？
虽然可能存在一些无法避免的情况。比如，参与者有不同的议程，在会议破坏项目对他们有利。 也许个人认为你（或发起人//项目团队）冒犯了他们，他们只是想报复。还有更糟糕的，他们喜欢将对抗作为工作的一部分。
这是个难以处理的局面。然而，聪明的PMO/项目经理应该意识到这种处境，并有希望预料到这一点。
有时，除了上面列出的要点之外，这种行为还有一个简单的原因。我们每个人都想被重视，被尊重。所以，花点时间想想你在没有收到会议材料时的感受。也许没有正式列入邀请行列。你到了会议室，看到其他人都有资料，而你没有。
很多人会把它当作简单的疏忽，但如果有人受到压力，他们可能会做出不良反应，并且可能会破坏会议。比如说，你在主持电话会议，一个人在电话上说他们没有材料，然后另一些人会补充说，他们也没有。
虽然这看起来不是个大问题，但所有的与会者潜意识里可能会认为你没有将后勤工作组织好。这可能会让他们潜意识地认为，如果你不能组织后勤工作，材料和推荐信是否还可信？
这种情况类似于你的演示文稿中出现计算错误等。信誉很快会丢失，你将无法做出你需要的决定，还要花时间安抚别人。
在执行变更的多年经验里，专注于细节是有好处的。这里有一些简单的建议：
○ 根据会议材料中列出的与会者仔细检查分发名单。不要简单地剪切和粘贴以前分发的电子邮件列表，它们通常会过时。
○ 确保记下所有代理。有些人不使用原始的会议请求进行代理。他们可能发送单独的电子邮件。
○ 根据会议记录和会议邀请，核对会议职权范围内的名单。确保它们的一致性。
○ 确保移除那些仅作为代理人与会的人。许多人在有问题的会议结束后忘记移除名字。
○ 确保正确记下人们的名字（和他们的角色）。这很重要。如果别人一不小心拼错了你的名字，你会有什么感觉？
○ 确保材料中的信息是正确的。
虽然这些事并不复杂，但都非常实用。在发送邮件之前要养成检查这些要点的习惯，这样你就可以在会议中避免一些挑战 。
总结
沟通是现代企业成功的基石。你需要明确定义的PM沟通策略才能成长为一个团队。这就是使项目管理会议成为正确的关键所在。
使用8ManagePMO项目管理软件可帮助项目经理提高效率，并使团队保持一致。在8Manage PMO，不仅可以实时更新、收集记录会议信息，还可以根据每次会议期间做出的决定自动更新工作流程。
系统的自动化工作流程和跟踪工具有助保持项目进展，可帮助节省时间并促进项目每个阶段的参与。管理良好的项目会议可以让团队克服分心和障碍以取得成果。
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